Belegverarbeitung
Auf den Punkt
Automatische Erkennung, Vorkontierung und Verbuchung von Eingangsbelegen. Im Verzeichnis sind dazu 3 Produkte erfasst, relevant vor allem für 1 Branchen.
Die digitale Belegverarbeitung ist in der Buchführung der größte Zeithebel. Eine Texterkennung liest Rechnungsdaten aus, eine Vorschlagslogik kontiert vor, und der Beleg hängt anschließend am Buchungssatz. Der Gewinn entsteht in der Masse und dadurch, dass Rückfragen entfallen. Systeme unterscheiden sich darin, wie gut sie aus früheren Buchungen lernen und wie sauber sie Freigabeumläufe abbilden.
Gebräuchliche Bezeichnungen: Belegerfassung, OCR-Buchhaltung.
Digitale Belegverarbeitung erkennt Rechnungsdaten automatisch aus Bild oder PDF, schlägt eine Kontierung vor und übergibt den Beleg an die Buchhaltung. Sie ist der größte Zeithebel in der laufenden Buchführung. Ausführlich im Glossar: Digitale Belegverarbeitung
Anbieter im Überblick
| Produkt | Hersteller | Betrieb | Preis | Geprüft |
|---|---|---|---|---|
| Agenda | Agenda | Cloud | auf Anfrage | 10.09.2026 |
| DATEV | DATEV eG | Cloud + lokal | auf Anfrage | 10.09.2026 |
| Simba | Simba Computer Systeme GmbH | keine Angabe | auf Anfrage | 10.09.2026 |
Für welche Branchen die Kategorie zählt
Abgrenzung
Anbieter schneiden Belegverarbeitung unterschiedlich zu. Zwei Produkte mit derselben Kategoriebezeichnung können deutlich verschiedene Aufgaben abdecken, weshalb der Funktionsvergleich immer am eigenen Ablauf ansetzen sollte.
Wer in Betriebe verschiedener Größe zum ersten Mal eine Lösung für Belegverarbeitung auswählt, unterschätzt meist, wie stark die Entscheidung von Anschlussfragen bestimmt wird. Diese Übersicht setzt an dieser Stelle an.
Worauf es bei der Auswahl ankommt
- Datenexport: Die Frage nach dem Export der eigenen Daten gehört vor den Einstieg, nicht an das Ende der Vertragslaufzeit.
- Auftragsverarbeitung: Wo personenbezogene Daten beim Anbieter liegen, ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung Pflicht, nicht Verhandlungssache.
- Support: Erreichbarkeit und Reaktionszeit entscheiden im Störungsfall mehr als jede Funktionsliste.
- Schnittstellen: Ein System ohne Anbindung an die vorhandene Landschaft erzeugt Doppelerfassung, statt sie abzubauen.
Woher die Angaben stammen
Grundlage jeder Zeile ist die Herstellerseite selbst, nicht eine Zusammenfassung Dritter. Wo eine Angabe dort nicht auffindbar ist, bleibt das Feld leer statt geschätzt. Das führt zu mehr Lücken, aber zu keiner falschen Zahl.
Was hier fehlt, fehlt entweder, weil es uns noch nicht begegnet ist, oder weil sich die Angaben nicht öffentlich prüfen ließen. Hinweise auf fehlende Produkte nehmen wir gern entgegen.
Was in den Spalten steht
- Preismodell: Abo steht für laufende Miete, meist je Nutzer und Monat. Kauf steht für eine einmalige Lizenz, in der Regel zuzüglich Wartung. Auf Anfrage heißt, dass der Hersteller keinen Listenpreis veröffentlicht.
- DATEV-Schnittstelle: Dokumentiert heißt, dass der Hersteller eine Übergabe an DATEV ausdrücklich nennt. Nicht dokumentiert heißt nicht, dass es sie nicht gibt, sondern dass wir dazu nichts Öffentliches gefunden haben.
- Prüfdatum: Das Datum sagt, wann wir die Angaben zuletzt gegen die Herstellerseite abgeglichen haben. Es ist kein Erscheinungsdatum und kein Hinweis auf die Aktualität der Software selbst.
Eine ausführliche Darstellung der Datenquellen und der Prüfschritte findet sich auf der Methodikseite. Quellen und Methodik
Worauf zu achten ist
Fragen Sie konkret nach der Erreichbarkeit des Supports und nach der zugesagten Reaktionszeit. Im Störungsfall zählt das mehr als der Funktionsumfang.
Häufige Fragen
Werden Anbieter für die Aufnahme bezahlt?
Nein. Die Aufnahme richtet sich danach, ob ein Produkt für das Gewerk eine Rolle spielt. Wo Provisionen fließen können, steht das an der jeweiligen Seite.
Wie viele Arbeitsplätze rechnen sich?
Bei Mietmodellen wächst der Preis linear mit den Nutzern, bei Lizenzmodellen sinkt der Preis je Platz oft mit der Menge. Der Vergleich lohnt über eine Laufzeit von drei bis fünf Jahren, nicht über einen Monat.
Gibt es kostenlose Lösungen?
Vereinzelt gibt es kostenfreie Einstiegsvarianten, meist mit Begrenzung auf einen Arbeitsplatz oder einen Funktionsumfang. Für den produktiven Betrieb in mehreren Händen sind sie selten ausreichend.
Was passiert bei einem Ausfall?
Zu klären ist, welche Verfügbarkeit zugesagt wird, wie der Support im Störungsfall erreichbar ist und ob es einen dokumentierten Ersatzweg gibt. Gerade bei cloudbasierten Systemen ist das der entscheidende Punkt.
Brauche ich eine Branchenlösung oder reicht ein allgemeines System?
Wo gesetzliche Vorgaben oder Abrechnungsregeln im Spiel sind, ist eine Branchenlösung meist der kürzere Weg. Bei rein kaufmännischen Aufgaben kann ein allgemeines System genügen und ist oft günstiger.
Bevor ein Wechsel im Bereich Belegverarbeitung ansteht, lohnt der Blick auf das bestehende System: Oft sind Funktionen vorhanden, aber nie eingerichtet worden.
Hinweis: Diese Übersicht ist redaktionell zusammengestellt und ersetzt kein Angebot. Produktangaben mit Stand 10.09.2026, ohne Gewähr auf Vollständigkeit.