Die XRechnung ist ein rein strukturierter Rechnungsdatensatz im XML-Format ohne sichtbare Dokumentenansicht. Sie konkretisiert die europäische Norm EN 16931 für den deutschen Verwaltungsbereich. Brauchen muss sie jeder Betrieb, der an öffentliche Auftraggeber in Deutschland fakturiert.
Die XRechnung wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats gepflegt und setzt die Norm EN 16931 als CIUS mit Extension um. Zugelassen sind zwei XML-Syntaxen: UBL 2.1 nach ISO/IEC 19845 und UN/CEFACT Cross Industry Invoice. Die Fassung 3.0 trat am 1. Februar 2024 in Kraft; seit dem 1. Januar 2023 gibt es ein Hauptrelease pro Jahr. Adressiert wird jede XRechnung über die Leitweg-ID, die der Auftraggeber vergibt. Ohne dieses Feld wird die Rechnung von den Eingangsportalen abgewiesen.
Was ist eine XRechnung technisch?
Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die Rechnungsdaten als strukturierte Felder beschreibt. Sie enthält keine Layout-Informationen und keine eingebettete PDF-Ansicht. Empfängersysteme lesen die Felder direkt aus, ohne den Umweg über eine Texterkennung.
Fachlich baut die XRechnung auf der europäischen Norm EN 16931 auf. Die Umsetzung erfolgt als CIUS, also als Core Invoice Usage Specification: Das europäische Kerndatenmodell wird eingeschränkt und präzisiert, nicht erweitert. Zusätzliche deutsche Anforderungen regelt eine separate Extension.
Für die technische Darstellung sind zwei Syntaxen zugelassen: UBL 2.1 nach ISO/IEC 19845 und die UN/CEFACT Cross Industry Invoice. Beide bilden denselben fachlichen Inhalt ab. Welche Syntax ein Betrieb erzeugt, ist eine Einstellung der Rechnungssoftware, keine inhaltliche Entscheidung.
Gepflegt wird der Standard von der Koordinierungsstelle für IT-Standards, kurz KoSIT, auf Grundlage eines Beschlusses des IT-Planungsrats vom 22. Juni 2017. Die Fassung 3.0 trat am 1. Februar 2024 in Kraft. Seit dem 1. Januar 2023 erscheint ein Hauptrelease pro Jahr statt zweier Releases; welche Fassung aktuell gilt, steht in der Versionsübersicht von XStandards Einkauf.
Wer braucht eine XRechnung?
Die XRechnung brauchen Betriebe, die Leistungen an öffentliche Auftraggeber abrechnen. Im Geschäft zwischen Unternehmen ist sie zulässig, aber nicht vorgeschrieben. Die Pflicht entsteht aus dem Vergaberecht, nicht aus dem Umsatzsteuerrecht.
Grundlage ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Sie verpflichtet öffentliche Auftraggeber, elektronische Rechnungen nach der europäischen Norm zu empfangen und zu verarbeiten. Bund und Länder haben diese Vorgabe in eigenen Gesetzen und Verordnungen umgesetzt.
Die Umsetzung unterscheidet sich je nach Auftraggeber. Für die Berliner Verwaltung gilt das Berliner Gesetz zum Umgang mit elektronischen Rechnungen vom 4. März 2019 zusammen mit der Verordnung über den elektronischen Rechnungsverkehr vom 30. September 2019. Die Empfangspflicht besteht dort seit dem 16. April 2020 für Aufträge oberhalb des Schwellenwerts von 221.000 Euro netto.
Für Betriebe folgt daraus eine Reihenfolge: Zuerst klären, welcher Auftraggeber die Rechnung erhält, dann dessen Vorgaben zu Format und Übertragungsweg abfragen. Eine pauschale Regel für alle Behörden gibt es nicht. Die branchenbezogene Einordnung für Kanzleien steht auf der Verzeichnisseite E-Rechnung und ZUGFeRD für Anwaltskanzlei.
Die meisten abgewiesenen XRechnungen scheitern nicht am Format, sondern an Stammdaten. Typische Muster: Die Leitweg-ID wurde beim Auftrag nicht erfragt und später geraten, die Bestellnummer fehlt, obwohl der Auftraggeber sie als Pflichtangabe führt, oder die Bankverbindung weicht von der hinterlegten ab. Die Datei ist dabei technisch valide — sie wird trotzdem zurückgewiesen. Wer regelmäßig an dieselbe Stelle fakturiert, sollte deshalb Leitweg-ID und Bestellreferenz einmalig im Kundenstammsatz hinterlegen statt sie je Rechnung zu erfassen. Das verhindert die Mehrzahl der Rückläufer, bevor sie entsteht.
Was ist die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID ist die elektronische Adresse des Rechnungsempfängers in der Verwaltung. Sie steuert, an welche Stelle eine eingehende Rechnung weitergeleitet wird, und ist ein Pflichtfeld jeder XRechnung an öffentliche Auftraggeber.
Vergeben wird die Kennung von der zuständigen Stelle des jeweiligen Auftraggebers. In Berlin erteilt sie die Senatsverwaltung für Finanzen für die dem Land nach Paragraf 159 Absatz 2 GWB zugeordneten öffentlichen Auftraggeber. Der Auftraggeber teilt sie dem Lieferanten bei der Beauftragung mit.
Für den Betrieb bedeutet das: Die Leitweg-ID gehört in die Auftragsannahme, nicht in die Rechnungsstellung. Wer sie erst beim Fakturieren sucht, hält den Rechnungslauf auf. Fehlt sie, kann die Rechnung technisch nicht zugestellt werden.
Wie wird eine XRechnung übermittelt?
Öffentliche Auftraggeber betreiben eigene Rechnungseingangsportale. Für den Bund und mehrere Länder ist das die OZG-konforme Plattform OZG-RE. Die Registrierung ist einmalig erforderlich und kostenfrei.
Die Portale bieten mehrere Wege an: manuelle Weberfassung, Upload der XML-Datei, Übermittlung per E-Mail-Anhang und die Zustellung über das Netzwerk PEPPOL. Welcher Weg zulässig ist, legt der Auftraggeber fest.
Nach dem Eingang durchläuft die Datei eine Prüfung. Erst wenn sie formal gültig ist und zugestellt werden konnte, wird sie als bereitgestellt gekennzeichnet. Dieser Status ist für den Lieferanten einsehbar und der einzige belastbare Nachweis, dass die Rechnung den Empfänger erreicht hat.
Die genannten Fassungen, Schwellenwerte und Landesregelungen geben den Stand September 2026 wieder und beziehen sich in Teilen auf die Berliner Umsetzung als Beispiel. Schwellenwerte im Vergaberecht werden turnusmäßig angepasst, und jedes Bundesland regelt Empfangspflicht und Übertragungswege eigenständig. Vor der Umstellung sind die Vorgaben des konkreten Auftraggebers und die jeweils gültige Fassung des Standards bei der KoSIT maßgeblich; steuerliche Fragen gehören in die Abstimmung mit der Steuerberatung.
Worin unterscheidet sich die XRechnung von ZUGFeRD?
Die XRechnung ist rein strukturiert, ZUGFeRD ist hybrid. Eine XRechnung besteht ausschließlich aus XML, eine ZUGFeRD-Datei kombiniert ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter XML. Beide erfüllen die Norm EN 16931 und gelten als E-Rechnung.
Der Unterschied wirkt sich beim Empfänger aus. Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel die XRechnung, weil ihre Systeme rein maschinell verarbeiten. Im Geschäft zwischen Unternehmen ist das hybride Format verbreiteter, weil der Empfänger die Rechnung auch ohne spezielle Software ansehen kann.
Aufbau, Profile und Einsatzfelder des hybriden Formats behandelt der Beitrag Was ist ZUGFeRD und wie funktioniert das Format?. Welche Pflichten unabhängig vom Format für Betriebe gelten, steht im Beitrag E-Rechnungspflicht: was Betriebe umstellen müssen.
Was muss die Rechnungssoftware können?
Software für XRechnungen muss vier Funktionen abdecken: valides XML in einer der beiden zugelassenen Syntaxen erzeugen, die Leitweg-ID und weitere Pflichtfelder als eigene Datenfelder führen, die Datei vor dem Versand gegen die Prüfregeln validieren und den gewählten Übertragungsweg bedienen.
Die Validierung vor dem Versand ist der entscheidende Punkt. Ohne sie verlagert sich die Fehlersuche in das Eingangsportal des Auftraggebers, und jede Korrektur kostet einen kompletten Durchlauf. Systeme mit integrierter Prüfung melden den Fehler dort, wo er entstanden ist.
Anbieterüberblick und Funktionsmerkmale für diesen Bereich stehen auf der Kategorieseite E-Rechnung und ZUGFeRD.
💬 Meine Einschätzung
Die XRechnung wird meist als technisches Thema behandelt und an die IT delegiert. Das ist der Grund, warum sie so oft hakt. Die Felder, an denen Rechnungen scheitern — Leitweg-ID, Bestellreferenz, Ansprechpartner — entstehen nicht in der Buchhaltung, sondern im Vertrieb bei der Auftragsannahme. Wer die Umstellung ausschließlich als Formatfrage angeht, baut eine saubere XML-Erzeugung auf Stammdaten, die für diesen Zweck nie gepflegt wurden. Sinnvoller ist die umgekehrte Reihenfolge: erst den Auftragsprozess um die Pflichtfelder ergänzen, dann das Format umstellen. Der technische Teil ist in wenigen Tagen erledigt, der organisatorische entscheidet darüber, wie viele Rechnungen zurückkommen.
- Die XRechnung ist ein rein strukturierter XML-Datensatz ohne Sichtkomponente
- Umsetzung der Norm EN 16931 als CIUS mit Extension, gepflegt von der KoSIT
- Zwei zugelassene Syntaxen: UBL 2.1 nach ISO/IEC 19845 und UN/CEFACT Cross Industry Invoice
- Fassung 3.0 in Kraft seit 1. Februar 2024, ein Hauptrelease pro Jahr seit 1. Januar 2023
- Pflichtfeld Leitweg-ID: vom Auftraggeber vergeben, ohne sie ist keine Zustellung möglich
- Übertragung über Eingangsportale wie OZG-RE per Weberfassung, Upload, E-Mail oder PEPPOL
Häufige Fragen zur XRechnung
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine XRechnung?
Nein. Ein PDF ist ein Bilddokument ohne strukturierte Felder. Als Original gilt bei der XRechnung der XML-Datensatz; ein PDF allein erfüllt die Anforderung nicht.
Müssen auch Kleinbetragsrechnungen an Behörden als XRechnung gestellt werden?
Das hängt vom Auftraggeber ab. Mehrere Länder sehen Ausnahmen für geringwertige Direktaufträge vor, andere verlangen das Format unabhängig vom Betrag. Maßgeblich ist die Regelung der beauftragenden Stelle.
Wo bekommt man die Leitweg-ID?
Vom Auftraggeber. Er teilt sie bei der Beauftragung mit; vergeben wird sie von der zuständigen Stelle der jeweiligen Verwaltung. Eine Recherche in öffentlichen Verzeichnissen ersetzt diese Mitteilung nicht.
Kann man eine XRechnung ohne spezielle Software erstellen?
Ja. Die Eingangsportale bieten eine manuelle Weberfassung an, aus der ein gültiger Datensatz erzeugt wird. Für regelmäßige Rechnungsläufe ist dieser Weg wegen des Erfassungsaufwands ungeeignet.
Gilt die XRechnung auch für Rechnungen zwischen Unternehmen?
Sie ist dort zulässig, aber nicht vorgeschrieben. Im Geschäft zwischen Unternehmen kann jedes Format vereinbart werden, das die Norm EN 16931 erfüllt.
Quellen und weiterführende Literatur
- KoSIT / XStandards Einkauf, xeinkauf.de — Standard XRechnung: CIUS und Extension zu EN 16931, Syntaxen UBL 2.1 und UN/CEFACT CII, Fassung 3.0 in Kraft seit 1. Februar 2024, ein Hauptrelease pro Jahr seit 1. Januar 2023
- IT-Planungsrat — Beschluss vom 22. Juni 2017 zur Betriebsverantwortung der KoSIT für den Standard
- Europäische Union — Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen
- Senatsverwaltung für Finanzen Berlin, berlin.de — FAQ zur E-Rechnung: Berliner Gesetz vom 4. März 2019, Verordnung vom 30. September 2019, Empfangspflicht seit 16. April 2020 oberhalb 221.000 Euro netto, Vergabe der Leitweg-ID
- OZG-RE, xrechnung-bdr.de — Rechnungseingangsportal mit Weberfassung, Upload, E-Mail und PEPPOL
- CEN — Europäische Norm EN 16931 zum semantischen Datenmodell der elektronischen Rechnung
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