E-Rechnungspflicht: was Betriebe umstellen müssen

Die E-Rechnungspflicht verlangt von deutschen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025, inländische B2B-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format empfangen zu können. Die Pflicht zum Ausstellen greift gestaffelt ab dem 1. Januar 2027 und gilt ab 2028 ausnahmslos.

Wen trifft die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht trifft alle im Inland ansässigen Unternehmen bei Umsätzen an andere inländische Unternehmen. Maßgeblich ist die Ansässigkeit beider Seiten, nicht die Größe des Betriebs. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können.

Die Abgrenzung läuft über drei Merkmale. Erstens muss der leistende Unternehmer im Inland ansässig sein, zweitens der Leistungsempfänger ebenfalls, drittens muss es sich um einen steuerbaren Umsatz zwischen Unternehmen handeln. Sind alle drei Merkmale erfüllt, greift die Regelung des § 14 Abs. 2 UStG.

Rechnungen an Privatpersonen fallen nicht darunter. Auch grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU sind von der deutschen Regelung zunächst nicht erfasst — dort gelten die Vorgaben des jeweiligen Empfängerstaats und mittelfristig das EU-Vorhaben VAT in the Digital Age.

Für Kleinunternehmer gilt eine Besonderheit: Nach § 34a UStDV dürfen sie ihre eigenen Rechnungen weiterhin als sonstige Rechnung ausstellen. Die Empfangspflicht gilt für sie trotzdem seit dem 1. Januar 2025 uneingeschränkt.

Welche Fristen gelten bis 2028?

Die E-Rechnungspflicht ist in drei Stufen gestaffelt. Seit dem 1. Januar 2025 besteht die Empfangspflicht für alle Unternehmen. Bis Ende 2026 sind Papier- und sonstige elektronische Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiter zulässig. Ab 2027 und 2028 greift die Ausstellungspflicht.

Im Einzelnen sieht der Übergang so aus:

• Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen, ohne Übergangsfrist und ohne Umsatzgrenze.
• 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026: Ausstellung als Papierrechnung oder sonstige elektronische Rechnung (etwa PDF per E-Mail) bleibt zulässig, bei sonstigen Formaten mit Zustimmung des Empfängers.
• Ab 1. Januar 2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr, also im Jahr 2026.
• Ab 1. Januar 2028: Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze, unabhängig vom Umsatz und ohne weitere Übergangsregelung.

Die Umsatzgrenze von 800.000 Euro wird jahresbezogen geprüft. Wer 2026 darunter bleibt, darf 2027 weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen. Wer die Grenze überschreitet, ist ab dem 1. Januar 2027 gebunden.

Welche Formate sind zulässig?

Zulässig sind alle Rechnungsformate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das vor allem die XRechnung als rein strukturiertes XML-Format und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als hybrides Format aus PDF/A-3 und eingebetteter XML-Datei.

Ein einfaches PDF ohne strukturierte Daten erfüllt die Anforderungen nicht. Es gilt als sonstige Rechnung und ist nur innerhalb der Übergangsfristen und mit Zustimmung des Empfängers zulässig. Der Unterschied liegt nicht in der Optik, sondern darin, ob ein Buchhaltungssystem die Rechnungsdaten ohne Texterkennung auslesen kann.

Bei ZUGFeRD sind nicht alle Profile gleichwertig. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten nicht alle nach EN 16931 geforderten Pflichtangaben und gelten deshalb nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Ab dem Profil BASIC aufwärts ist die Anforderung erfüllt.

Die aktuelle Fassung des Formats ist ZUGFeRD 2.4, veröffentlicht am 4. Dezember 2025 durch das Forum elektronische Rechnung Deutschland und rechtlich wirksam seit dem 15. Januar 2026. Sie basiert auf UN/CEFACT CII D22B und ist zur Vorgängerbasis D16B abwärtskompatibel. Das französische Pendant Factur-X 1.08 ist technisch identisch. Wer tiefer einsteigen will, findet die Einordnung im Glossar unter E-Rechnung und ZUGFeRD.

Welche Rechnungen sind ausgenommen?

Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind Rechnungen an Endverbraucher, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro nach § 33 UStDV, Fahrausweise nach § 34 UStDV sowie bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Für diese Fälle bleibt jedes Rechnungsformat zulässig.

Die Ausnahmen sind eng auszulegen. Die 250-Euro-Grenze bezieht sich auf den Bruttobetrag der einzelnen Rechnung, nicht auf die Summe eines Vorgangs. Eine Aufteilung einer größeren Leistung in mehrere Kleinbetragsrechnungen, nur um die Pflicht zu umgehen, wird von der Finanzverwaltung nicht anerkannt.

Wichtig ist außerdem: Auch wer ausschließlich ausgenommene Umsätze ausführt, muss E-Rechnungen empfangen können. Die Empfangspflicht knüpft an die Unternehmereigenschaft an, nicht an die Art der eigenen Ausgangsrechnungen.

Was bedeutet die Umstellung für die Software?

Software muss drei Dinge können: E-Rechnungen im Format nach EN 16931 erzeugen, eingehende strukturierte Rechnungen einlesen und validieren sowie beide Richtungen unveränderbar und maschinell auswertbar archivieren. Fehlt eine dieser Funktionen, entsteht ein manueller Zwischenschritt.

Beim Rechnungsausgang ist die Frage, ob das vorhandene Fakturierungs- oder Warenwirtschaftssystem die Formate selbst erzeugt oder ob ein vorgelagerter Dienst dazwischengeschaltet wird. Beides ist zulässig; der Unterschied liegt im Pflegeaufwand, wenn sich Formatversionen ändern.

Beim Rechnungseingang zählt die Validierung. Eine strukturierte Rechnung, die gegen das Schema der jeweiligen Formatversion verstößt, ist formal keine ordnungsgemäße Rechnung — mit Folgen für den Vorsteuerabzug. Systeme, die eingehende Dateien gegen XSD und Schematron prüfen und Abweichungen protokollieren, nehmen der Buchhaltung diese Prüfung ab. Wie sich das in die Abläufe einer Kanzlei einfügt, zeigt die Übersicht zur Belegverarbeitung für Steuerberatung.

Der dritte Punkt ist die Übergabe an die Buchhaltung. Wer mit einer Steuerkanzlei zusammenarbeitet, sollte vor der Umstellung klären, in welcher Form die Daten übergeben werden — das ist der Punkt, an dem die DATEV-Schnittstelle: worauf Betriebe bei der Auswahl achten sollten zum Auswahlkriterium wird.

Wie gehen Betriebe die Umstellung praktisch an?

Die Umstellung verläuft in vier Schritten: Empfangsweg festlegen und kommunizieren, Bestandssoftware auf Formatunterstützung prüfen, Archivierung und Verfahrensdokumentation anpassen, dann den Ausgang umstellen. Der Empfang ist bereits Pflicht, der Ausgang folgt terminiert.

Sinnvoll ist es, zuerst eine feste Eingangsadresse zu definieren und sie den Lieferanten schriftlich mitzuteilen. Anschließend wird geprüft, welche Formatversionen die eingesetzte Software liest und schreibt — diese Angabe steht in den Release Notes des Herstellers, nicht in der Werbebroschüre.

Erst danach lohnt sich die Frage nach neuer Software. Wer die Auswahl strukturiert angehen will, findet den Ablauf im Leitfaden Branchensoftware auswählen: ein Leitfaden in sieben Schritten. Für einen schnellen Einstieg nach Branche und Anforderung führt der Software-Finder durch die Kategorien.

💬 Meine Einschätzung

Die gängige Annahme lautet, die E-Rechnungspflicht sei ein Softwarethema. In der Praxis ist sie zuerst ein Stammdatenthema. Wer im September 2026 auf einen Anbieterwechsel schaut, stellt meist fest, dass das eigentliche Hindernis nicht das Format ist, sondern unvollständige Lieferanten- und Kundendaten: fehlende Leitweg-IDs, uneinheitliche Steuernummern, mehrere Rechnungsadressen für denselben Partner. Eine XML-Datei verzeiht solche Lücken nicht, ein PDF schon. Deshalb bringt eine Datenbereinigung vor der Umstellung oft mehr als die Auswahl eines anderen Systems — und sie ist unabhängig davon nützlich, welches Produkt am Ende eingesetzt wird.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Reicht ein PDF per E-Mail als E-Rechnung?

Nein. Ein PDF ohne eingebettete strukturierte Daten gilt als sonstige Rechnung. Es ist nur innerhalb der Übergangsfristen bis Ende 2026 und mit Zustimmung des Empfängers zulässig, danach je nach Umsatzgrenze ab 2027 oder 2028 nicht mehr.

Muss ich schon 2026 E-Rechnungen ausstellen?

Nein, im Jahr 2026 besteht noch keine Ausstellungspflicht. Papier- und PDF-Rechnungen bleiben bis zum 31. Dezember 2026 zulässig. Die Empfangspflicht besteht dagegen bereits seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist.

Was passiert, wenn ich eine E-Rechnung nicht annehmen kann?

Der Rechnungssteller erfüllt seine Pflicht mit dem ordnungsgemäßen Versand. Kann der Empfänger die Rechnung nicht verarbeiten, trägt er das Risiko — insbesondere für den Vorsteuerabzug, der eine ordnungsgemäße Rechnung im Original voraussetzt.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen ins EU-Ausland?

Nein. Die deutsche Regelung nach § 14 Abs. 2 UStG erfasst nur Umsätze zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmen. Für grenzüberschreitende Umsätze gelten die Vorgaben des Empfängerstaats sowie künftig die EU-Initiative VAT in the Digital Age.

Brauche ich für ZUGFeRD eine besondere Software?

Zum Lesen genügt ein PDF-Betrachter für die Sichtkomponente, für die strukturierte Auswertung wird ein Programm benötigt, das die eingebettete XML-Datei extrahiert und gegen das Schema der Formatversion prüft. Viele Buchhaltungs- und Branchenlösungen bringen das mit.

Quellen und weiterführende Literatur

• Bundesministerium der Finanzen — BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025 zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG (Stand: September 2026)
• Umsatzsteuergesetz, § 14 Abs. 2 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes vom 22. März 2024
• Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, §§ 33, 34 und 34a UStDV zu Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweisen und Kleinunternehmern
• IHK Region Stuttgart — Merkblatt zu obligatorischen E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze (abgerufen September 2026)
• Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), ferd-net.de — Veröffentlichung ZUGFeRD 2.4 am 4. Dezember 2025, wirksam ab 15. Januar 2026
• CEN — Europäische Norm EN 16931 zum semantischen Datenmodell der elektronischen Rechnung