Dokumentenmanagement (DMS)
Kurze Antwort
Revisionssichere Ablage, Versionierung und Volltextsuche für geschäftliche Dokumente. Im Verzeichnis sind dazu 5 Produkte erfasst, relevant vor allem für 3 Branchen.
Ein Dokumentenmanagementsystem lebt von der Indizierung: Dokumente bekommen Metadaten, über die sie später wiedergefunden werden. Volltextsuche ergänzt das, ersetzt es aber nicht. In steuerlich oder berufsrechtlich regulierten Bereichen kommt die revisionssichere Aufbewahrung hinzu, also der technisch durchgesetzte Schutz vor Änderung und vorzeitiger Löschung. Die Einführung scheitert selten an der Software und häufig an fehlenden Ablageregeln.
Gebräuchliche Bezeichnungen: Dokumentenmanagementsystem, Archivierung, ECM.
Die E-Akte bündelt alle Dokumente und Vorgänge zu einem Fall digital an einer Stelle. Sie ersetzt die Papierakte und ist in Kanzleien und Verwaltungen der zentrale Arbeitsplatz. Ausführlich im Glossar: Elektronische Akte (E-Akte)
Welche Systeme infrage kommen
| Produkt | Hersteller | Betrieb | Preis | Geprüft |
|---|---|---|---|---|
| Advolux | Haufe-Lexware GmbH & Co. KG | Cloud + lokal | ab 63 € / Monat | 10.09.2026 |
| advoware | Septeo Legal Solutions Deutschland GmbH | Cloud + lokal | ab 110 € / Monat | 10.09.2026 |
| DATEV | DATEV eG | Cloud + lokal | auf Anfrage | 10.09.2026 |
| RA-MICRO | RA-MICRO Software AG | Cloud + lokal | auf Anfrage | 10.09.2026 |
| Renostar | Renostar GmbH & Co. KG | Cloud + lokal | ab 99 € / Monat | 10.09.2026 |
Für welche Branchen die Kategorie zählt
Abgrenzung
Anbieter schneiden Dokumentenmanagement (DMS) unterschiedlich zu. Zwei Produkte mit derselben Kategoriebezeichnung können deutlich verschiedene Aufgaben abdecken, weshalb der Funktionsvergleich immer am eigenen Ablauf ansetzen sollte.
Diese Übersicht fasst zusammen, welche Anbieter im Bereich Dokumentenmanagement (DMS) für Betriebe verschiedener Größe dokumentiert sind, welche Betriebsarten sie anbieten und wo öffentlich Preise genannt werden.
Worauf es bei der Auswahl ankommt
- Datenexport: Die Frage nach dem Export der eigenen Daten gehört vor den Einstieg, nicht an das Ende der Vertragslaufzeit.
- Auftragsverarbeitung: Wo personenbezogene Daten beim Anbieter liegen, ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung Pflicht, nicht Verhandlungssache.
- Support: Erreichbarkeit und Reaktionszeit entscheiden im Störungsfall mehr als jede Funktionsliste.
- Schnittstellen: Ein System ohne Anbindung an die vorhandene Landschaft erzeugt Doppelerfassung, statt sie abzubauen.
Woher die Angaben stammen
Bei Übernahmen und Umfirmierungen führen wir den Anbieter, der ein Produkt heute vertreibt, auch wenn es unter einem älteren Namen bekannter ist. Das führt gelegentlich zu Abweichungen gegenüber älteren Marktübersichten und ist beabsichtigt.
Für die Aufnahme zählt nicht die Größe des Anbieters. Kleine, spezialisierte Häuser sind in mehreren dieser Kategorien der Standard, und das bildet das Verzeichnis ab.
Was in den Spalten steht
- Preismodell: Abo steht für laufende Miete, meist je Nutzer und Monat. Kauf steht für eine einmalige Lizenz, in der Regel zuzüglich Wartung. Auf Anfrage heißt, dass der Hersteller keinen Listenpreis veröffentlicht.
- DATEV-Schnittstelle: Dokumentiert heißt, dass der Hersteller eine Übergabe an DATEV ausdrücklich nennt. Nicht dokumentiert heißt nicht, dass es sie nicht gibt, sondern dass wir dazu nichts Öffentliches gefunden haben.
- Prüfdatum: Das Datum sagt, wann wir die Angaben zuletzt gegen die Herstellerseite abgeglichen haben. Es ist kein Erscheinungsdatum und kein Hinweis auf die Aktualität der Software selbst.
Eine ausführliche Darstellung der Datenquellen und der Prüfschritte findet sich auf der Methodikseite. Quellen und Methodik
Aus der Praxis
Holen Sie Angebote über eine feste Laufzeit ein, üblich sind drei bis fünf Jahre. Monatspreise verdecken Einrichtungs-, Schulungs- und Wartungskosten.
Fragen und Antworten
Werden Anbieter für die Aufnahme bezahlt?
Nein. Die Aufnahme richtet sich danach, ob ein Produkt für das Gewerk eine Rolle spielt. Wo Provisionen fließen können, steht das an der jeweiligen Seite.
Wie viele Arbeitsplätze rechnen sich?
Bei Mietmodellen wächst der Preis linear mit den Nutzern, bei Lizenzmodellen sinkt der Preis je Platz oft mit der Menge. Der Vergleich lohnt über eine Laufzeit von drei bis fünf Jahren, nicht über einen Monat.
Gibt es kostenlose Lösungen?
Vereinzelt gibt es kostenfreie Einstiegsvarianten, meist mit Begrenzung auf einen Arbeitsplatz oder einen Funktionsumfang. Für den produktiven Betrieb in mehreren Händen sind sie selten ausreichend.
Was passiert bei einem Ausfall?
Zu klären ist, welche Verfügbarkeit zugesagt wird, wie der Support im Störungsfall erreichbar ist und ob es einen dokumentierten Ersatzweg gibt. Gerade bei cloudbasierten Systemen ist das der entscheidende Punkt.
Brauche ich eine Branchenlösung oder reicht ein allgemeines System?
Wo gesetzliche Vorgaben oder Abrechnungsregeln im Spiel sind, ist eine Branchenlösung meist der kürzere Weg. Bei rein kaufmännischen Aufgaben kann ein allgemeines System genügen und ist oft günstiger.
Die Liste oben ist ein Ausgangspunkt, kein Ergebnis. Welche Lösung für einen konkreten Betrieb trägt, entscheidet sich an den Anschlüssen und an der täglichen Bedienung.
Alle Angaben ohne Gewähr, Stand 10.09.2026. Wir sind mit keinem der genannten Anbieter verbunden und veröffentlichen keine Nutzerbewertungen.