Beim Systemwechsel müssen aktive Stammdaten und offene Vorgänge in die neue Software übernommen werden. Abgeschlossene, aufbewahrungspflichtige Daten brauchen dagegen keinen Umzug, sondern einen lesenden Zugriff bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist. Ob der Export gelingt, wird vor Vertragsschluss geprüft, nicht bei der Kündigung.
Eine Datenübernahme teilt den Altbestand in drei Körbe: übernehmen, lesend archivieren, löschen. Steuerrelevante Daten bleiben nach § 147 Abs. 6 AO für die Betriebsprüfung maschinell auswertbar, auch nach dem Wechsel. Nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung genügt ein auswertbarer Datenträger. Für Cloud- und SaaS-Dienste gilt seit dem 12. September 2025 der EU Data Act: höchstens zwei Monate Kündigungsfrist, in der Regel 30 Tage Übergangszeitraum und ab dem 12. Januar 2027 keine Wechselentgelte mehr.
Welche Daten müssen beim Systemwechsel wirklich mit?
Beim Systemwechsel müssen nur die Daten in die neue Software, mit denen der Betrieb weiterarbeitet: aktive Kunden-, Mandanten- oder Patientenstammdaten, offene Vorgänge, laufende Verträge, offene Posten und Fristen. Abgeschlossene Altfälle gehören in ein lesbares Archiv, nicht in das neue Produktivsystem.
Eine Datenübernahme (auch Datenmigration) ist die Übertragung von Datensätzen aus einer Altsoftware in eine neue Software, einschließlich Umwandlung in deren Datenstruktur. Ein Stammdatensatz beschreibt eine Person oder Sache dauerhaft, etwa Name, Anschrift und Vertragsbeziehung. Ein Bewegungsdatensatz beschreibt einen einzelnen Vorgang, etwa eine Rechnung, eine Buchung oder einen Behandlungseintrag.
Stammdaten lassen sich meist vollständig übernehmen, weil ihre Struktur zwischen Programmen ähnlich ist. Bewegungsdaten sind aufwendiger. Jedes Programm verknüpft Vorgänge, Dokumente und Status anders. Je weiter die Historie zurückreicht, desto mehr Sonderfälle und Formatbrüche treten auf. Deshalb bestimmt die Grenze zwischen „übernehmen“ und „archivieren“ den Aufwand eines Wechsels stärker als die Datenmenge.
Die Datenübernahme ist einer der sieben Schritte im Pillar-Beitrag Branchensoftware auswählen: ein Leitfaden in sieben Schritten. Dieser Beitrag vertieft genau diesen Schritt.
Wie funktioniert der Drei-Körbe-Migrationsplan?
Der Drei-Körbe-Migrationsplan sortiert jeden Datenbestand vor dem Wechsel in einen von drei Körben: Korb 1 wird übernommen, Korb 2 wird lesend archiviert, Korb 3 wird gelöscht. Maßstab sind die Weiterarbeit im Alltag, die gesetzliche Aufbewahrungsfrist und die Datenschutz-Grundverordnung.
| Korb | Inhalt | Ziel |
|---|---|---|
| 1 · Übernehmen | Aktive Stammdaten, offene Vorgänge, offene Posten, laufende Fristen und Verträge | Neue Software, voll bearbeitbar |
| 2 · Lesend archivieren | Abgeschlossene Vorgänge innerhalb der Aufbewahrungsfrist, Buchungen, Belege, Dokumentation | Archiv oder Altsystem im Lesemodus, maschinell auswertbar |
| 3 · Löschen | Daten nach Fristablauf, Dubletten, Testdaten, personenbezogene Daten ohne Rechtsgrundlage | Dokumentierte Löschung |
Korb 1 wird so klein wie möglich gehalten. Jeder übernommene Altdatensatz muss in der neuen Software geprüft, zugeordnet und bei Fehlern korrigiert werden. Ein gängiger Ansatz ist, zusätzlich zum offenen Bestand nur ein oder zwei abgeschlossene Jahre zu übernehmen, damit Rückfragen im Alltag ohne Archivzugriff beantwortet werden können.
Korb 3 wird vor dem Export geleert, nicht danach. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO, personenbezogene Daten nur so lange zu speichern, wie es für den Zweck erforderlich ist. Ein Systemwechsel ist ein naheliegender Zeitpunkt, fristabgelaufene Daten nach dem Löschkonzept zu entfernen, statt sie in das neue System mitzunehmen.
Wie lange muss der Zugriff auf Altdaten erhalten bleiben?
Der Zugriff auf steuerrelevante Altdaten muss bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben: acht Jahre für Buchungsbelege, zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse. Nach § 147 Abs. 6 AO genügt nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach dem Systemwechsel ein maschinell auswertbarer Datenträger statt des Altsystems.
Die Abgabenordnung gibt der Finanzverwaltung bei einer Außenprüfung drei Formen des Datenzugriffs. Beim unmittelbaren Zugriff (Z1) arbeitet der Prüfer selbst im System. Beim mittelbaren Zugriff (Z2) wertet der Betrieb die Daten nach Vorgabe des Prüfers aus. Bei der Datenträgerüberlassung (Z3) erhält der Prüfer die Daten in einem maschinell auswertbaren Format. Ein PDF-Ausdruck erfüllt keine dieser drei Formen.
Für den Wechsel bedeutet das: In den ersten fünf Jahren nach der Umstellung muss der Betrieb alle drei Zugriffsarten ermöglichen. Das gelingt über ein Altsystem im Lesemodus, eine Archivlösung mit Auswertungsfunktion oder eine vollständige Übernahme. Danach reicht der Datenträger. Die Details zu Fristbeginn und Fristende erklärt der Beitrag Wie lange müssen digitale Belege aufbewahrt werden?.
Die technischen Anforderungen an ein solches Archiv beschreibt der Glossar-Eintrag Revisionssichere Archivierung. Die zugrunde liegenden Ordnungsregeln stehen unter GoBD.
Berufsrechtliche Aufbewahrungspflichten laufen neben der Abgabenordnung. Ärztliche Behandlungsdokumentation ist nach § 630f Abs. 3 BGB grundsätzlich zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, Handakten von Anwälten nach § 50 BRAO sechs Jahre. Dieser Beitrag ist redaktionelle Information und keine Rechts- oder Steuerberatung. Die maßgebliche Frist klären Betriebe vor dem Wechsel mit Steuerberatung oder Kammer.
Warum gehört der Exporttest vor den Vertragsschluss?
Der Exporttest gehört vor den Vertragsschluss, weil der Betrieb nur vor der Unterschrift Verhandlungsmacht hat. Ein Exporttest prüft, ob sich der Datenbestand vollständig, strukturiert und in einem dokumentierten Format aus der Software herausholen lässt. Diese Prüfung betrifft die neue Software ebenso wie die alte.
Beim Wechsel zeigt sich, ob die Altsoftware einen vollständigen Export liefert. Beim Kauf der neuen Software wird entschieden, ob der nächste Wechsel gelingt. Eine Software, die nur einzelne Listen als CSV ausgibt, aber keine Verknüpfungen zwischen Vorgängen, Dokumenten und Stammdaten, erzeugt beim nächsten Wechsel dieselben Probleme.
Ein Exporttest umfasst vier Prüfungen:
- Vollständigkeit: Enthält der Export Stammdaten, Bewegungsdaten, Dokumente und Änderungshistorie?
- Struktur: Bleiben Verknüpfungen erhalten, etwa welche Rechnung zu welchem Kunden und welchem Dokument gehört?
- Format: Ist das Format dokumentiert und offen, etwa CSV mit Feldbeschreibung, XML oder eine Datenbanksicherung mit Schema?
- Kosten und Dauer: Ist der Export im Vertrag geregelt, inklusive Preis, Frist und Unterstützung durch den Anbieter?
Die Anforderungen an den Export gehören deshalb als Muss-Kriterium in die Ausschreibung. Wie solche Kriterien formuliert werden, zeigt der Beitrag Wie schreibt man ein Lastenheft für die Softwareauswahl?.
Ein wirksamer Exporttest lässt sich an einem Tag durchführen: Der Betrieb lässt sich im Testzugang der neuen Software zehn Beispielvorgänge anlegen, fordert den Vollexport an und versucht, diese zehn Vorgänge ohne Hilfe des Anbieters in einer Tabellenkalkulation wiederzufinden, inklusive Dokument und Kunde. Gelingt das nicht, ist die Exportfunktion für einen späteren Wechsel nicht belastbar. Das Ergebnis gehört in die Vergabeakte, denn es wird beim nächsten Wechsel wieder gebraucht.
Was ändert der EU Data Act beim Wechsel von Cloud-Software?
Der EU Data Act verpflichtet Anbieter von Cloud- und SaaS-Diensten seit dem 12. September 2025, den Wechsel zu ermöglichen. Die Kündigungsfrist beträgt höchstens zwei Monate, der Übergangszeitraum in der Regel höchstens 30 Kalendertage. Ab dem 12. Januar 2027 dürfen Anbieter keine Wechselentgelte mehr verlangen.
Der Data Act ist die Verordnung (EU) 2023/2854. Kapitel VI (Art. 23 bis 34) regelt den Wechsel zwischen Datenverarbeitungsdiensten. Nach der Darstellung der Bundesnetzagentur (abgerufen September 2026) gelten die Vorgaben auch für Software-as-a-Service und für bestehende Verträge.
- Kündigungsfrist: höchstens zwei Monate vor dem Wechsel.
- Übergangszeitraum: höchstens 30 Kalendertage, bei technischer Undurchführbarkeit bis zu sieben Monate. Der Kunde kann den Zeitraum einmal verlängern.
- Datenabruf: mindestens 30 Kalendertage nach Ende des Übergangszeitraums bleiben die Daten abrufbar.
- Wechselentgelte: bis zum 11. Januar 2027 nur kostendeckend, ab dem 12. Januar 2027 abgeschafft.
Ausgenommen sind nach der Bundesnetzagentur individuell angepasste Dienste, die nicht in großem Maßstab kommerziell angeboten werden, sowie Testversionen. Für Branchensoftware mit starkem Individualisierungsgrad lohnt deshalb ein Blick in den Vertrag. Der Data Act regelt, dass der Export möglich sein muss. Wie gut sich die Daten im neuen System weiterverwenden lassen, regelt er nicht.
Wie läuft eine Datenübernahme zeitlich ab?
Eine Datenübernahme läuft in fünf Phasen ab: Bestand sortieren, Testmigration, Abgleich, Stichtagsmigration und Archivierung des Altbestands. Die Testmigration mit echten Daten entscheidet über den Erfolg, weil erst dort Formatbrüche, Dubletten und fehlende Zuordnungen sichtbar werden.
- Bestand sortieren: Datenbestände den drei Körben zuordnen und Korb 3 löschen.
- Testmigration: vollständigen Export in eine Testumgebung der neuen Software einspielen.
- Abgleich: Stichproben und Summen vergleichen, etwa Anzahl der Kunden, Summe der offenen Posten, Anzahl der Dokumente.
- Stichtagsmigration: finalen Export zum Stichtag, Altsystem ab dann nur noch lesend nutzen.
- Archivierung: Lesezugriff oder Datenträger für Korb 2 bis zum Fristende sichern und dokumentieren.
Branchen unterscheiden sich im Detail. In Arztpraxen kommen Anforderungen der Telematikinfrastruktur und der Behandlungsdokumentation hinzu, wie der Beitrag Praxissoftware wechseln: was vor der Entscheidung geklärt sein muss zeigt. Den organisatorischen Rahmen eines Einführungsprojekts beschreibt Softwareeinführung im Betrieb: warum Projekte scheitern. Passende Produkte mit Angaben zu Betriebsart und Preismodell lassen sich im Software-Finder filtern.
💬 Meine Einschätzung
Die gängige Annahme lautet, dass eine gute Migration möglichst alle Altdaten in die neue Software bringt. In der Praxis ist das Gegenteil sinnvoller: Je weniger in Korb 1 landet, desto schneller ist das neue System sauber nutzbar. Der Data Act verschiebt die Aufmerksamkeit zusätzlich. Ab Januar 2027 kostet der Wechsel einer Cloud-Software kein Wechselentgelt mehr. Die Kosten liegen dann fast vollständig im Abgleich und in der Nacharbeit. Wer heute Software auswählt, prüft deshalb weniger den Preis des Exports als seine Qualität: dokumentiertes Format, erhaltene Verknüpfungen, vollständige Historie.
- Der Drei-Körbe-Migrationsplan: übernehmen, lesend archivieren, löschen
- Steuerrelevante Altdaten bleiben acht bzw. zehn Jahre maschinell auswertbar (§ 147 AO)
- Nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach dem Wechsel genügt ein auswertbarer Datenträger (§ 147 Abs. 6 AO)
- Exporttest mit zehn Beispielvorgängen vor Vertragsschluss, Ergebnis in die Vergabeakte
- Data Act seit 12. September 2025: höchstens zwei Monate Kündigungsfrist, in der Regel 30 Tage Übergang
- Wechselentgelte für Cloud-Dienste entfallen ab 12. Januar 2027
Häufige Fragen zur Datenübernahme beim Systemwechsel
Muss die gesamte Historie in die neue Software übernommen werden?
Nein, die gesamte Historie muss nicht übernommen werden. Pflicht ist nur, dass steuerrelevante und berufsrechtlich aufbewahrungspflichtige Daten bis zum Fristende lesbar und bei steuerlichen Daten maschinell auswertbar bleiben. Das kann auch ein Archiv oder das Altsystem im Lesemodus leisten.
Darf die Altsoftware nach dem Wechsel gekündigt werden?
Ja, wenn der Zugriff auf die aufbewahrungspflichtigen Daten anderweitig gesichert ist, etwa durch ein Archiv mit Auswertungsfunktion. Ohne gesicherten Zugriff läuft eine Lese-Lizenz des Altsystems bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist weiter.
Welches Exportformat ist für eine Datenübernahme geeignet?
Geeignet ist ein offenes, dokumentiertes Format, das Verknüpfungen erhält, etwa XML, CSV mit Feldbeschreibung oder eine Datenbanksicherung mit Schema. PDF-Ausdrucke eignen sich nicht, weil sie nicht maschinell auswertbar sind.
Gilt der Data Act auch für lokal installierte Software?
Nein, Kapitel VI des Data Act betrifft Datenverarbeitungsdienste, also Cloud- und SaaS-Angebote. Für lokal installierte Software regelt allein der Vertrag, ob und wie der Anbieter beim Export unterstützt.
Wer trägt die Verantwortung für die Vollständigkeit der Daten?
Die Verantwortung für Vollständigkeit und Aufbewahrung bleibt beim Betrieb. Anbieter und Dienstleister unterstützen technisch, aber die Pflichten aus Abgabenordnung und Berufsrecht treffen den Betrieb selbst.
Quellen und weiterführende Literatur
- Abgabenordnung, § 147 AO, insbesondere Abs. 3 (Fristen) und Abs. 6 (Datenzugriff und Systemwechsel), Stand September 2026
- Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act), Kapitel VI, Art. 23 bis 34
- Bundesnetzagentur — „Datenverarbeitungsdienste und Anbieterwechsel“, Hintergrundseite zum Data Act (abgerufen September 2026)
- Datenschutz-Grundverordnung, Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO zur Speicherbegrenzung
- Bürgerliches Gesetzbuch, § 630f BGB, und Bundesrechtsanwaltsordnung, § 50 BRAO, zu berufsrechtlichen Aufbewahrungspflichten
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