Was ist ZUGFeRD und wie funktioniert das Format?

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat: Eine PDF/A-3-Datei enthält die sichtbare Rechnung und zugleich eine eingebettete XML-Datei mit denselben Daten in maschinenlesbarer Form. Menschen lesen das PDF, Buchhaltungssysteme lesen die XML-Daten — beides aus einer einzigen Datei.

Wie ist eine ZUGFeRD-Datei aufgebaut?

Eine ZUGFeRD-Datei besteht aus zwei Schichten in einem Container. Die äußere Schicht ist ein PDF/A-3-Dokument mit der lesbaren Rechnung. Die innere Schicht ist eine XML-Datei, die als Anhang im PDF eingebettet ist und dieselben Rechnungsdaten strukturiert beschreibt.

Der Dateistandard PDF/A-3 ist dabei kein Zufall. PDF/A ist das Archivformat der ISO-Norm 19005; die Variante A-3 erlaubt ausdrücklich, beliebige Dateien als Anhang einzubetten. Genau diese Eigenschaft macht das hybride Konzept überhaupt möglich.

Die eingebettete XML-Datei trägt einen festgelegten Dateinamen, an dem Verarbeitungssysteme sie erkennen. Ihr Datenmodell folgt der UN/CEFACT Cross Industry Invoice. ZUGFeRD 2.4 basiert auf der Version D22B dieses Modells und bleibt zur früheren Basis D16B abwärtskompatibel.

Beide Schichten müssen denselben Inhalt haben. Weichen PDF-Ansicht und XML-Daten voneinander ab, ist nach den Vorgaben des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2024 der strukturierte Teil maßgeblich. Das ist der Grund, warum eine nachträgliche Bearbeitung des PDF-Teils die Rechnung unbrauchbar machen kann.

Welche Profile gibt es und welche zählen als E-Rechnung?

ZUGFeRD kennt gestufte Profile, die sich im Umfang der strukturierten Daten unterscheiden. Als E-Rechnung nach § 14 UStG gelten nur Profile, die alle nach EN 16931 geforderten Pflichtangaben enthalten. Die Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen diese Anforderung nicht.

Die Stufen bauen aufeinander auf:

• MINIMUM: nur wenige Kopfdaten, gedacht als Buchungshilfe. Keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
• BASIC WL: Rechnungsdaten ohne Positionszeilen. Ebenfalls keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
• BASIC: Positionszeilen enthalten, erfüllt die Anforderungen für einfache Rechnungen.
• EN 16931 (früher COMFORT): vollständige Abbildung des europäischen Kerndatenmodells.
• EXTENDED: zusätzliche Felder für komplexe Branchenanforderungen.
• XRECHNUNG: Profil, das die Vorgaben des deutschen Standards XRechnung innerhalb des ZUGFeRD-Containers abbildet.

Für die Praxis heißt das: Wer ZUGFeRD-Rechnungen ausstellt, muss im eigenen System prüfen, welches Profil voreingestellt ist. Die Voreinstellung MINIMUM war in älteren Installationen verbreitet, weil sie ursprünglich für den reinen Datenaustausch mit der Buchhaltung gedacht war.

Worin unterscheidet sich ZUGFeRD von der XRechnung?

ZUGFeRD ist hybrid, die XRechnung ist rein strukturiert. Eine XRechnung besteht ausschließlich aus XML ohne Sichtkomponente, eine ZUGFeRD-Datei bringt die lesbare Darstellung mit. Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind als E-Rechnung zulässig.

Der praktische Unterschied liegt im Empfänger. Öffentliche Auftraggeber in Deutschland verlangen in der Regel die XRechnung, teils mit zusätzlichen Angaben wie der Leitweg-ID. Im B2B-Geschäft zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD verbreiteter, weil der Empfänger die Rechnung auch ohne spezielle Software ansehen kann.

Technisch nähern sich beide an: Das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG bildet die Anforderungen des deutschen Standards innerhalb des hybriden Containers ab. Wer beides bedienen muss, braucht deshalb nicht zwingend zwei getrennte Werkzeuge. Die Einordnung beider Formate im Kontext der Pflichten steht im Beitrag E-Rechnungspflicht: was Betriebe umstellen müssen.

Wofür wird ZUGFeRD in der Praxis eingesetzt?

ZUGFeRD wird vor allem im B2B-Rechnungsausgang eingesetzt, wenn der Empfänger unbekannt ausgestattet ist. Das hybride Format funktioniert sowohl beim Empfänger mit automatisierter Verarbeitung als auch beim Empfänger, der die Rechnung nur ansieht und manuell bucht.

Typische Einsatzfelder sind Handwerk, Handel und Dienstleistung mit gemischtem Kundenstamm, außerdem Kanzleien und Praxen, die Rechnungen an Unternehmen stellen. Die branchenspezifische Einordnung für Kanzleien zeigt die Kategorieseite E-Rechnung und ZUGFeRD für Anwaltskanzlei.

Im Rechnungseingang spielt ZUGFeRD seine Stärke aus, wenn die eingehende XML-Datei automatisch ausgelesen und als Buchungsvorschlag übergeben wird. Ob und wie die Daten anschließend in die Finanzbuchhaltung gelangen, hängt an der Schnittstelle — dazu ordnet der Beitrag DATEV-Schnittstelle: worauf Betriebe bei der Auswahl achten sollten die Auswahlkriterien ein.

Was muss Software für ZUGFeRD können?

Software für ZUGFeRD muss drei Funktionen abdecken: PDF/A-3-Dateien mit korrekt eingebetteter XML erzeugen, eingehende Dateien gegen XSD und Schematron der jeweiligen Version validieren und beide Bestandteile unverändert archivieren. Fehlt die Validierung, bleiben Formatfehler unentdeckt.

Beim Erzeugen ist die Profilwahl der entscheidende Schalter. Systeme, die das Profil pro Kundengruppe oder pro Rechnungsart einstellen lassen, ersparen manuelle Nacharbeit — etwa wenn öffentliche Auftraggeber das XRECHNUNG-Profil verlangen und Geschäftskunden EN 16931 genügt.

Beim Archivieren gilt: Das Original ist die Datei, wie sie eingegangen oder versendet wurde, einschließlich der eingebetteten XML. Eine reine Bilddatei oder ein neu gerendertes PDF genügt nicht. Welche Anforderungen dabei aus der digitalen Buchführung folgen, steht im Glossar unter GoBD; die Formateinordnung selbst findet sich unter E-Rechnung und ZUGFeRD.

💬 Meine Einschätzung

Die gängige Annahme lautet, ZUGFeRD sei der bequeme Kompromiss zwischen Papier und XML. Das stimmt für den Versand — im Empfang kehrt es sich um. Gerade weil die Datei aussieht wie ein gewohntes PDF, wird sie in vielen Betrieben behandelt wie ein PDF: ausgedruckt, abgeheftet, manuell gebucht. Der strukturierte Teil bleibt ungenutzt, der Nutzen verpufft, und beim nächsten Formatwechsel steht dieselbe Umstellung erneut an. Wer ZUGFeRD einführt, sollte deshalb zuerst den Eingang automatisieren und erst danach den Ausgang umstellen. Diese Reihenfolge ist unbequemer, aber sie ist die einzige, bei der das Format den Aufwand auch zurückzahlt.

Häufige Fragen zu ZUGFeRD

Ist jedes PDF mit XML automatisch ZUGFeRD?

Nein. Die eingebettete XML-Datei muss dem Datenmodell des ZUGFeRD-Standards entsprechen, den festgelegten Dateinamen tragen und im Container PDF/A-3 liegen. Erst dann erkennen Verarbeitungssysteme die Datei als ZUGFeRD-Rechnung.

Welche ZUGFeRD-Version sollte man verwenden?

Für neue Einführungen ist die jeweils aktuelle Fassung sinnvoll, im September 2026 also ZUGFeRD 2.4. Ältere Versionen ab 2.0.1 bleiben als E-Rechnung zulässig, sofern ein Profil ab BASIC aufwärts verwendet wird.

Kann man eine ZUGFeRD-Rechnung nachträglich ändern?

Technisch ja, steuerlich ist das problematisch. Eine Änderung nur im PDF-Teil führt zu abweichenden Inhalten, wobei die XML-Daten maßgeblich bleiben. Korrekturen erfolgen deshalb über eine Storno- oder Korrekturrechnung, nicht durch Bearbeiten der Datei.

Ist ZUGFeRD dasselbe wie Factur-X?

ZUGFeRD und Factur-X sind technisch identisch und werden gemeinsam vom deutschen Forum elektronische Rechnung Deutschland und der französischen Organisation FNFE-MPE gepflegt. ZUGFeRD 2.4 entspricht Factur-X 1.08; die Bezeichnung unterscheidet sich, das Format nicht.

Brauchen Empfänger spezielle Software für ZUGFeRD?

Zum Ansehen genügt ein PDF-Betrachter. Für die automatisierte Verarbeitung wird ein Programm benötigt, das die eingebettete XML-Datei extrahiert, gegen das Schema der Version validiert und die Daten an die Buchhaltung übergibt.

Quellen und weiterführende Literatur

• Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), ferd-net.de — Veröffentlichung ZUGFeRD 2.4 am 4. Dezember 2025, wirksam ab 15. Januar 2026, Basis UN/CEFACT CII D22B
• Forum elektronische Rechnung Deutschland — ZUGFeRD 2.3.3, rechtlich wirksam seit 15. Mai 2025
• Bundesministerium der Finanzen — BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025 zu zulässigen Formaten und zum Vorrang des strukturierten Teils
• CEN — Europäische Norm EN 16931 zum semantischen Datenmodell der elektronischen Rechnung
• ISO 19005-3 — PDF/A-3 als Archivformat mit Möglichkeit zur Dateieinbettung
• UN/CEFACT — Cross Industry Invoice, Datenmodell-Versionen D16B und D22B