Cloud-Kanzleisoftware kostet nach den Preislisten, die Anbieter offen ins Netz stellen, zwischen 79 und 210 Euro je Nutzer und Monat, netto (Stand 28. Oktober 2026). Für eine Kanzlei mit fünf Arbeitsplätzen ergibt das über fünf Jahre rund 33.000 bis 71.500 Euro. Den Unterschied machen selten die Lizenzpreise allein. Er steckt in Setup, Datenübernahme, Zusatzmodulen und Mindestabnahmen.
Drei Anbieter mit öffentlicher Preisliste zeigen die Spanne: Actaport Starter für 79 Euro je Nutzer und Monat (höchstens zwei Nutzer), Advoware in der Cloud ab rund 110 Euro, iusta für 210 Euro mit allen Funktionen, aber mit mindestens fünf Lizenzen und einem Setup ab 8.500 Euro. Wer Angebote vergleicht, rechnet deshalb immer über fünf Jahre und mit der echten Zahl an Arbeitsplätzen. Teuer wird es dort, wo die Preisliste schweigt: Datenübernahme aus dem Altsystem, Schnittstellen, Schulung und die Lesezugriffe auf alte Akten.
Was kostet Kanzleisoftware pro Monat?
Bei Anbietern mit veröffentlichten Preisen liegt der Einstieg zwischen 79 und 210 Euro je Nutzer und Monat, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer. Mehrere große Anbieter, darunter RA-MICRO und DATEV, nennen ihre Preise nur auf Anfrage (Stand unseres Verzeichnisses: 10. September 2026). Vergleichbar werden die Zahlen erst, wenn man weiß, was im Preis steckt.
Die folgende Tabelle zeigt nur Preise, die auf den Preisseiten der Hersteller stehen. Wir haben sie am 28. Oktober 2026 abgerufen. Sie ist bewusst kurz, denn drei sauber belegte Preismodelle sagen mehr als eine lange Liste mit Schätzwerten.
| Anbieter und Tarif | Preis je Nutzer und Monat (netto) | Was dazugehört | Bedingungen |
|---|---|---|---|
| Actaport Starter | 79 € | Grundfunktionen, mobile App, 200 GB Speicher je Nutzer, Support | höchstens 2 Nutzer, monatliche Abrechnung, keine Setup-Gebühr |
| Actaport Professional | über dem Starter-Tarif, laut Preisseite | zusätzlich Forderungsmanagement, zwei Schulungen à 60 Minuten, Datenmigration buchbar | jährliche Abrechnung, kein Nutzerlimit |
| Advoware in der Cloud, Standard | ab rund 110 € | Akten, Fristen, RVG-Abrechnung, beA-Schnittstelle, Buchhaltung | Editionen Professional und Premium teurer; Setup und Migration nennt die Preisseite nicht |
| iusta | 210 € | alle Funktionen, Schnittstellen, Mandantenportal, Hosting, Updates, Support | mindestens 5 Lizenzen, Setup einmalig ab 8.500 €, Lizenzen ab Go-live |
Die Tabelle zeigt zwei Preislogiken. Actaport und Advoware verkaufen einen Grundpreis, auf den Module und Erweiterungen kommen. iusta verkauft einen hohen Einheitspreis, in dem fast alles enthalten ist. Beides kann günstiger sein, je nachdem, wie viele Module eine Kanzlei im modularen Modell tatsächlich nachbucht.
Eine aktuelle Übersicht mit weiteren Produkten, Betriebsart und dem Datum der letzten Preisprüfung steht im Verzeichnis unter Kanzleisoftware für Anwaltskanzlei.
Welche Lizenzmodelle gibt es bei Kanzleisoftware?
Üblich sind drei Modelle: ein Abo pro Nutzer und Monat in der Cloud, eine Kauflizenz mit jährlicher Softwarepflege für den eigenen Server und Mischformen, bei denen die Software lokal läuft, aber gemietet wird. Innerhalb des Abos unterscheiden sich modulare Preise und Komplettpreise.
Abo je Nutzer. Jeder Mensch, der in der Software arbeitet, braucht eine Lizenz, also auch die Rechtsanwaltsfachangestellte und die Buchhaltung. Das unterschätzen kleine Kanzleien am häufigsten: Zwei Anwälte mit drei Mitarbeiterinnen sind fünf Lizenzen, nicht zwei. Hosting, Updates und Datensicherung übernimmt der Anbieter. Die Kosten laufen als Betriebsausgabe durch.
Kauflizenz mit Softwarepflege. Die Kanzlei kauft die Nutzungsrechte einmal und zahlt jährlich für Updates und Support. Dazu kommen Server, Backup und jemand, der beides betreut. Steuerlich ist der Kauf weniger belastend als früher: Seit dem BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 darf Software mit einer Nutzungsdauer von einem Jahr abgeschrieben werden. Die Kauflizenz wirkt also im Anschaffungsjahr fast vollständig.
Modular oder komplett. Im modularen Abo bezahlt man Erweiterungen einzeln. Bei Actaport kostet etwa die API-Freischaltung 228 Euro je Nutzer und Jahr, also 19 Euro im Monat. Im Komplettpreis ist das schon enthalten. Ob sich der Komplettpreis rechnet, entscheidet die Liste der Module, die Sie wirklich brauchen. Die allgemeine Abwägung zwischen Miete und Kauf, unabhängig von Kanzleien, steht im Beitrag Miete oder Kauf: welches Preismodell für welchen Betrieb passt.
Was kostet Kanzleisoftware über fünf Jahre?
Für eine Kanzlei mit fünf Arbeitsplätzen liegen die reinen Lizenzkosten über fünf Jahre zwischen rund 33.000 Euro (Advoware Standard) und 71.500 Euro (iusta inklusive Setup). Fünf Jahre sind der sinnvolle Rechenzeitraum, weil kaum eine Kanzlei ihre Software schneller wechselt.
Gerechnet ist mit 60 Monaten, Listenpreisen netto und ohne Rabatte oder Preiserhöhungen. Den Advoware-Preis haben wir auf 110 Euro gerundet. Einmalige Kosten stehen nur dort, wo der Anbieter sie veröffentlicht.
| Arbeitsplätze | Actaport Starter (79 €) | Advoware Cloud Standard (rund 110 €) | iusta (210 €, Setup ab 8.500 €) |
|---|---|---|---|
| 2 | 9.480 € | 13.200 € | 71.500 € (5 Lizenzen Pflicht) |
| 5 | nicht möglich, Professional nötig | 33.000 € | 71.500 € |
| 10 | nicht möglich, Professional nötig | 66.000 € | 134.500 € |
So kommen die Zahlen zustande, am Beispiel fünf Arbeitsplätze: Advoware 110 Euro × 5 Nutzer × 60 Monate = 33.000 Euro. iusta 210 Euro × 5 × 60 = 63.000 Euro, plus 8.500 Euro Setup = 71.500 Euro. Pro Monat sind das 550 Euro gegen rund 1.192 Euro.
Die Rechnung zeigt drei Dinge, die in den Vergleichsseiten auf den vorderen Google-Plätzen fehlen. Erstens: Für eine Kanzlei mit zwei Arbeitsplätzen ist ein Komplettpaket mit Mindestabnahme von fünf Lizenzen die teuerste Wahl, weil sie drei Lizenzen bezahlt, die niemand nutzt. Zweitens: Der Abstand zwischen modularem und komplettem Modell schrumpft, wenn im modularen Modell Schnittstellen, Mandantenportal und zusätzliche Schulungstage dazukommen. Drittens: Bei Advoware fehlen in der Rechnung Setup und Datenübernahme, weil die Preisseite sie nicht nennt. Diese Zahl müssen Sie im Angebot erfragen, bevor Sie die Spalten vergleichen.
Welche Kosten stehen nicht auf der Preisliste?
Nicht auf der Preisliste stehen meist die Datenübernahme aus dem Altsystem, Schulungen über das Grundpaket hinaus, Zusatzmodule und Schnittstellen sowie die Kosten, das alte System für Lesezugriffe weiterzubetreiben. Bei einem Wechsel können diese Posten zusammen mehr ausmachen als ein Jahr Lizenzgebühren.
| Posten | Warum er anfällt | Was Sie im Angebot klären |
|---|---|---|
| Datenübernahme | Akten, Adressen, Fristen, offene Posten und Dokumente müssen ins neue System | Welche Datenarten aus welchem Altsystem, Festpreis oder Aufwand, wer prüft das Ergebnis |
| Einrichtung und Vorlagen | Briefköpfe, Textbausteine, Fristenregeln, Rechte | Ist das Setup Pauschale oder Stundensatz (bei iusta über das Setup hinaus ab 125 €/Std.) |
| Schulung | Jede Mitarbeiterin muss Akte, Fristen und beA im neuen System sicher bedienen | Wie viele Termine sind enthalten (Actaport Professional: 2 × 60 Min., iusta: 5 Termine im Setup) |
| Module und Schnittstellen | API, Versicherer-Anbindung, Telefonie, Mandantenportal | Preis je Nutzer oder je Kanzlei, muss das Modul für alle Nutzer lizenziert werden |
| beA-Zugang | beA-Karten oder Softwarezertifikate bezieht die Kanzlei bei der Bundesnotarkammer, nicht beim Softwareanbieter | Funktioniert die vorhandene Karte mit der neuen Software, wird ein Kartenlesegerät gebraucht |
| Altsystem im Lesemodus | Handakten sind nach § 50 BRAO sechs Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege nach § 147 AO acht Jahre | Wie lange läuft der alte Vertrag, gibt es eine günstige Lese-Lizenz oder einen vollständigen Export |
| Arbeitsplatz und Scanner | Cloud-Software braucht keinen Server, aber zweite Bildschirme, Scanner und stabile Leitung | Welche Systemvoraussetzungen nennt der Anbieter, was ist schon vorhanden |
Der Posten, der am häufigsten fehlt, ist das Altsystem. Eine Kanzlei kündigt ihre bisherige Software und stellt erst danach fest, dass sie für laufende Mandate und die Buchhaltung der Vorjahre weiter hineinschauen muss. Klären Sie deshalb vor der Kündigung, ob der bisherige Anbieter einen reinen Lesezugang anbietet und was er kostet. Alternativ lassen Sie sich einen vollständigen Export in einem offenen Format geben und prüfen ihn, solange der alte Vertrag noch läuft.
Beim beA lohnt ein zweiter Blick. Die Pflicht zur aktiven Nutzung gilt nach § 130d ZPO seit dem 1. Januar 2022, jede Kanzleisoftware muss das Postfach also anbinden. Wie das technisch abläuft und was die Kanzlei dabei organisieren muss, beschreibt der Leitfaden beA: Pflichten, Ablauf und Anbindung an die Kanzleisoftware. Für die Kostenfrage reicht: Bei Advoware und iusta gehört die beA-Anbindung laut Preisseite zum Grundpreis, bei modularen Tarifen lassen Sie sich das im Angebot bestätigen. Die Karten selbst sind nie enthalten. Eine Kurzdefinition steht im Glossar unter beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach).
Für welche Kanzlei lohnt sich welches Preismodell?
Kleine Kanzleien mit bis zu drei Arbeitsplätzen fahren mit einem modularen Cloud-Abo fast immer günstiger. Ein Komplettpreis rechnet sich erst ab etwa fünf Arbeitsplätzen und nur, wenn die Kanzlei die enthaltenen Automatisierungen tatsächlich nutzt. Die Kauflizenz passt zu Kanzleien mit eigener IT-Betreuung.
- Einzelanwalt mit einer Mitarbeiterin: Ein günstiges Abo mit beA, Fristen und RVG-Abrechnung reicht. Ein Komplettpaket mit Mindestabnahme lohnt sich hier nicht, auch wenn die Funktionsliste lockt.
- Drei bis acht Arbeitsplätze, gemischte Rechtsgebiete: Modulares Abo, aber vor Vertragsschluss alle Module einpreisen, die in den nächsten zwei Jahren dazukommen. Liegt die Summe nah am Komplettpreis, nehmen Sie das Komplettpaket.
- Kanzlei mit vielen gleichartigen Mandaten, etwa Verkehrsrecht oder Forderungen: Hier zahlen sich Workflows und Schnittstellen zu Versicherern aus. Ein höherer Preis je Nutzer ist vertretbar, wenn er Sachbearbeitungszeit messbar spart.
- Kanzlei mit eigenem Server und Kauflizenz: Wechseln Sie nicht wegen einer Monatsdifferenz von 20 oder 30 Euro je Nutzer. Datenübernahme, Schulung und Parallelbetrieb fressen die Ersparnis mehrerer Jahre. Ein Wechsel lohnt sich, wenn ohnehin Server und Pflegevertrag erneuert werden müssen.
Für Cloud-Software kommt bei Anwälten das Berufsrecht dazu. § 43e BRAO erlaubt es, Dienstleistern Zugang zu Mandatsgeheimnissen zu geben, verlangt aber einen Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung. Seriöse Anbieter legen diesen Vertrag vor, ohne dass man danach fragen muss. Was das für die Wahl zwischen Cloud und eigenem Server bedeutet, steht im Beitrag Kanzleisoftware in der Cloud oder auf dem eigenen Server?, die berufsrechtlichen Einzelheiten im Text Berufsgeheimnisträger und Cloud: was Kanzleien und Praxen beachten müssen.
Wie machen Sie Angebote für Kanzleisoftware vergleichbar?
Vergleichbar werden Angebote, wenn alle Anbieter dieselben Fragen beantworten: für dieselbe Zahl an Arbeitsplätzen, für fünf Jahre, mit allen Modulen und einmaligen Kosten. Die folgende Liste schicken Sie jedem Anbieter vor der Demo, nicht danach.
- Was kostet die Software für genau unsere Zahl an Arbeitsplätzen, netto pro Monat?
- Gibt es eine Mindestzahl an Lizenzen oder eine Mindestlaufzeit?
- Ab wann wird abgerechnet: ab Vertragsschluss oder ab Go-live?
- Welche der Module, die wir brauchen, sind im Preis enthalten und welche kosten extra, je Nutzer oder je Kanzlei?
- Was kostet die Datenübernahme aus unserem jetzigen System, und welche Daten kommen mit: Akten, Fristen, Dokumente, offene Posten, Buchhaltung?
- Wie viele Schulungstermine sind enthalten, und was kostet jeder weitere?
- Wie oft und in welcher Höhe gab es in den letzten Jahren Preiserhöhungen, und was regelt der Vertrag dazu?
- Liegt der Vertrag nach § 43e BRAO vor, und wo stehen die Server?
- Wie bekommen wir unsere Daten beim Vertragsende heraus, in welchem Format und zu welchem Preis?
- Welche Kosten fallen außerhalb Ihres Angebots an, etwa für beA-Karten, Scanner oder Office-Lizenzen?
Die Antworten tragen Sie in eine Tabelle mit fünf Jahresspalten ein. Erst dann sehen Sie, ob ein günstiger Monatspreis durch Module und Dienstleistungen aufgezehrt wird. Wie man aus solchen Anforderungen eine strukturierte Auswahl macht, beschreibt der Software-Finder für den ersten Filter und der Leitfaden Branchensoftware auswählen: ein Leitfaden in sieben Schritten für das ganze Verfahren.
Welche Fehler machen Kanzleien beim Kostenvergleich?
Die vier häufigsten Fehler sind: nur die Anwälte statt aller Nutzer zu zählen, Monatspreise statt Fünfjahressummen zu vergleichen, die Datenübernahme nicht als Festpreis zu vereinbaren und das Altsystem zu früh zu kündigen. Jeder davon lässt sich mit einer einzigen Rückfrage vermeiden.
Nur Anwälte zählen. Im Sekretariat wird am meisten in der Software gearbeitet: Posteingang, Fristen, Rechnungen. Wer mit zwei Lizenzen kalkuliert und mit fünf startet, hat das Budget sofort um 150 Prozent überschritten.
Monatspreise vergleichen. Ein Anbieter ohne Setup-Gebühr und einer mit 8.500 Euro Setup sehen im Monatspreis anders aus als über fünf Jahre. Rechnen Sie die Einmalkosten immer auf die Laufzeit um.
Datenübernahme nach Aufwand. Altdaten sind fast nie so sauber, wie die Kanzlei glaubt. Doppelte Adressen, Freitext in Fristfeldern und alte Aktenzeichen-Systematiken treiben den Aufwand. Ein Festpreis mit klar beschriebenem Umfang schützt vor Nachträgen.
Altsystem zu früh kündigen. Läuft der alte Vertrag aus, bevor der Export geprüft ist, verhandelt die Kanzlei aus der schwächsten Position. Kündigen Sie erst, wenn die übernommenen Daten im neuen System stichprobenartig geprüft sind.
Häufige Fragen zu den Kosten von Kanzleisoftware
Gibt es kostenlose Kanzleisoftware?
Für den Kanzleibetrieb mit beA, Fristenkontrolle und RVG-Abrechnung gibt es keine kostenlose Software, die wir empfehlen könnten. Kostenlose Testphasen bieten viele Anbieter an. Sie eignen sich, um die Bedienung zu prüfen, nicht aber, um echte Mandatsdaten einzuspielen, bevor der Vertrag nach § 43e BRAO steht.
Ist Kanzleisoftware in der Cloud teurer als auf dem eigenen Server?
Im Monatspreis wirkt die Cloud teurer, weil Hosting, Updates und Datensicherung enthalten sind. Rechnet man beim eigenen Server Hardware, Wartung, Backup und IT-Betreuung ehrlich dazu, liegen beide Modelle für kleine Kanzleien oft nah beieinander. Den Ausschlag geben dann Betreuungsaufwand und Ausfallsicherheit.
Kann ich die Kosten für Kanzleisoftware steuerlich absetzen?
Ja. Abo-Gebühren sind laufende Betriebsausgaben. Eine Kauflizenz darf nach dem BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 über eine Nutzungsdauer von einem Jahr abgeschrieben werden. Einzelheiten zur eigenen Situation klärt die Steuerberatung.
Wie lange binde ich mich an einen Anbieter?
Das hängt vom Tarif ab. Bei Actaport wird der Starter-Tarif monatlich abgerechnet, der Professional-Tarif jährlich. Faktisch bindet die Datenübernahme stärker als jede Vertragslaufzeit, weil ein erneuter Wechsel wieder Migration und Schulung kostet. Fragen Sie deshalb vor Vertragsschluss nach dem Exportformat.
Was eine Kanzleisoftware grundsätzlich leisten muss, fasst das Glossar unter Kanzleisoftware zusammen.
Quellen und weiterführende Literatur
- Actaport, Preisseite mit Tarifen Starter, Professional und Enterprise sowie Erweiterungen, actaport.de/preise, abgerufen am 28. Oktober 2026
- Advoware (Septeo Legal Solutions), Preisseite „Advoware in der Cloud – Editionen“, advoware.de/preise, abgerufen am 28. Oktober 2026
- iusta, Preisseite „ein System, ein Preis pro Nutzer“, iusta.io/tarife, abgerufen am 28. Oktober 2026
- Bundesrechtsanwaltsordnung, § 43e BRAO (Inanspruchnahme von Dienstleistungen) und § 50 BRAO (Handakten), gesetze-im-internet.de
- Zivilprozessordnung, § 130d ZPO (Nutzungspflicht für Rechtsanwälte und Behörden), gesetze-im-internet.de
- Abgabenordnung, § 147 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen), gesetze-im-internet.de
- Bundesministerium der Finanzen, BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 zur Nutzungsdauer von Computerhardware und Software
- Bundesnotarkammer, Zertifizierungsstelle, Produkte für das beA (Karten und Softwarezertifikate), zertifizierungsstelle.bnotk.de
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