Wie verarbeitet man eingehende E-Rechnungen?

Eingehende E-Rechnungen werden in fünf Stationen verarbeitet: Empfang in einem festen Eingangskanal, technische Validierung der XML-Datei, sachliche Prüfung und Zuordnung, Freigabe zur Zahlung und Übergabe an die Buchhaltung samt unveränderter Archivierung. Der strukturierte Datensatz ist dabei das rechtlich maßgebliche Original.

Was bedeutet es, eine E-Rechnung zu empfangen?

Eine E-Rechnung empfangen heißt, eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der Norm EN 16931 entgegenzunehmen, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Für die gesetzliche Empfangspflicht genügt ein E-Mail-Postfach. Verarbeitet ist die Rechnung damit noch nicht.

Die Empfangspflicht ergibt sich aus § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes. Sie gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist für alle inländischen Unternehmen, auch für Kleinunternehmer. Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Welche Stufen bis 2028 folgen, beschreibt der Pillar-Beitrag E-Rechnungspflicht: was Betriebe umstellen müssen.

Eine E-Rechnung ist ein Datensatz, den ein Programm ohne Texterkennung auslesen kann. Ein PDF ohne eingebettete XML-Datei ist dagegen eine sonstige Rechnung. Diese Unterscheidung bestimmt, wie der Rechnungseingang aufgebaut sein muss: Ein Mensch kann eine XML-Datei nicht sinnvoll lesen, eine Software braucht dafür einen Viewer oder einen Import.

Der Rechnungseingang deckt drei Formatlagen ab. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Sichtkomponente. ZUGFeRD kombiniert ein PDF/A-3 mit einer eingebetteten XML-Datei. EDI-Formate laufen über direkte Verbindungen zwischen den Systemen zweier Unternehmen. Details zu den ersten beiden Formaten erklären die Beiträge Was ist eine XRechnung und wer braucht sie? und Was ist ZUGFeRD und wie funktioniert das Format?.

Die Verteilung der Formate im Eingang ist ungleich. Laut Bitkom Research (Befragung von 1.103 Unternehmen ab 20 Beschäftigten, veröffentlicht am 3. Dezember 2024) nutzten 71 Prozent der Unternehmen mit E-Rechnungsempfang EDI-Formate, 27 Prozent ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X und 5 Prozent die XRechnung. Gleichzeitig erhielten 96 Prozent Rechnungen per E-Mail.

Wie läuft die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen Schritt für Schritt ab?

Die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen folgt dem Fünf-Stationen-Modell: Eingangskanal, Validierung, Sachprüfung mit Zuordnung, Freigabe und Übergabe mit Archivierung. Jede Station hat ein eigenes Prüfergebnis. Eine Rechnung wechselt erst in die nächste Station, wenn die vorherige abgeschlossen ist.

1. Eingangskanal: Alle E-Rechnungen laufen über eine definierte Adresse, zum Beispiel ein eigenes Postfach für Rechnungen, einen Portal-Download oder einen Zugangspunkt im Netzwerk Peppol.
2. Validierung: Software prüft die XML-Datei gegen das Schema und die Geschäftsregeln der Norm EN 16931.
3. Sachprüfung und Zuordnung: Die Rechnung wird mit Bestellung, Lieferschein oder Vertrag abgeglichen und einer Kostenstelle zugeordnet.
4. Freigabe: Eine zeichnungsberechtigte Person gibt Betrag und Zahlung frei.
5. Übergabe und Archivierung: Buchungsdaten gehen an die Finanzbuchhaltung oder die Steuerkanzlei, die Originaldatei in ein unveränderbares Archiv.

Der Eingangskanal ist die erste Stellschraube. Laufen Rechnungen in persönliche Postfächer von Mitarbeitenden, entstehen Lücken bei Urlaub und Krankheit. Ein zentrales Rechnungspostfach, das die Lieferanten kennen, bündelt den Eingang an einer Stelle und macht ihn für einen Import automatisierbar.

Die Stationen zwei bis fünf lassen sich in einem Rechnungseingangsbuch, in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder direkt in der Buchhaltungssoftware abbilden. Entscheidend ist nicht das Werkzeug, sondern dass jede Station einen dokumentierten Status hinterlässt: geprüft, zugeordnet, freigegeben, übergeben.

Wie prüft man eine E-Rechnung auf Fehler?

Eine E-Rechnung wird in drei Ebenen geprüft: formal gegen das XML-Schema, gegen die Geschäftsregeln der EN 16931 und inhaltlich auf die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 berechtigt eine Rechnung mit umsatzsteuerlich relevanten Fehlern grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug.

Das BMF unterscheidet drei Fehlerarten. Formatfehler sind Verstöße gegen die Syntax der XML-Datei. Eine solche Datei gilt nicht als E-Rechnung. Verstöße gegen Geschäftsregeln betreffen Plausibilitätsprüfungen der Norm, etwa Summen, die nicht aufgehen. Ob sie umsatzsteuerlich relevant sind, hängt davon ab, ob Pflichtangaben betroffen sind. Inhaltsfehler sind fehlende oder falsche Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG.

Die ersten beiden Ebenen übernimmt eine Validierungssoftware. Sie liest die Datei ein, prüft sie gegen Schema und Regelwerk und erzeugt einen Prüfbericht. Diesen Bericht aufzubewahren belegt die Sorgfalt im Rechnungseingang. Die dritte Ebene bleibt eine fachliche Prüfung: Stimmen Leistung, Menge, Preis, Steuersatz und die Angaben zum leistenden Unternehmer?

Bei hybriden Rechnungen kommt eine Besonderheit hinzu. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 legt fest, dass der strukturierte Teil führend ist. Weichen PDF und XML inhaltlich voneinander ab, gilt der XML-Datensatz. Die Sachprüfung muss deshalb auf den XML-Daten beruhen, nicht auf dem Bild des PDF.

Wie wird eine E-Rechnung lesbar gemacht und zugeordnet?

Eine E-Rechnung wird über einen Viewer oder den Import in die Buchhaltungssoftware lesbar gemacht. Der Viewer erzeugt aus der XML-Datei eine menschenlesbare Ansicht. Die Zuordnung verknüpft die Rechnung anschließend mit Bestellung, Kostenstelle und Lieferantenstammdaten.

Eine Visualisierung ist eine Darstellung der XML-Daten als Tabelle oder Rechnungsbild. Sie ersetzt die Originaldatei nicht. Wer die Ansicht als PDF speichert, erzeugt eine Kopie für die Sachbearbeitung, keine neue Rechnung. Die Originaldatei bleibt unverändert im Archiv.

Die Zuordnung nutzt die strukturierten Felder. Lieferantennummer, Bestellreferenz und Leistungsdatum stehen in der XML-Datei an festen Stellen. Eine Software gleicht diese Felder mit den eigenen Stammdaten ab und schlägt Kostenstelle und Sachkonto vor. Die fachlich zuständige Person bestätigt oder korrigiert den Vorschlag.

Eine Doppelprüfung gehört in diese Station. Derselbe Lieferant schickt eine Rechnung gelegentlich als E-Mail-Anhang und zusätzlich über ein Portal. Der Abgleich von Rechnungsnummer, Lieferant und Betrag verhindert eine doppelte Zahlung. Bei der Belegerfassung übernimmt diese Prüfung in vielen Systemen die Funktion der Digitale Belegverarbeitung.

Wie werden Freigabe und Übergabe an die Buchhaltung organisiert?

Die Freigabe wird über feste Betragsgrenzen und benannte Verantwortliche organisiert, die Übergabe über eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung. Die Buchhaltung oder Steuerkanzlei erhält Buchungsdaten und Originaldatei. Ein Betrieb ohne eigene Buchhaltung übergibt beides an die Kanzlei.

Ein Freigabeweg regelt drei Punkte: wer Rechnungen bis zu welchem Betrag freigibt, wer vertritt und wie lange eine Rechnung in der Freigabe liegen darf. Die Frist ist wegen Skontofristen relevant. Ein Skonto von zwei Prozent bei zehn Tagen Zahlungsziel geht verloren, wenn die Rechnung eine Woche im Postfach wartet.

Die Übergabe an die Buchhaltung läuft in drei Varianten. Die Buchhaltungssoftware importiert die E-Rechnung direkt. Ein vorgelagertes Belegtool übergibt Buchungsvorschlag und Datei über eine Schnittstelle. Oder die Steuerkanzlei holt die Belege über ein Mandantenportal ab. Worauf es bei der Anbindung an DATEV ankommt, beschreibt die DATEV-Schnittstelle im Glossar.

Für Kanzleimandanten ist die Abstimmung mit der Steuerkanzlei der erste Schritt. Die Kanzlei nennt die Wege, die sie verarbeiten kann. Den Ablauf auf Kanzleiseite erklärt der Beitrag Digitale Belegverarbeitung in der Steuerkanzlei.

Wie müssen eingehende E-Rechnungen archiviert werden?

Eingehende E-Rechnungen werden im Originalformat unveränderbar archiviert, bei hybriden Formaten mindestens der XML-Teil. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen als Buchungsbelege beträgt seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre. Ein Ausdruck auf Papier erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht.

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 verlangt für Zwecke der Umsatzsteuer, mindestens den strukturierten Teil unverändert aufzubewahren. Die GoBD ergänzen weitere Anforderungen: Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, maschinelle Auswertbarkeit und eine Verfahrensdokumentation. Was die Grundsätze im Einzelnen fordern, fasst der Beitrag GoBD: was die Grundsätze für digitale Buchführung verlangen zusammen.

Die Frist von acht Jahren geht auf das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz zurück, das die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege nach § 147 AO und § 14b UStG von zehn auf acht Jahre verkürzt hat. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung eingegangen ist.

Ein Archiv erfüllt die Anforderungen, wenn es drei Eigenschaften hat. Es speichert die Originaldatei ohne Konvertierung. Es protokolliert jeden Zugriff und jede Änderung an Metadaten. Und es erlaubt der Finanzverwaltung einen Datenzugriff in maschinell auswertbarer Form. Mehr dazu erklärt der Glossarbeitrag Revisionssichere Archivierung.

Welche Software-Funktionen braucht der Rechnungseingang?

Der Rechnungseingang braucht fünf Funktionen: Import aus dem Rechnungspostfach, Validierung gegen EN 16931, einen Viewer für XRechnung und ZUGFeRD, einen Freigabe-Workflow und eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung. Hinzu kommt ein Archiv, das die Originaldatei unverändert speichert.

Die Anforderungen lassen sich als Prüfliste für die Auswahl nutzen:

• Formatunterstützung: XRechnung in den Syntaxen UBL und CII sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 inklusive der aktuellen Fassung 2.4.
• Validierung: Prüfung gegen Schema und Geschäftsregeln mit speicherbarem Prüfbericht.
• Import: automatischer Abruf aus dem Rechnungspostfach, bei Bedarf Anbindung an Peppol.
• Workflow: Freigabestufen nach Betrag, Vertretungsregeln, Fristanzeige.
• Übergabe: Export von Buchungsdaten und Originaldatei an Finanzbuchhaltung oder Kanzlei.
• Archiv: unveränderbare Ablage mit Protokoll und Aufbewahrungsfrist.

Nicht jeder Betrieb braucht alle Funktionen in einem System. Ein Handwerksbetrieb mit wenigen Eingangsrechnungen pro Monat kommt oft mit dem Rechnungsmodul der Buchhaltungssoftware aus. Ein Großhändler mit hohem Rechnungsvolumen braucht einen eigenen Workflow. Passende Lösungen lassen sich im Software-Finder und in der Kategorie Belegverarbeitung vergleichen. Wie ein Betrieb seine Anforderungen strukturiert, beschreibt der Leitfaden Branchensoftware auswählen: ein Leitfaden in sieben Schritten.

💬 Meine Einschätzung

Die Diskussion um die E-Rechnung dreht sich fast ausschließlich um den Versand, weil dort die Fristen 2027 und 2028 liegen. Der Rechnungseingang ist aber der Teil, der seit Januar 2025 jeden Betrieb betrifft, und er ist der Teil mit dem größeren Risiko. Ein Aussteller mit fehlerhafter Datei erfüllt seine Pflicht mit dem Versand, der Empfänger trägt das Risiko beim Vorsteuerabzug. Wer den Eingang nur als Postfach versteht, verlagert die Prüfung in die Buchhaltung oder in die Außenprüfung. Das Fünf-Stationen-Modell kostet am Anfang Zeit für Postfach, Freigaberegeln und Archiv. Es verhindert aber, dass eine XML-Datei ungeprüft im Anhang einer E-Mail liegen bleibt.

Häufige Fragen zum Empfang von E-Rechnungen

Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen?

Ja, für die gesetzliche Empfangspflicht reicht ein E-Mail-Postfach. Die Verarbeitung erfordert zusätzlich ein Programm, das die XML-Datei lesbar macht und prüft. Ein zentrales Rechnungspostfach erleichtert den späteren automatischen Import.

Darf man eine E-Rechnung ausdrucken und in Papierform ablegen?

Ein Ausdruck ist als Arbeitskopie zulässig, ersetzt aber nicht die Aufbewahrung. Die Originaldatei muss elektronisch und unverändert archiviert werden, bei ZUGFeRD mindestens der XML-Teil.

Was tun, wenn eine E-Rechnung die Validierung nicht besteht?

Beim Aussteller eine berichtigte Rechnung anfordern und den Prüfbericht aufbewahren. Bei Formatfehlern liegt keine E-Rechnung vor, bei fehlenden Pflichtangaben ist der Vorsteuerabzug aus dieser Datei gefährdet.

Kann man eine E-Rechnung ablehnen?

Eine E-Rechnung in einem Format nach EN 16931 erfüllt die Pflicht des Ausstellers, eine Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht nötig. Rechnungsempfänger und Lieferant können aber ein bestimmtes zulässiges Format oder einen Übertragungsweg vereinbaren.

Wie lange müssen eingehende E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Eingehende E-Rechnungen müssen seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung eingegangen ist.

Quellen und weiterführende Literatur

• Bundesministerium der Finanzen — BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung (Stand: September 2026)
• Bundesministerium der Finanzen — BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG
• Baker Tilly — Beitrag „E-Rechnung: Das steht im BMF-Schreiben vom 15.10.2025“ zu Fehlerarten und Aufbewahrung (abgerufen September 2026)
• Bitkom Research — „Weniger als die Hälfte deutscher Unternehmen empfängt E-Rechnungen“, Befragung von 1.103 Unternehmen, veröffentlicht am 3. Dezember 2024
• Umsatzsteuergesetz, §§ 14, 14b und 15 UStG; Abgabenordnung, § 147 AO in der Fassung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes
• CEN — Europäische Norm EN 16931 zum semantischen Datenmodell der elektronischen Rechnung