WEG-Verwaltung: Aufgaben und digitale Werkzeuge

Eine WEG-Verwaltung führt die Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft aus, bewirtschaftet das Gemeinschaftseigentum und legt jährlich Rechnung. § 27 WEG erlaubt ihr eigene Entscheidungen nur bei untergeordneten Maßnahmen oder zur Fristwahrung. Digital abbildbar sind vor allem Buchhaltung, Fristen, Beschlüsse und Belege.

Welche Aufgaben hat eine WEG-Verwaltung?

Die WEG-Verwaltung setzt Beschlüsse der Eigentümer um, verwaltet das Gemeinschaftsvermögen und erfüllt die Berichtspflichten nach § 28 WEG. Eigenständig handeln darf sie laut § 27 Abs. 1 WEG nur bei Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung oder wenn eine Frist zu wahren ist.

Diese Zuständigkeitsgrenze ist der wichtigste Punkt für die Praxis. § 27 Abs. 1 WEG in der seit dem 1. Dezember 2020 geltenden Fassung gibt dem Verwalter zwei Handlungsräume: Maßnahmen, die untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen, sowie Maßnahmen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind. Alles andere braucht einen Beschluss. Nach § 27 Abs. 2 WEG können die Eigentümer diesen Rahmen per Beschluss erweitern oder einschränken, etwa über eine Betragsgrenze für Instandsetzungsaufträge.

Wer eine Verwaltung beauftragt oder selbst verwaltet, sollte die Aufgaben nach ihrer Rechtsgrundlage ordnen statt nach Leistungskatalog. Das verhindert die häufigste Lücke in Verwalterverträgen: Pflichten, die im Gesetz stehen, aber im Vertrag fehlen.

Pflicht	Rechtsgrundlage	Takt oder Frist
Wirtschaftsplan für jedes Kalenderjahr aufstellen	§ 28 Abs. 1 WEG	jährlich, vor dem Wirtschaftsjahr
Jahresabrechnung über den Wirtschaftsplan aufstellen	§ 28 Abs. 2 WEG	nach Ablauf des Kalenderjahres
Vermögensbericht erstellen und jedem Eigentümer verfügbar machen	§ 28 Abs. 4 WEG	nach Ablauf des Kalenderjahres
Eigentümerversammlung einberufen	§ 24 Abs. 1 WEG	mindestens einmal im Jahr
Versammlung auf Verlangen von mehr als einem Viertel der Eigentümer einberufen	§ 24 Abs. 2 WEG	anlassbezogen
Einberufung in Textform versenden	§ 24 Abs. 4 WEG	Frist soll mindestens drei Wochen betragen
Niederschrift über die Beschlüsse aufnehmen	§ 24 Abs. 6 WEG	unverzüglich nach der Versammlung
Beschluss-Sammlung führen	§ 24 Abs. 7 und 8 WEG	laufend, Beschlüsse ab 1. Juli 2007
Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung treffen	§ 27 Abs. 1 WEG	laufend, im gesetzlichen Rahmen

Eine Besonderheit aus der WEG-Reform wird oft übersehen. Nach § 28 Abs. 2 WEG beschließen die Eigentümer nicht mehr über die Jahresabrechnung als Ganzes, sondern über Nachschüsse und die Anpassung der Vorschüsse. Der Verwalter stellt die Abrechnung auf, der Beschluss betrifft nur die Abrechnungsspitze. Wer noch Beschlussvorlagen aus der Zeit vor Dezember 2020 verwendet, lässt regelmäßig über den falschen Gegenstand abstimmen.

Welche dieser Pflichten kann Software übernehmen?

Software übernimmt in der WEG-Verwaltung die wiederkehrenden Rechen- und Nachweisarbeiten: Hausgeldsollstellung, Abrechnung nach Verteilerschlüsseln, Rücklagenfortschreibung, Beleg- und Beschlussarchiv sowie Fristerinnerungen. Die Beschlussfassung, die Bewertung von Angeboten und die Haftung bleiben bei Verwaltung und Eigentümern.

Die Trennlinie verläuft zwischen Rechnen und Entscheiden. Ein Abrechnungsprogramm kann aus Buchungen, Verteilerschlüsseln und Zählerständen eine prüffähige Jahresabrechnung erzeugen. Ob eine Dachsanierung als Instandsetzung oder als bauliche Veränderung behandelt wird, entscheidet keine Software.

Aufgabe	Was die Software leistet	Was Handarbeit bleibt
Wirtschaftsplan (§ 28 Abs. 1 WEG)	Fortschreibung der Vorjahreswerte, Verteilung auf Einheiten, Sollstellung der Vorschüsse	Ansatz für Instandhaltung, Rücklagenhöhe, Preissteigerungen einschätzen
Jahresabrechnung (§ 28 Abs. 2 WEG)	Zuordnung der Buchungen, Verteilung nach Schlüsseln, Einzelabrechnungen, Abrechnungsspitze	Abgrenzungsfragen, Zuordnung strittiger Kosten, Plausibilitätsprüfung
Vermögensbericht (§ 28 Abs. 4 WEG)	Rücklagenstand und Vermögensaufstellung aus der Buchhaltung ableiten, Bereitstellung je Eigentümer	Bewertung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens, Vollständigkeitskontrolle
Einberufung (§ 24 Abs. 1 und 4 WEG)	Fristenrechnung, Serienbrief oder E-Mail in Textform, Nachweis des Versands	Tagesordnung formulieren, Beschlussanträge vorbereiten
Niederschrift (§ 24 Abs. 6 WEG)	Protokollvorlage, Beschlusstexte, Unterschriftenlauf, Versandprotokoll	Formulierung der Beschlüsse, Feststellung des Ergebnisses
Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 WEG)	fortlaufende Nummerierung, Vermerke, Löschungen, Volltextsuche	Entscheidung, was eintragungspflichtig ist
Belegprüfung	digitales Belegarchiv, Verknüpfung Buchung und Beleg, Einsichtnahme für Eigentümer	inhaltliche Prüfung der Rechnung gegen Auftrag und Leistung

Für die Auswahl folgt daraus eine klare Reihenfolge. Zuerst stehen die Pflichten mit Nachweischarakter, weil dort Fehler teuer werden. Erst danach kommen Komfortfunktionen wie ein Eigentümerportal oder eine App für Schadensmeldungen. Wie man diese Reihenfolge in ein Anforderungsprofil übersetzt, beschreibt der Leitfaden Branchensoftware auswählen: ein Leitfaden in sieben Schritten.

Die WEG-Jahresachse: vier feste Punkte im Verwaltungsjahr

Das Verwaltungsjahr einer WEG hängt an vier Punkten: Wirtschaftsplan vor dem Jahr, Einberufung mit Dreiwochenfrist in Textform, Versammlung mit unverzüglicher Niederschrift, danach Jahresabrechnung und Vermögensbericht. Diese WEG-Jahresachse ist der Takt, den jede Verwaltungssoftware abbilden muss.

Punkt 1: Wirtschaftsplan. § 28 Abs. 1 WEG verlangt für jedes Kalenderjahr einen Plan mit den voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben. Beschlossen werden die Vorschüsse zur Kostentragung und die Rücklagen. Praktisch heißt das: Der Plan muss vor Beginn des Wirtschaftsjahres stehen, sonst laufen die Hausgelder auf einer veralteten Grundlage weiter.

Punkt 2: Einberufung. Nach § 24 Abs. 4 WEG erfolgt die Einberufung in Textform, die Frist soll mindestens drei Wochen betragen, sofern kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt. Textform bedeutet, dass E-Mail genügt, eine Unterschrift ist nicht nötig. Entscheidend ist der Nachweis, dass die Einladung jeden Eigentümer erreicht hat und die Tagesordnung die Beschlussgegenstände erkennbar bezeichnet.

Punkt 3: Versammlung und Niederschrift. § 24 Abs. 1 WEG verlangt mindestens eine Versammlung im Jahr. Über die gefassten Beschlüsse ist nach § 24 Abs. 6 WEG unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen, unterzeichnet vom Vorsitzenden, einem Eigentümer und, sofern ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, dessen Vorsitzendem. Parallel wandert jeder Beschluss in die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG, die Beschlüsse ab dem 1. Juli 2007 erfasst.

Punkt 4: Abrechnung und Vermögensbericht. Nach Ablauf des Kalenderjahres stellt der Verwalter die Jahresabrechnung auf (§ 28 Abs. 2 WEG) und erstellt den Vermögensbericht (§ 28 Abs. 4 WEG). Der Vermögensbericht enthält den Stand der Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens und ist jedem Eigentümer verfügbar zu machen. Erst danach beschließt die Versammlung über Nachschüsse oder angepasste Vorschüsse.

Wer die Jahresachse in Software abbildet, braucht pro Punkt genau vier Felder: Pflicht, Rechtsgrundlage, Termin, Nachweis. Fehlt das Feld Nachweis, entsteht dieselbe Lücke wie bei Prüffristen im Gebäudebetrieb, beschrieben in Facility Management: Aufgaben digital organisieren.

Was gilt seit Oktober 2024 für die virtuelle Eigentümerversammlung?

Seit dem 17. Oktober 2024 können Eigentümer nach § 23 Abs. 1a WEG mit Dreiviertelmehrheit eine rein virtuelle Versammlung beschließen, befristet auf längstens drei Jahre. Bis zum 1. Januar 2028 bleibt nach § 48 Abs. 6 WEG eine Präsenzversammlung pro Jahr nötig.

Die Rechtsgrundlage stammt aus dem Gesetz zur Zulassung virtueller Wohnungseigentümerversammlungen vom 10. Oktober 2024, veröffentlicht im Bundesgesetzblatt Teil I Nr. 306. Davor erlaubte § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG nur die hybride Teilnahme: Die Eigentümer konnten beschließen, dass einzelne Teilnehmer ohne physische Anwesenheit dabei sind und ihre Rechte elektronisch ausüben. Ein Versammlungsort blieb nötig.

§ 23 Abs. 1a WEG stellt eine inhaltliche Anforderung, die technisch messbar ist: Die virtuelle Versammlung muss hinsichtlich Teilnahme und Rechteausübung einer Präsenzversammlung entsprechen. Daraus ergibt sich eine kurze Prüfliste für die eingesetzte Technik.

• Identifizierung der Teilnehmer, damit nur Berechtigte abstimmen
• Rede- und Fragerecht in Echtzeit, nicht nur ein Chat-Fenster
• Abstimmung mit erkennbarem Ergebnis und Zuordnung zu Miteigentumsanteilen
• Vollmachten und Vertretung technisch abbildbar
• Protokollgrundlage für die Niederschrift nach § 24 Abs. 6 WEG
• Zugang für Eigentümer ohne eigene Technikkenntnisse, etwa per Telefoneinwahl

Die Übergangsregelung in § 48 Abs. 6 WEG ist der Punkt, der in Beschlussvorlagen am häufigsten fehlt. Vor dem 1. Januar 2028 muss mindestens eine Präsenzversammlung im Jahr stattfinden, sofern die Eigentümer nicht einstimmig darauf verzichten. Ein Verstoß führt nach § 48 Abs. 6 WEG nicht zur Nichtigkeit der in virtuellen Versammlungen gefassten Beschlüsse. Trotzdem sollte der Beschluss über die virtuelle Versammlung die Präsenzversammlung ausdrücklich mitregeln.

Welche Software passt zu welcher WEG-Größe?

Kleine Gemeinschaften in Selbstverwaltung kommen mit Tabelle, Belegordner und einem Dokumentenarchiv aus. Ab etwa 20 Einheiten oder mehreren Gebäuden lohnt eine WEG-Abrechnungssoftware. Professionelle Verwaltungen mit mehreren Gemeinschaften brauchen Mandantentrennung, Banking-Anbindung und revisionssichere Belegablage.

Die folgende Einordnung ist eine redaktionelle Empfehlung, keine Rechtspflicht. Maßgeblich sind drei Treiber: Zahl der Einheiten, Zahl der getrennt abzurechnenden Gemeinschaften und Zahl der Verteilerschlüssel.

Bis etwa 8 Einheiten, eine Gemeinschaft, Selbstverwaltung. Hier zahlt sich eine Spezialsoftware selten aus. Eine saubere Tabelle für Wirtschaftsplan und Abrechnung, ein Konto nur für die WEG und ein geordnetes Belegarchiv genügen. Pflicht bleibt die Beschluss-Sammlung als fortlaufende Datei. Wer in dieser Größe Software kauft, bezahlt Funktionen für Mandantenverwaltung, die niemand nutzt.

Etwa 9 bis 20 Einheiten, eine Gemeinschaft. Ab dieser Größe werden Zählerstände, Heizkostenabrechnung und wechselnde Eigentümer zum Fehlerherd. Eine WEG-Abrechnungssoftware mit Verteilerschlüsseln, Eigentümerwechsel-Logik und Belegverknüpfung rechnet sich über die eingesparte Korrekturarbeit. Die Buchhaltung bleibt die Pflichtfunktion, alles andere ist Komfort. Grundbegriffe dazu stehen im Glossareintrag Finanzbuchhaltung (Fibu).

Mehrere Gemeinschaften oder mehr als 20 Einheiten. Jetzt entscheidet die Mandantenfähigkeit. Jede Gemeinschaft braucht getrennte Konten, getrennte Abrechnungskreise und getrennte Zugriffsrechte. Hinzu kommen Bankanbindung mit automatischem Zahlungsabgleich, ein Eigentümerportal für die Belegeinsicht und ein Dokumentenarchiv mit Suchfunktion. Was ein solches Archiv können muss, erklärt der Glossareintrag Dokumentenmanagementsystem (DMS). Anbieterkategorien für die Buchhaltungsseite listet die Verzeichnisseite Finanzbuchhaltung, eine gefilterte Vorauswahl liefert der Software-Finder.

Für wen sich der Umstieg nicht lohnt. Eine Gemeinschaft, die ihre Verwaltung im kommenden Jahr neu vergeben will, sollte keine eigene Software einführen. Die beauftragte Verwaltung bringt ihr eigenes System mit, und die Daten müssten zweimal migriert werden. Sinnvoll ist in diesem Fall nur die Trennung der Datenhaltung: Belege, Beschluss-Sammlung und Verträge gehören der Gemeinschaft, nicht dem Verwalter.

Welche Fehler passieren beim Umstieg auf eine Verwaltungssoftware?

Die häufigsten Fehler beim Umstieg betreffen nicht die Software, sondern die Datenbasis: unvollständige Beschluss-Sammlung, nicht abgestimmte Rücklagenstände, fehlende Zählerzuordnung, offene Eigentümerwechsel und ein Stichtag mitten im Wirtschaftsjahr. Jeder dieser Punkte erzeugt Korrekturarbeit über mehrere Abrechnungsperioden.

Umstieg mitten im Wirtschaftsjahr. Ein Wechsel zum 1. Juli bedeutet zwei Teilabrechnungen aus zwei Systemen und einen Abstimmungsaufwand, der die Zeitersparnis des ersten Jahres aufzehrt. Der tragfähige Stichtag ist der Beginn des Wirtschaftsjahres, mit Altsystem im Lesezugriff für die Vorjahresabrechnung.

Rücklagenstand ohne Abstimmung übernehmen. Der Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG verlangt den Stand der Rücklagen. Wird dieser Stand aus dem Altsystem übernommen, ohne ihn gegen Kontoauszug und letzte beschlossene Abrechnung zu stellen, wandert ein Fehler in jeden künftigen Bericht. Diese Abstimmung gehört in die Übernahme, nicht in die erste Abrechnung.

Beschluss-Sammlung nachträglich rekonstruieren. § 24 Abs. 7 WEG verlangt eine fortlaufende Sammlung der Beschlüsse ab dem 1. Juli 2007 samt Vermerken und Löschungen. Viele Gemeinschaften stellen beim Systemwechsel fest, dass Protokolle aus mehreren Jahren fehlen. Die Rekonstruktion braucht Zugriff auf Altprotokolle und muss abgeschlossen sein, bevor die Sammlung ins neue System wandert.

Zähler und Verteilerschlüssel ungeprüft migrieren. Verteilerschlüssel sind der Teil der Abrechnung, der am häufigsten falsch übernommen wird, weil Teilungserklärung und Altsystem auseinanderlaufen. Vor der Migration prüft man jeden Schlüssel gegen die Teilungserklärung und gegen den letzten beschlossenen Wirtschaftsplan. Welche Datenarten bei einem Systemwechsel insgesamt mitmüssen, zeigt Datenübernahme beim Systemwechsel: was wirklich mitmuss.

Eigentümerportal ohne Rechtekonzept. Ein Portal für die Belegeinsicht verarbeitet personenbezogene Daten: Namen, Anschriften, Zahlungsstände, Mahnungen. Wer Einsicht in welche Unterlagen erhält, muss vor dem Start festgelegt sein. Die Anforderungen an Auftragsverarbeitung und Verantwortlichkeit behandelt Worauf ist bei der Softwareauswahl datenschutzrechtlich zu achten?.

Wer darf eine WEG überhaupt verwalten?

Verwalten darf grundsätzlich jede natürliche oder juristische Person, auch ein Eigentümer selbst. Als zertifizierter Verwalter darf sich nach § 26a WEG nur bezeichnen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer eine Prüfung über rechtliche, kaufmännische und technische Kenntnisse bestanden hat.

§ 26a WEG gilt seit dem 1. Dezember 2020 und wurde am 17. Oktober 2024 geändert. Die Übergangsregelung in § 48 Abs. 4 WEG lautet: Wer am 1. Dezember 2020 Verwalter einer Gemeinschaft war, galt gegenüber den Eigentümern dieser Gemeinschaft bis zum 1. Juni 2024 als zertifizierter Verwalter. Dieser Bestandsschutz ist abgelaufen. Für Gemeinschaften, die neu bestellen oder verlängern, ist die Zertifizierung damit ein prüfbares Kriterium und kein Werbeversprechen.

Die Selbstverwaltung bleibt zulässig und in kleinen Gemeinschaften verbreitet. Sie verschiebt die Arbeit, nicht die Pflichten. Wirtschaftsplan, Abrechnung, Vermögensbericht, Einberufung, Niederschrift und Beschluss-Sammlung sind in einer Selbstverwaltung genauso zu erfüllen wie bei einem gewerblichen Verwalter.

💬 Meine Einschätzung

Die gängige Annahme lautet, Verwaltungssoftware löse das Abrechnungsproblem. Nach Durchsicht der gesetzlichen Pflichten zeigt sich ein anderes Bild: Die Abrechnung ist der am besten automatisierbare Teil. Was Gemeinschaften tatsächlich Geld kostet, sind die Nachweispflichten. Der Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG und die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG verlangen eine lückenlose Historie, die über Verwalterwechsel hinweg trägt. Genau dort bricht die Praxis, weil die Historie oft beim Verwalter liegt und nicht bei der Gemeinschaft. Wer eine Software auswählt, sollte deshalb zuerst den Export testen und nicht die Abrechnungsmaske. Eine Gemeinschaft, die ihre Daten jederzeit vollständig herausziehen kann, ist unabhängiger als eine, die die schönere Oberfläche hat.

Häufige Fragen zur WEG-Verwaltung

Was ist der Unterschied zwischen WEG-Verwaltung und Mietverwaltung?

Die WEG-Verwaltung verwaltet das Gemeinschaftseigentum einer Eigentümergemeinschaft und ist dieser gegenüber nach den §§ 24 bis 28 WEG verpflichtet. Die Mietverwaltung verwaltet das Sondereigentum eines einzelnen Eigentümers und richtet sich nach dem Mietrecht und dem Verwaltervertrag. Beide Rollen können in einer Immobilie parallel bestehen.

Wann muss die Jahresabrechnung vorliegen?

§ 28 Abs. 2 WEG verlangt die Jahresabrechnung nach Ablauf des Kalenderjahres, nennt aber keine Kalenderfrist. Maßgeblich ist, dass die Eigentümer in der Jahresversammlung über Nachschüsse und angepasste Vorschüsse beschließen können. Verwalterverträge regeln dafür üblicherweise einen Termin innerhalb der ersten Monate des Folgejahres.

Darf die Eigentümerversammlung komplett online stattfinden?

Ja, wenn die Eigentümer dies nach § 23 Abs. 1a WEG mit Dreiviertelmehrheit beschließen. Der Beschluss gilt für längstens drei Jahre ab Beschlussfassung. Bis zum 1. Januar 2028 muss nach § 48 Abs. 6 WEG zusätzlich eine Präsenzversammlung pro Jahr stattfinden, sofern die Eigentümer nicht einstimmig darauf verzichten.

Wie lange ist die Einberufungsfrist für die Eigentümerversammlung?

Die Frist soll nach § 24 Abs. 4 WEG mindestens drei Wochen betragen, sofern kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt. Die Einberufung erfolgt in Textform, eine Unterschrift ist nicht erforderlich. Eine E-Mail genügt, wenn alle Eigentümer auf diesem Weg erreichbar sind.

Braucht eine kleine WEG mit sechs Einheiten eine Verwaltungssoftware?

In dieser Größe genügen meist eine Tabelle für Wirtschaftsplan und Abrechnung, ein eigenes WEG-Konto und ein geordnetes Belegarchiv. Pflicht bleibt die fortlaufende Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG. Spezialsoftware lohnt sich erst, wenn mehrere Verteilerschlüssel, Zählerstände und Eigentümerwechsel zusammenkommen.

Quellen und weiterführende Literatur

• § 27 Wohnungseigentumsgesetz, Aufgaben und Befugnisse des Verwalters, Fassung seit 1. Dezember 2020 nach dem Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz vom 16. Oktober 2020 (abgerufen Oktober 2026).
• § 28 Wohnungseigentumsgesetz, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht, Fassung seit 1. Dezember 2020 (abgerufen Oktober 2026).
• § 24 Wohnungseigentumsgesetz, Einberufung, Vorsitz, Niederschrift und Beschluss-Sammlung (abgerufen Oktober 2026).
• § 23 Wohnungseigentumsgesetz, Wohnungseigentümerversammlung, Fassung seit 17. Oktober 2024 nach dem Gesetz zur Zulassung virtueller Wohnungseigentümerversammlungen vom 10. Oktober 2024, Bundesgesetzblatt Teil I Nr. 306.
• § 48 Wohnungseigentumsgesetz, Übergangsvorschriften, insbesondere Absatz 4 zum Bestandsschutz für Altverwalter bis 1. Juni 2024 und Absatz 6 zur Präsenzversammlung bis 1. Januar 2028.
• § 26a Wohnungseigentumsgesetz, Zertifizierter Verwalter, Prüfung vor einer Industrie- und Handelskammer.
• Bundesministerium der Justiz, Gesetze im Internet, amtliche Fassung des Wohnungseigentumsgesetzes.