Was gehört in eine Verfahrensdokumentation?

In eine Verfahrensdokumentation gehören vier Teile: eine allgemeine Beschreibung des Betriebs, eine Anwenderdokumentation der Abläufe, eine technische Systemdokumentation und eine Betriebsdokumentation mit dem internen Kontrollsystem. Grundlage ist Randziffer 153 der GoBD in der Fassung des BMF-Schreibens vom 14. Juli 2025.

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Eine Verfahrensdokumentation ist die schriftliche Beschreibung aller Abläufe, in denen steuerlich relevante Daten entstehen, verarbeitet und aufbewahrt werden. Sie macht diese Abläufe für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar, etwa für eine Betriebsprüferin. Verlangt wird sie von den GoBD.

Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Das Bundesministerium der Finanzen hat sie als Verwaltungsanweisung veröffentlicht. Die aktuelle Fassung beruht auf dem BMF-Schreiben vom 28. November 2019 mit Änderungen vom 11. März 2024 und vom 14. Juli 2025. Den Gesamtrahmen erklärt der Pillar-Beitrag GoBD: was die Grundsätze für digitale Buchführung verlangen.

Die Pflicht zur Verfahrensdokumentation regeln die Randziffern 151 bis 155 der GoBD. Sie gilt für jedes Datenverarbeitungssystem, das steuerlich relevante Daten erzeugt oder speichert. Dazu gehören Buchhaltungssoftware, Kassensystem, Warenwirtschaft, Rechnungsprogramm und die elektronische Belegablage. Eine Mindestgröße des Betriebs sehen die GoBD nicht vor.

Die Verfahrensdokumentation ist kein Handbuch der Software. Sie beschreibt, wie der eigene Betrieb die Software einsetzt: wer Belege erfasst, welche Programme beteiligt sind, wie Daten übergeben werden und welche Kontrollen Fehler verhindern. Die Anleitung des Herstellers ergänzt sie, ersetzt sie aber nicht.

Aus welchen vier Teilen besteht eine Verfahrensdokumentation?

Eine Verfahrensdokumentation besteht nach Randziffer 153 der GoBD aus der allgemeinen Beschreibung, der Anwenderdokumentation, der technischen Systemdokumentation und der Betriebsdokumentation. Die vier Teile beschreiben den Betrieb vom Überblick bis zur Datensicherung. Ein bestimmtes Layout schreiben die GoBD nicht vor.

Teil 1: Allgemeine Beschreibung

Die allgemeine Beschreibung stellt den Betrieb und seine steuerlich relevanten Prozesse vor. Sie nennt Rechtsform, Geschäftsfelder, Standorte, Verantwortliche und eine Übersicht der eingesetzten Programme. Sie ist der Einstieg, über den eine Prüferin die übrigen Teile einordnet.

Teil 2: Anwenderdokumentation

Die Anwenderdokumentation beschreibt die Abläufe aus Sicht der Beschäftigten. Sie zeigt den Weg eines Belegs vom Eingang über Erfassung, Prüfung und Buchung bis zur Archivierung. Typische Prozesse sind Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Kassenführung, Lohn und Reisekosten.

Teil 3: Technische Systemdokumentation

Die technische Systemdokumentation listet alle beteiligten Systeme mit Version, Schnittstellen und Datenformaten. Sie beschreibt, wie Daten zwischen Programmen übertragen werden, zum Beispiel über die DATEV-Schnittstelle an die Steuerkanzlei. Bei Cloud-Diensten gehört der Anbieter mit Speicherort dazu.

Teil 4: Betriebsdokumentation

Die Betriebsdokumentation beschreibt, wie der ordnungsgemäße Betrieb der Systeme gesichert wird. Dazu zählen Berechtigungskonzept, Datensicherung, Notfallplan, Protokollierung und das interne Kontrollsystem. Hier steht, wer Zugriff hat, wie oft gesichert wird und wie eine Wiederherstellung abläuft.

Was gehört in das interne Kontrollsystem?

Das interne Kontrollsystem beschreibt die Kontrollen, mit denen ein Betrieb Fehler und Manipulationen an steuerlich relevanten Daten verhindert oder aufdeckt. Die GoBD verlangen es in Randziffer 100 und folgende. In der Verfahrensdokumentation ist es Teil der Betriebsdokumentation.

Ein internes Kontrollsystem, kurz IKS, verbindet ein Risiko mit einer Kontrolle. Das Risiko einer doppelten Zahlung wird durch einen Abgleich der Rechnungsnummer kontrolliert. Das Risiko einer nachträglichen Änderung wird durch ein unveränderbares Archiv mit Protokoll kontrolliert. Das Risiko eines unbefugten Zugriffs wird durch ein Berechtigungskonzept kontrolliert.

Die GoBD nennen in Randziffer 100 typische Kontrollen, darunter Zugangs- und Zugriffsberechtigungen, Funktionstrennungen, Erfassungskontrollen, Abstimmungskontrollen und Verarbeitungskontrollen. Für jede Kontrolle hält die Dokumentation fest, wer sie ausführt, wie oft und wie das Ergebnis belegt wird.

Der Umfang richtet sich nach Größe und Komplexität des Betriebs. Ein Einzelunternehmen mit einer Buchhaltungssoftware braucht wenige Kontrollen. Ein Betrieb mit Kassensystem, Onlineshop und Warenwirtschaft braucht Abstimmungen zwischen den Systemen, zum Beispiel einen täglichen Abgleich von Kassenumsätzen und Buchhaltung.

Wie beschreibt man einen einzelnen Prozess?

Ein einzelner Prozess wird mit dem Prozess-Steckbrief in fünf Feldern beschrieben: Auslöser, Beteiligte, Systeme, Arbeitsschritte und Kontrollen. Jeder steuerlich relevante Ablauf erhält einen eigenen Steckbrief. Zusammen bilden die Steckbriefe die Anwenderdokumentation.

Feld	Leitfrage	Beispiel Rechnungseingang
Auslöser	Womit beginnt der Prozess?	Rechnung trifft im Rechnungspostfach ein
Beteiligte	Wer ist zuständig, wer vertritt?	Buchhaltungskraft, Vertretung Geschäftsführung
Systeme	Welche Programme verarbeiten die Daten?	Belegtool, Buchhaltungssoftware, Archiv
Arbeitsschritte	In welcher Reihenfolge wird gearbeitet?	Validieren, prüfen, freigeben, übergeben, archivieren
Kontrollen	Welche Prüfung verhindert Fehler?	Dublettenprüfung, Freigabe ab Betragsgrenze

Das Beispiel in der Tabelle stammt aus dem Rechnungseingang. Wie dieser Ablauf bei E-Rechnungen im Detail aussieht, beschreibt der Beitrag Wie verarbeitet man eingehende E-Rechnungen?. Seit der GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025 ist bei E-Rechnungen der strukturierte Datenteil, etwa die XML-Datei, der entscheidende Aufbewahrungsgegenstand. Die Anwenderdokumentation muss deshalb festhalten, wo diese Datei gespeichert wird.

Für Kassen gilt ein eigener Steckbrief. Er beschreibt Kassenaufstellung, Tagesabschluss, Trainings- und Stornobuchungen und den Export der Kassendaten. Die Anforderungen an die Kasse selbst erklärt der Beitrag Was ist die Kassensicherungsverordnung?.

Für das ersetzende Scannen von Papierbelegen haben die Bundessteuerberaterkammer und der Deutsche Steuerberaterverband eine Muster-Verfahrensdokumentation veröffentlicht. Sie beschreibt, wie Papierbelege digitalisiert und anschließend vernichtet werden dürfen. Betriebe übernehmen das Muster als Steckbrief und passen Zuständigkeiten und Systeme an.

Welche Folgen hat eine fehlende Verfahrensdokumentation?

Eine fehlende Verfahrensdokumentation führt nicht automatisch zur Verwerfung der Buchführung. Nach Randziffer 155 der GoBD liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, solange die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt sind. Fehlt diese Nachvollziehbarkeit, drohen Hinzuschätzungen.

Die Prüfungspraxis zeigt den Mechanismus. Eine Prüferin kann nicht nachvollziehen, wie Kassendaten in die Buchhaltung gelangen. Der Betrieb kann es mündlich erklären, aber nicht belegen. Die Beweislast verschiebt sich, und das Finanzamt kann die Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO schätzen.

Ein zweites Risiko betrifft den Datenzugriff. Die Finanzverwaltung kann nach Randziffer 166 der GoBD Daten in maschinell auswertbarer Form verlangen. Kommt ein Betrieb Mitwirkungspflichten wie dem Datenzugriff nicht nach, sieht die Abgabenordnung ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro vor. Eine Verfahrensdokumentation, die Systeme und Exportwege beschreibt, verkürzt diesen Schritt.

Wie wird die Verfahrensdokumentation aktuell gehalten und aufbewahrt?

Die Verfahrensdokumentation wird bei jeder Änderung an Systemen oder Abläufen versioniert, mit Datum, Grund und verantwortlicher Person. Ältere Fassungen bleiben erhalten. Als Organisationsunterlage unterliegt sie nach § 147 AO einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Typische Auslöser für eine neue Version sind ein Softwarewechsel, ein Update mit geänderten Funktionen, ein neuer Beschäftigter in der Buchhaltung oder ein neuer Übertragungsweg zur Steuerkanzlei. Ein Wechsel des Systems ist besonders heikel, weil auch der lesende Zugriff auf Altdaten beschrieben werden muss.

Die Frist von zehn Jahren für Organisationsunterlagen ist länger als die Frist von acht Jahren, die seit dem 1. Januar 2025 für Buchungsbelege gilt. Eine Fassung der Verfahrensdokumentation wird so lange benötigt, wie Unterlagen aus ihrem Geltungszeitraum geprüft werden können. Wie die Fristen berechnet werden, erklärt der Beitrag Wie lange müssen digitale Belege aufbewahrt werden?.

Die Ablage erfolgt im selben Archiv wie die übrigen steuerlich relevanten Unterlagen. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit Versionierung erfüllt diese Anforderung. Welche Eigenschaften ein Archiv dafür braucht, beschreibt der Glossarbeitrag Revisionssichere Archivierung. Software für Belegablage und Archiv lässt sich in der Kategorie Belegverarbeitung und im Software-Finder vergleichen.

💬 Meine Einschätzung

Die Verfahrensdokumentation gilt in kleinen Betrieben als Papier für den Prüfer, das man bei Bedarf nachreicht. Das unterschätzt ihren Nutzen im Alltag. Wer den Rechnungseingang in fünf Feldern beschreibt, merkt beim Schreiben, dass niemand für die Vertretung zuständig ist oder dass die XML-Datei einer E-Rechnung nirgends gespeichert wird. Die Dokumentation deckt Lücken auf, bevor eine Prüferin sie findet. Sinnvoll ist deshalb ein Start mit den zwei Prozessen, die das meiste Geld bewegen, in der Regel Rechnungseingang und Kasse oder Rechnungsausgang. Eine vollständige Dokumentation in einem Zug scheitert meist am Tagesgeschäft, ein Steckbrief pro Monat nicht.

Häufige Fragen zur Verfahrensdokumentation

Brauchen auch Kleinunternehmer eine Verfahrensdokumentation?

Ja, die GoBD sehen keine Größengrenze vor. Wer steuerlich relevante Daten elektronisch verarbeitet, braucht eine Verfahrensdokumentation. Der Umfang fällt bei wenigen Programmen und einfachen Abläufen entsprechend kleiner aus.

Gibt es ein offizielles Muster für die Verfahrensdokumentation?

Ein amtliches Formular gibt es nicht. Die Bundessteuerberaterkammer und der Deutsche Steuerberaterverband haben eine Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen veröffentlicht, die sich als Vorlage für einzelne Prozesse eignet.

Kann die Steuerkanzlei die Verfahrensdokumentation erstellen?

Die Steuerkanzlei kann die Erstellung begleiten und die Teile beschreiben, die in ihrer Verantwortung liegen. Die Abläufe im Betrieb muss der Betrieb selbst liefern. Verantwortlich für die Ordnungsmäßigkeit bleibt der Steuerpflichtige.

Wie oft muss die Verfahrensdokumentation aktualisiert werden?

Einen festen Turnus schreiben die GoBD nicht vor. Die Dokumentation wird bei jeder wesentlichen Änderung an Systemen, Abläufen oder Zuständigkeiten aktualisiert und als neue Version abgelegt.

Muss die Verfahrensdokumentation schriftlich vorliegen?

Die Verfahrensdokumentation muss für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachvollziehbar sein. Eine elektronische Fassung genügt, wenn sie versioniert und unveränderbar abgelegt ist.

Quellen und weiterführende Literatur

• Bundesministerium der Finanzen — GoBD, BMF-Schreiben vom 28. November 2019, geändert durch BMF-Schreiben vom 11. März 2024 und vom 14. Juli 2025, Randziffern 100 ff., 151 bis 155 und 166 (Stand: September 2026)
• KPMG — „BMF: Zweite Änderung der GoBD“, Beitrag vom Juli 2025 zu Aufbewahrung strukturierter Daten und E-Rechnungen
• DHW Steuerberatung — „GoBD-Verfahrensdokumentation: Pflichtinhalte, Aufbau und Fristen im Überblick“, September 2026
• Abgabenordnung, §§ 146, 147 und 162 AO in der Fassung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes
• Bundessteuerberaterkammer und Deutscher Steuerberaterverband — Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen