Digitale Buchungsbelege wie Rechnungen, Kontoauszüge und Kassenbelege müssen seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufbewahrt werden. Bücher, Jahresabschlüsse und Organisationsunterlagen bleiben bei zehn Jahren, Handels- und Geschäftsbriefe bei sechs Jahren. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege nach § 147 AO und § 257 HGB zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die Frist läuft aber nicht ab, solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch offen ist. Digital eingegangene Belege werden im Ursprungsformat aufbewahrt und bleiben über die gesamte Frist maschinell auswertbar, auch nach einem Softwarewechsel. Nach § 147 Abs. 6 AO genügt nach einem Systemwechsel ab dem sechsten Jahr ein auswertbarer Datenträger.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für digitale Belege?
Für digitale Unterlagen gelten drei Aufbewahrungsfristen: acht Jahre für Buchungsbelege, zehn Jahre für Bücher, Jahresabschlüsse und Organisationsunterlagen, sechs Jahre für empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe. Die Fristen stehen in § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB.
| Frist | Unterlagen | Beispiele |
|---|---|---|
| 8 Jahre | Buchungsbelege | Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Kassenbelege, Quittungen |
| 10 Jahre | Bücher, Aufzeichnungen, Abschlüsse, Organisationsunterlagen | Journal, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Verfahrensdokumentation |
| 6 Jahre | Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich relevante Unterlagen | Angebote, Auftragsbestätigungen, geschäftliche E-Mails mit Briefcharakter |
Die Verkürzung auf acht Jahre gilt für alle Buchungsbelege, deren zehnjährige Frist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Für Kredit-, Finanzdienstleistungs- und Wertpapierinstitute bleibt es bei zehn Jahren. Eine Übersicht über alle Anforderungen der Grundsätze gibt der Pillar-Beitrag GoBD: was die Grundsätze für digitale Buchführung verlangen.
Ein Buchungsbeleg ist jede Unterlage, die einen Geschäftsvorfall nachweist und Grundlage einer Buchung ist. Ein Geschäftsbrief ist eine Korrespondenz, die ein Handelsgeschäft vorbereitet, abschließt oder rückgängig macht. Eine E-Mail gehört nur dann zu den Geschäftsbriefen, wenn sie diese Funktion hat. Eine E-Mail, die lediglich eine Rechnung als Anhang transportiert, ist selbst kein Buchungsbeleg, der Anhang dagegen schon.
Wann beginnt und endet die Aufbewahrungsfrist?
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden oder die letzte Eintragung im Buch erfolgt ist. Eine Rechnung vom März 2026 ist deshalb bis zum 31. Dezember 2034 aufzubewahren. Das Rechnungsdatum innerhalb des Jahres spielt keine Rolle.
Der Beginn zum Jahresende vereinfacht die Praxis. Alle Belege eines Jahres werden gemeinsam fristfrei und lassen sich in einem Durchgang löschen oder vernichten. Daraus ergibt sich der jährliche Vernichtungsstichtag am 1. Januar.
Ab dem 1. Januar 2027 dürfen demnach grundsätzlich vernichtet werden:
- Buchungsbelege aus dem Jahr 2018 und früher (Frist von acht Jahren endete am 31. Dezember 2026).
- Bücher und Aufzeichnungen mit letzter Eintragung im Jahr 2016 und früher (Frist von zehn Jahren).
- Handels- und Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2020 und früher (Frist von sechs Jahren).
Bei Jahresabschlüssen und Inventaren ist nicht das Geschäftsjahr maßgeblich, sondern das Kalenderjahr, in dem die Unterlage aufgestellt wurde. Ein Jahresabschluss für 2016, der im Jahr 2017 aufgestellt wurde, ist deshalb bis Ende 2027 aufzubewahren.
Wann verlängert sich die Aufbewahrungsfrist?
Die Aufbewahrungsfrist verlängert sich, solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Diese Ablaufhemmung steht in § 147 Abs. 3 AO. Typische Fälle sind laufende Außenprüfungen, Einspruchsverfahren und Klagen vor dem Finanzgericht.
Die Ablaufhemmung macht den Vernichtungsstichtag zu einer Prüfung statt zu einem Automatismus. Der Drei-Fragen-Fristcheck ordnet diese Prüfung:
- Welche Unterlagenart liegt vor? Buchungsbeleg, Buch oder Organisationsunterlage, Geschäftsbrief.
- Wann hat die Frist begonnen? Ende des Kalenderjahres der Entstehung oder der letzten Eintragung.
- Ist für das betroffene Jahr noch eine Steuerfestsetzung offen? Außenprüfung angekündigt, Bescheid unter Vorbehalt der Nachprüfung, Einspruch oder Klage anhängig.
Erst wenn die dritte Frage mit Nein beantwortet ist, werden die Unterlagen gelöscht. Die Auskunft zur dritten Frage liefert in der Regel die Steuerkanzlei, denn sie kennt den Stand der Bescheide.
Neben Steuer- und Handelsrecht können weitere Fristen gelten, etwa aus Sozialversicherungsrecht, Berufsrecht oder Verträgen. Belege, die in einem Rechtsstreit als Beweismittel dienen, sollten bis zum Abschluss des Verfahrens erhalten bleiben. Dieser Beitrag gibt den Stand September 2026 wieder und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
In welcher Form müssen digitale Belege aufbewahrt werden?
Digitale Belege müssen im Ursprungsformat, unveränderbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht. Bei E-Rechnungen ist nach der GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025 der strukturierte Datenteil, etwa die XML-Datei, entscheidend.
Die GoBD stellen vier Anforderungen an die Aufbewahrung. Die Unterlage muss vollständig sein. Sie darf nicht nachträglich verändert werden, ohne dass die Änderung protokolliert ist. Sie muss während der gesamten Frist lesbar bleiben. Und sie muss der Finanzverwaltung einen Datenzugriff in maschinell auswertbarer Form ermöglichen.
Maschinelle Auswertbarkeit bedeutet mehr als Lesbarkeit. Eine Rechnung, die als XML eingegangen ist, verliert diese Eigenschaft, wenn nur ein Bild davon gespeichert wird. Ein Kontoauszug im CSV-Format verliert sie, wenn er als PDF archiviert wird. Nach der GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025 genügt bei strukturierten Datensätzen eine inhaltliche Übereinstimmung, eine bildliche Übereinstimmung ist nicht erforderlich.
Wie der Weg einer E-Rechnung bis ins Archiv aussieht, beschreibt der Beitrag Wie verarbeitet man eingehende E-Rechnungen?. Ein Archiv, das diese Anforderungen erfüllt, erklärt der Glossarbeitrag Revisionssichere Archivierung.
Das größte Risiko in der Archivierung liegt selten beim einzelnen Beleg, sondern bei Unterlagen, die niemand als Beleg erkennt. Kontoumsätze aus dem Onlinebanking, Exporte aus Zahlungsdiensten und Tagesberichte aus dem Kassensystem liegen oft nur im System des Anbieters. Endet der Vertrag, sind die Daten weg, obwohl die Frist noch läuft. Ein jährlicher Export dieser Quellen in das eigene Archiv schließt die Lücke. Er gehört als fester Termin in die Verfahrensdokumentation.
Was bedeuten die Aufbewahrungsfristen beim Softwarewechsel?
Beim Softwarewechsel müssen die Daten des Altsystems für die restliche Aufbewahrungsfrist maschinell auswertbar verfügbar bleiben. Nach § 147 Abs. 6 AO genügt es, wenn nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung die Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger vorgehalten werden.
Ein Betrieb hat beim Wechsel drei Wege. Er migriert die Altdaten vollständig ins neue System. Er behält das Altsystem im Lesemodus, oft mit einer reduzierten Lizenz. Oder er exportiert die Daten in ein Archiv, das die Auswertung ermöglicht. Welcher Weg passt, hängt davon ab, ob der neue Anbieter die Altdaten sinnvoll übernehmen kann.
Die Regel zum Datenträger verkürzt den Zeitraum, in dem das Altsystem selbst laufen muss. Ein Wechsel im Jahr 2026 bedeutet: Bis Ende 2031 muss der Datenzugriff in der bisherigen Qualität möglich sein. Danach reicht ein auswertbarer Datenträger mit den Daten, bis die Aufbewahrungsfrist der letzten Unterlagen abgelaufen ist.
Vor Vertragsschluss mit einem neuen Anbieter gehört deshalb die Exportfrage auf die Liste: In welchem Format lassen sich Belege, Buchungen und Protokolle bei Vertragsende exportieren? Wie ein Betrieb die Auswahl insgesamt strukturiert, beschreibt der Leitfaden Branchensoftware auswählen: ein Leitfaden in sieben Schritten. Archiv- und Dokumentenlösungen lassen sich in der Kategorie Dokumentenmanagement (DMS) und im Software-Finder vergleichen.
Wie wird die Aufbewahrung im Betrieb organisiert?
Die Aufbewahrung wird über ein Archiv mit Fristverwaltung, einen jährlichen Löschtermin und eine Beschreibung in der Verfahrensdokumentation organisiert. Das Archiv ordnet jeder Unterlage ihre Frist zu. Der Löschtermin setzt die Vernichtung nach dem Drei-Fragen-Fristcheck um.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit Aufbewahrungsregeln vergibt die Frist beim Ablegen automatisch nach Dokumenttyp. Nach Fristablauf zeigt es die Unterlagen zur Löschung an. Die Löschung selbst wird protokolliert, damit nachvollziehbar bleibt, wann was entfernt wurde.
Die Beschreibung der Aufbewahrung gehört in die Verfahrensdokumentation: Wo liegen welche Unterlagen, wer ist zuständig, wie läuft die Löschung? Aufbau und Mindestinhalt erklärt der Beitrag Was gehört in eine Verfahrensdokumentation?.
Nach Ablauf der Frist kann eine Löschpflicht folgen. Personenbezogene Daten in Belegen, etwa Namen und Adressen von Kunden, dürfen nach der DSGVO nur so lange gespeichert werden, wie ein Zweck besteht. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht ist ein solcher Zweck, ihr Ende beendet ihn. Welche Anforderungen daraus für Software folgen, beschreibt der Beitrag Worauf ist bei der Softwareauswahl datenschutzrechtlich zu achten?.
💬 Meine Einschätzung
Die Verkürzung von zehn auf acht Jahre wird oft als Entlastung beim Speicherplatz verstanden. Für digitale Archive ist dieser Effekt gering, denn Speicher ist nicht der Engpass. Die eigentliche Wirkung liegt beim Softwarewechsel: Je kürzer die Frist, desto früher endet die Pflicht, ein Altsystem lesbar zu halten. Zusammen mit der Datenträger-Regel nach fünf Jahren wird der Wechsel planbarer. Das setzt aber voraus, dass die Daten beim Wechsel überhaupt vollständig und auswertbar exportiert werden. Wer diese Frage erst bei der Kündigung stellt, hat die Verhandlungsposition bereits verloren. Die Fristen entscheiden deshalb schon bei der Auswahl mit, nicht erst beim Löschen.
- Buchungsbelege: acht Jahre seit 1. Januar 2025, Bücher und Organisationsunterlagen: zehn Jahre, Geschäftsbriefe: sechs Jahre
- Fristbeginn ist das Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist
- Ab 1. Januar 2027 grundsätzlich vernichtbar: Buchungsbelege bis 2018, Geschäftsbriefe bis 2020
- Der Drei-Fragen-Fristcheck: Unterlagenart, Fristbeginn, offene Steuerfestsetzung
- Digitale Belege im Ursprungsformat und maschinell auswertbar aufbewahren, bei E-Rechnungen den XML-Teil
- Nach einem Systemwechsel genügt ab dem sechsten Jahr ein auswertbarer Datenträger (§ 147 Abs. 6 AO)
Häufige Fragen zur Aufbewahrung digitaler Belege
Dürfen Papierbelege nach dem Scannen vernichtet werden?
Ja, wenn das ersetzende Scannen in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist und die digitale Kopie bildlich mit dem Original übereinstimmt. Ausnahmen gelten für Unterlagen, bei denen das Original rechtlich erforderlich ist, etwa Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse.
Gilt die Frist von acht Jahren auch für Kontoauszüge?
Ja, Kontoauszüge sind Buchungsbelege und unterliegen seit dem 1. Januar 2025 der Frist von acht Jahren. Für Kredit-, Finanzdienstleistungs- und Wertpapierinstitute selbst bleibt es bei zehn Jahren.
Wie lange müssen geschäftliche E-Mails aufbewahrt werden?
E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs werden sechs Jahre aufbewahrt. Enthält eine E-Mail eine Rechnung, gilt für den Anhang die Frist für Buchungsbelege von acht Jahren.
Reicht es, Belege in einer Cloud-Ablage zu speichern?
Eine Cloud-Ablage reicht, wenn sie Unveränderbarkeit, Protokollierung und maschinelle Auswertbarkeit über die gesamte Frist sicherstellt. Eine einfache Dateifreigabe ohne Änderungsschutz erfüllt diese Anforderungen in der Regel nicht.
Was passiert mit den Daten, wenn der Softwareanbieter den Vertrag beendet?
Die Aufbewahrungspflicht bleibt beim Betrieb. Die Daten müssen vor Vertragsende in einem auswertbaren Format exportiert und bis zum Fristablauf verfügbar gehalten werden.
Quellen und weiterführende Literatur
- Abgabenordnung, § 147 AO in der Fassung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes, insbesondere Abs. 3 (Fristen und Ablaufhemmung) und Abs. 6 (Datenzugriff und Systemwechsel), Stand September 2026
- Handelsgesetzbuch, § 257 HGB zu Aufbewahrungsfristen für Kaufleute
- Bundesministerium der Finanzen — GoBD, BMF-Schreiben vom 28. November 2019, geändert am 11. März 2024 und am 14. Juli 2025
- KPMG — „BMF: Zweite Änderung der GoBD“, Juli 2025, zu Aufbewahrung strukturierter Datensätze
- Haufe Finance — „Diese Unterlagen können 2026 vernichtet werden“ (abgerufen September 2026)
- Datenschutz-Grundverordnung, Art. 5 und Art. 17 DSGVO zu Speicherbegrenzung und Löschung
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