EBM-Abrechnung mit der Praxissoftware: Ablauf, Prüfregeln und typische Fehler

Die EBM-Abrechnung entsteht in der Praxissoftware nicht am Quartalsende, sondern an jedem Behandlungstag: Jede dokumentierte Gebührenordnungsposition und jede Diagnose landet in der Abrechnungsdatei, die das KBV-Prüfmodul nach Quartalsschluss prüft. Honorar geht fast immer vorher verloren, bei der Erfassung, nicht bei der Übermittlung.

Wie entsteht die Quartalsabrechnung in der Praxissoftware?

Die Quartalsabrechnung ist eine Datei im KVDT-Format, die das Praxisverwaltungssystem aus allen Behandlungsfällen eines Quartals erzeugt. Sie enthält je Fall die Versichertendaten, die abgerechneten Gebührenordnungspositionen mit Datum und die Diagnosen nach ICD-10-GM. Geprüft, verschlüsselt und übermittelt wird sie erst nach Quartalsende.

KVDT steht für KV-Datenträgeraustausch. Die Kassenärztliche Bundesvereinigung gibt die Satzbeschreibung vor, und nur Software, die diese Vorgaben in einer Prüfung bestanden hat, darf Abrechnungsdateien erzeugen. Die KV Bayerns etwa gleicht in ihren Anwendungsbestimmungen die Prüfnummer im Kopf jeder Datei automatisch mit der KBV-Liste zertifizierter Software ab. Rechtsgrundlage sind § 295 Absatz 4 SGB V und § 42 Absatz 3 Bundesmantelvertrag-Ärzte.

Ein Behandlungsfall beginnt in der Regel mit dem Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte. Ab da hängt jede Leistung, die die MFA oder der Arzt im Karteikarteneintrag als Gebührenordnungsposition (GOP) erfasst, an diesem Schein. Eine GOP ist die fünfstellige Nummer einer Leistung im EBM (Einheitlicher Bewertungsmaßstab), hinterlegt mit einer Punktzahl, einem obligaten Leistungsinhalt und oft mit Abrechnungsausschlüssen gegenüber anderen GOP.

Gute Software prüft schon bei der Eingabe: Fehlt ein Pflichtinhalt, ist eine GOP im selben Fall ausgeschlossen oder fehlt die gesicherte Diagnose, erscheint der Hinweis am Behandlungstag. Dann weiß die Ärztin noch, was sie gemacht hat. Drei Monate später, beim Durchsehen des Prüfprotokolls, weiß das niemand mehr.

Der Ablauf vom Quartalsende bis zum Honorarbescheid

Zwischen dem letzten Behandlungstag und dem Ende der Berichtigungsfrist liegen bei der EBM-Abrechnung gut zwei Jahre. Die Tabelle zeigt die Schritte mit den Fristen der KV Baden-Württemberg als Beispiel. Andere KVen setzen eigene Abgabetermine, das Muster ist überall gleich.

Schritt	Zeitpunkt	Was in der Software passiert
1. Laufende Erfassung	jeder Behandlungstag	GOP und ICD-10-GM-Codes mit Zusatzkennzeichen je Fall dokumentieren
2. Quartalsupdate einspielen	vor dem ersten Prüflauf	neue Version von PVS, Prüfmodul und Stammdaten installieren
3. Probeabrechnung	erste Tage nach Quartalsende	Prüfmodul-Lauf, Protokoll abarbeiten, erneut prüfen
4. Echtabrechnung	nach fehlerfreiem Protokoll	Datei mit dem Kryptomodul verschlüsseln (Endung .con.xkm)
5. Übermittlung	bis zum Abgabetermin, KVBW für 4/2026: 07.01.2027	Upload ins KV-Portal oder Versand per KIM, Sammelerklärung unterschrieben einreichen
6. Sicherung	direkt nach dem Versand	Abrechnungsdatei, Prüfprotokoll und Eingangsbestätigung ablegen, 16 Quartale aufbewahren
7. Honorarbescheid	je nach KV einige Monate später	Absetzungen mit der eigenen Datei abgleichen, Widerspruch binnen eines Monats
8. Nachgehende Prüfung	bis zwei Jahre nach Bescheid	sachlich-rechnerische Richtigstellung und Plausibilitätsprüfung durch die KV

Die KVBW nennt für 2027 die Abgabetermine 02.04., 02.07., 04.10. und 07.01.2028. Wer bis zu zwei Wochen später abgibt, braucht dort keinen Antrag. Die Abrechnungsrichtlinie sieht aber für jede vollendete Kalenderwoche der Verspätung einen Honorarabzug vor. Eine Fristverlängerung gibt es nur im begründeten Einzelfall und nur, wenn der Antrag vor Ablauf der Frist gestellt wird. Urlaub oder Personalmangel zählen laut KVBW in der Regel nicht.

Bei der Übermittlung hat sich in den letzten Jahren am meisten bewegt. Die Online-Abrechnung ist zwar schon seit dem 1. Januar 2011 Pflicht, doch lange hieß das: Datei exportieren, im Browser ins Portal laden. Inzwischen bieten mehrere KVen die Einreichung direkt aus der Praxissoftware über den Kommunikationsdienst KIM an, die KVBW nennt das „1-Click-Abrechnung“. Ob Ihr System das kann, klären Sie mit dem Hersteller. Was KIM sonst noch leistet, steht im Beitrag Was ist KIM und wofür nutzen Praxen es?

Was das Prüfmodul prüft und was nicht

Das KBV-Prüfmodul prüft die Abrechnungsdatei gegen die formalen und inhaltlichen Regeln des KVDT und gegen die Abrechnungsbestimmungen des EBM. Es ist Pflicht, in der jeweils aktuellen Quartalsversion. Was es nicht prüft: ob eine Leistung erbracht, dokumentiert und vollständig erfasst wurde.

Die Pflicht steht in den Abrechnungsrichtlinien der KVen. Die KV Sachsen verlangt die Prüfung mit dem Prüfmodul XPM in der jeweils gültigen Version und die Verschlüsselung mit dem Kryptomodul XKM. Die KBV liefert beide Module quartalsweise mit dem Update-Paket für die Softwarehersteller aus. Ein PVS, das zum Abrechnungszeitpunkt noch auf dem Vorquartal steht, prüft deshalb gegen veraltete Regeln.

Das Protokoll trennt harte Fehler von Warnungen und Hinweisen. Harte Fehler, etwa eine ungültige Versichertennummer oder eine fehlende Pflichtangabe, müssen Sie beheben. Bleiben schwerwiegende Mängel, fordert die KV eine neue Datei an. Das Risiko der späteren Auszahlung trägt dann die Praxis, so steht es in den Bestimmungen der KV Bayerns.

Bei den Warnungen liegt das eigentliche Geld. Eine Warnung zu einem Abrechnungsausschluss heißt meist: Eine der beiden GOP wird die KV streichen. Eine Warnung zu einer fehlenden Begründung heißt: Die Leistung wird ohne Begründung abgesetzt. Viele Praxen klicken diese Meldungen jedes Quartal durch, weil die Liste lang ist und die Abgabe drängt.

Was kostet eine vergessene Leistung?

Eine vergessene Gebührenordnungsposition kostet Punktzahl mal Orientierungswert mal Häufigkeit. Der Orientierungswert liegt 2026 bei 12,7404 Cent je Punkt. Eine Leistung mit 100 Punkten, die bei 40 Patienten im Quartal fehlt, macht rechnerisch rund 510 Euro je Quartal aus.

Den Orientierungswert setzt der Bewertungsausschuss aus KBV und GKV-Spitzenverband jedes Jahr neu fest. Für 2026 beschloss er in seiner 803. Sitzung am 17. September 2025 den Wert von 12,7404 Cent, 2025 waren es 12,3934 Cent. Das Rechenbeispiel mit angenommenen Werten:

Position	Wert
Bewertung der Leistung (angenommen)	100 Punkte
Orientierungswert 2026	12,7404 Cent
Wert je Leistung	12,74 Euro
Nicht erfasst bei (angenommen)	40 Fällen je Quartal
Verlust je Quartal	509,62 Euro
Verlust im Jahr	2.038,46 Euro

Das ist eine Rechnung zum Preis der Euro-Gebührenordnung. Was tatsächlich auf dem Konto ankommt, hängt vom Honorarverteilungsmaßstab Ihrer KV ab, bei budgetierten Leistungen also auch von der Auszahlungsquote. Für die Entscheidung, ob sich ein Abrechnungscheck lohnt, reicht die Größenordnung: Eine einzige Zuschlagsziffer, die regelmäßig fehlt, kostet im Jahr mehr als die meisten Schulungen zur Abrechnung.

Plausibilitätsprüfung: wann die Zeitprofile auffallen

Die Plausibilitätsprüfung nach § 106d SGB V vergleicht die abgerechneten Leistungen mit den Prüfzeiten aus Anhang 3 zum EBM. Auffällig wird eine Praxis, wenn das Quartalsprofil bei vollem Versorgungsauftrag 780 Stunden übersteigt oder das Tagesprofil an drei Tagen im Quartal mehr als zwölf Stunden zeigt.

Bei halbem Versorgungsauftrag liegt die Quartalsgrenze bei 390 Stunden. Umgerechnet auf 13 Wochen sind 780 Stunden 60 Stunden reine Arztzeit pro Woche. Das klingt weit weg, doch die Prüfzeiten addieren sich schnell. Gezählt werden nur Leistungen, die der Arzt selbst erbringen muss. Delegierbare Leistungen rechnet die KV heraus, wenn qualifiziertes Personal nachgewiesen ist. Sicherstellungsassistenten und Weiterbildungsassistenten verschieben die Grenzen nach festen Faktoren, die die KVBW in ihren FAQ zur Abrechnungsprüfung aufführt.

Die Werte sind ein Aufgreifkriterium, kein Budget. Wer über der Grenze liegt, bekommt Post und muss erklären. Sind die Leistungen korrekt erbracht und dokumentiert, wird nichts berichtigt. Der Ärger entsteht dort, wo die Dokumentation dünn ist, etwa bei Gesprächsleistungen ohne Dauer in der Karteikarte.

Die Praxissoftware kann hier vorwarnen. Fragen Sie Ihren Hersteller, ob das System Tages- und Quartalsprofil nach den Prüfzeiten des Anhangs 3 schon während des Quartals ausweist, je Arzt und getrennt nach Betriebsstättennummer und lebenslanger Arztnummer. In einer Berufsausübungsgemeinschaft ist das die einzige Stelle, an der jemand sieht, dass ein Kollege auf drei Zwölf-Stunden-Tage zusteuert, weil Vertretungsleistungen unter seiner Nummer laufen. Mehr zu den Prüfarten erklärt der Glossareintrag Abrechnungsprüfung in der Praxis.

Typische Fehler, bei denen Honorar verloren geht

Die meisten Honorarverluste in der EBM-Abrechnung entstehen durch sieben wiederkehrende Fehler: veraltetes Prüfmodul, weggeklickte Warnungen, vergessene Zuschläge, übersehene Abrechnungsausschlüsse, ungenaue Diagnosen, fehlende Begründungen und eine dünne Dokumentation bei zeitgebundenen Leistungen.

Fehler	Folge	Gegenmittel in der Software
Quartalsupdate nicht vor dem Prüflauf installiert	Prüfung gegen alte Regeln, neue GOP fehlen	Abrechnung erst freigeben, wenn das System die aktuelle Prüfmodul-Version meldet
Warnungen im Protokoll ungelesen bestätigt	Absetzungen im Honorarbescheid	Protokoll nach Meldungstyp filtern, Warnungen einzeln abhaken
Zuschläge und Folgeziffern vergessen	Leistung erbracht, nie abgerechnet	Regelwerke oder Ketten, die Zuschläge bei der Grundleistung vorschlagen
Abrechnungsausschluss übersehen	KV streicht eine der beiden GOP	Prüfung schon bei der Eingabe, nicht erst nach Quartalsende
Diagnose unspezifisch oder ohne Zusatzkennzeichen	diagnosegebundene GOP werden abgesetzt	Kodierhilfe, die beim Speichern nach Seitenangabe und Sicherheit fragt
Pflichtbegründung fehlt	Leistung wird ohne Rückfrage gestrichen	Pflichtfeld, das ohne Freitext nicht speichert
Gesprächsdauer nicht dokumentiert	Erklärungsnot bei Zeitprofil-Auffälligkeit	Zeitstempel oder Dauerfeld im Karteieintrag

Zwei Fehler stehen in keiner Tabelle, kosten aber regelmäßig Zeit und Geld. Der erste ist organisatorisch: Die Abrechnung macht eine einzige MFA, sie ist in der ersten Januarwoche krank, und niemand sonst weiß, wie die Probeabrechnung läuft. Schreiben Sie den Ablauf einmal auf, eine Seite reicht. Der zweite ist technisch: Das Quartalsupdate kommt, wird aber erst installiert, nachdem jemand schon die Probeabrechnung gestartet hat. Das Protokoll ist dann wertlos.

Welche Abrechnungsfunktionen die Praxissoftware haben muss

Abrechnungsfähig ist jedes KBV-zertifizierte PVS. Unterschiede gibt es bei dem, was vor der Prüfung passiert: Regelprüfung bei der Eingabe, Vorschläge für Zuschläge, Statistiken je GOP, Zeitprofil-Anzeige und der Versand per KIM. Diese Funktionen entscheiden darüber, wie viel Honorar die Praxis selbst findet.

Prüfen Sie die folgenden Punkte bei einer Vorführung am eigenen Fall, nicht an der Demo-Kartei des Herstellers:

• Die Software zeigt Abrechnungsausschlüsse und fehlende Pflichtinhalte schon beim Speichern des Karteieintrags.
• Sie können Ketten oder Regeln anlegen, die zu einer Grundleistung die typischen Zuschläge vorschlagen.
• Eine Statistik zeigt die Häufigkeit jeder GOP im Vergleich zum Vorquartal und Vorjahresquartal.
• Tages- und Quartalsprofil sind während des laufenden Quartals je Arzt sichtbar.
• Das Prüfprotokoll lässt sich nach Fehler, Warnung und Hinweis filtern und als erledigt markieren.
• Die Echtabrechnung geht per KIM direkt an die KV, ohne Export und Upload im Browser.
• Abrechnungsdatei, Protokoll und Eingangsbestätigung werden je Quartal zusammen archiviert.

Eine Entscheidungshilfe für die Frage, ob Sie das Thema in der laufenden Software lösen oder bei einem Wechsel mitdenken:

• Wenn das Prüfprotokoll jedes Quartal dieselben Warnungen zeigt, dann fehlen Regeln oder Schulung, nicht eine neue Software. Fragen Sie beim Hersteller nach einer Abrechnungsschulung zu genau diesen Meldungen.
• Wenn das System keine GOP-Statistik und kein Zeitprofil liefert, dann gehören beide Punkte ins Lastenheft für die nächste Ausschreibung.
• Wenn die Abrechnung nur per Export und Browser-Upload möglich ist, dann fragen Sie nach dem KIM-Versand. Das allein rechtfertigt keinen Wechsel.
• Wenn Sie ohnehin über einen Wechsel nachdenken, dann testen Sie die Abrechnungsfunktionen mit den echten Daten eines abgeschlossenen Quartals. Was dabei zu klären ist, beschreibt der Beitrag Praxissoftware wechseln: was vor der Entscheidung geklärt sein muss.

Einen Überblick über Systeme, die Abrechnungsfunktionen für Vertragsarztpraxen anbieten, finden Sie im Verzeichnis unter Abrechnung EBM und GOÄ für Arztpraxis. Die Abrechnung ist nur ein Teil der Pflichten, die über das PVS laufen. Welche Aufgaben die Telematikinfrastruktur sonst stellt, zeigt der Leitartikel Elektronische Patientenakte: was Praxen konkret tun müssen.

Die Abrechnungs-Checkliste für die erste Woche nach Quartalsende

Die Checkliste fasst die Schritte zusammen, die in der ersten Woche nach Quartalsende in dieser Reihenfolge erledigt sein sollten. Wer sie einhält, gibt die Abrechnung mit gelesenem Protokoll und gesicherter Datei rechtzeitig ab.

1. Quartalsupdate des PVS installieren und Version des Prüfmoduls in den Systeminfos kontrollieren.
2. Offene Scheine schließen: nicht eingelesene Karten, Ersatzverfahren, Überweisungen ohne Leistung.
3. Diagnosen der Dauerpatienten auf Gültigkeit für das abgelaufene Quartal prüfen.
4. Probeabrechnung starten, Protokoll nach Fehlern filtern, alle Fehler beheben.
5. Warnungen einzeln lesen und entscheiden: korrigieren, begründen oder bewusst stehen lassen.
6. GOP-Statistik mit dem Vorjahresquartal vergleichen, Ausreißer nach unten prüfen.
7. Zweite Probeabrechnung, bis keine Fehler mehr gemeldet werden.
8. Echtabrechnung erzeugen, verschlüsselt übermitteln, Sammelerklärung unterschreiben lassen.
9. Datei, Protokoll und Eingangsbestätigung ablegen, Aufbewahrung 16 Quartale.

💬 Meine Einschätzung

Über die Abrechnung wird vor allem im Zusammenhang mit Prüfungen und Regressen gesprochen. Das teurere Problem ist meist das umgekehrte: Leistungen, die erbracht und nie abgerechnet wurden. Dagegen hilft weder eine neue Software noch ein dickeres Regelwerk, sondern ein fester Termin, an dem jemand die GOP-Statistik mit dem Vorjahr vergleicht. Ein Wechsel des PVS nur wegen der Abrechnung lohnt sich selten, solange das System Ausschlüsse bei der Eingabe meldet und eine Statistik je GOP liefert. Er lohnt sich dann, wenn die Software beides nicht kann und der Hersteller auch auf Nachfrage keinen Termin dafür nennt. Für reine Privatpraxen ist das ganze Thema ohnehin keines, dort gilt die GOÄ und keine KV-Abrechnung.

Häufige Fragen zur EBM-Abrechnung

Kann ich die Abrechnung noch korrigieren, nachdem ich sie abgeschickt habe?

Das regelt jede KV in ihrer Abrechnungsrichtlinie selbst, auch ob und bis wann einzelne vergessene Fälle nachgereicht werden dürfen. Klären Sie das vor dem ersten Quartal mit der Abrechnungsberatung Ihrer KV und notieren Sie die Antwort im Ablaufplan. Sicherer ist es, die Probeabrechnung so lange zu wiederholen, bis das Protokoll sauber ist.

Muss ich jede Warnung im Prüfprotokoll beheben?

Nein. Harte Fehler müssen weg, Warnungen nicht zwingend. Manche Warnung weist auf einen Sachverhalt hin, der medizinisch begründet ist. Dann tragen Sie die Begründung ein und lassen die Leistung stehen. Bestätigen sollten Sie eine Warnung aber erst, wenn Sie wissen, was sie bedeutet.

Was passiert, wenn ich den Abgabetermin verpasse?

Bei der KVBW ist eine Überschreitung um bis zu zwei Wochen ohne Antrag möglich, aber für jede vollendete Kalenderwoche wird Honorar abgezogen. Eine Verlängerung gibt es nur im begründeten Einzelfall und nur auf Antrag vor Fristende. Andere KVen regeln das in ihrer Abrechnungsrichtlinie ähnlich.

Gilt das alles auch für die Abrechnung nach GOÄ?

Nein. Privatleistungen rechnet die Praxis direkt mit dem Patienten oder über eine privatärztliche Verrechnungsstelle ab. Prüfmodul, KV-Abgabetermin und Plausibilitätsprüfung nach § 106d SGB V gibt es dort nicht. Im PVS laufen beide Abrechnungen nebeneinander, mit getrennten Scheinen.

Wer prüft, ob meine Software abrechnen darf?

Die Kassenärztliche Bundesvereinigung zertifiziert Praxisverwaltungssysteme für die Abrechnung und führt eine Liste. Die KV Bayerns etwa gleicht die Prüfnummer in jeder Abrechnungsdatei automatisch mit dieser Liste ab. Was ein Praxisverwaltungssystem (PVS) sonst noch leistet, erklärt unser Glossar.

Quellen und weiterführende Literatur

• kbv.de: Beschluss des Bewertungsausschusses in seiner 803. Sitzung am 17. September 2025 zur Anpassung des Orientierungswertes für das Jahr 2026 (12,7404 Cent), abgerufen Oktober 2026.
• kvbawue.de: Abrechnung: Wie, was, wann, wohin? Abgabetermine 2026/4 bis 2027/4, Übermittlungswege, Sammelerklärung und Aufbewahrung, abgerufen Oktober 2026.
• kvbawue.de: FAQ Abrechnungsprüfung. Zeitprofile nach Anhang 3 EBM, Ausschlussfristen nach § 106d SGB V, Widerspruchsfrist, abgerufen Oktober 2026.
• kvb.de: Anwendungsbestimmungen elektronische Abrechnung, Stand Oktober 2020. KBV-Zertifizierung, Pflicht zu Prüfmodul und Kryptomodul, Online-Abrechnung seit 1. Januar 2011, 16 Quartale Aufbewahrung.
• kvsachsen.de: Abrechnungsrichtlinie der KV Sachsen, Stand 1. Juli 2019. Prüfung mit KBVXPM und Verschlüsselung mit KBVXKM in der jeweils gültigen Version.
• gesetze-im-internet.de: §§ 87, 106d und 295 SGB V als Rechtsgrundlage für EBM, Abrechnungsprüfung und Datenübermittlung.