Projektcontrolling im Architekturbüro: Stunden und Honorar im Blick

Projektcontrolling im Architekturbüro heißt: Sie rechnen das vereinbarte Honorar in ein Stundenbudget je Leistungsphase um und vergleichen dieses Soll monatlich mit den gebuchten Ist-Stunden. Ohne diesen Umweg über die Stunde ist jede Aussage zur Projektrentabilität geschätzt.

Was im Architekturbüro überhaupt kontrolliert wird

Kontrolliert werden drei Größen pro Projekt: das vereinbarte Honorar, der erreichte Leistungsstand in Leistungsphasen und die dafür verbrauchten Stunden. Erst das Verhältnis dieser drei Zahlen zeigt, ob ein Projekt trägt. Einzeln betrachtet ist jede davon harmlos.

Der Unterschied zum allgemeinen Projektcontrolling, wie es in der Industrie gelehrt wird, liegt in der Honorarstruktur. Ein Industrieprojekt hat ein Budget, das verbraucht wird. Ein Planungsprojekt hat ein Honorar, das mit dem Leistungsstand verdient wird. Wenn Sie nach der Entwurfsplanung 300 statt 270 Stunden gebucht haben, ist nicht Ihr Budget überzogen, sondern Ihr Honorar für die Ausführungsplanung bereits angeknabbert. Das Geld ist weg, bevor die Leistung begonnen hat.

Praktisch brauchen Sie dafür drei Datenquellen, die zusammenpassen müssen: den Honorarvertrag mit dem beauftragten Leistungsumfang, eine Stundenbuchung, die bis auf die Leistungsphase hinunterreicht, und eine Rechnungsübersicht mit den gestellten Abschlägen. In vielen Büros liegen diese drei in drei verschiedenen Programmen, und genau dort entsteht das Problem. Nicht die fehlende Software, sondern die fehlende gemeinsame Projektnummer.

Die Honorargrundlage selbst ist seit der HOAI-Novelle 2021 Vertragssache. Nach § 7 Absatz 1 HOAI richtet sich das Honorar nach der Vereinbarung, die die Vertragsparteien in Textform treffen; fehlt eine solche Vereinbarung über die Höhe, gilt der Basishonorarsatz als vereinbart. Für das Controlling heißt das: Soll-Größe ist der Betrag aus Ihrem Vertrag, nicht ein Wert aus der Honorartafel. Wie Honorarzonen und Honorartafeln rechnerisch funktionieren, ist ein eigenes Thema und steht ausführlich unter HOAI-Honorar: Honorarzonen und Berechnung einfach erklärt.

Vom Honorar zum Stundenbudget: ein durchgerechnetes Beispiel

Das Stundenbudget entsteht in drei Rechenschritten: Honorar nach den Prozentsätzen des § 34 Absatz 3 HOAI auf die Leistungsphasen verteilen, eigenen Bürostundensatz ermitteln, Honoraranteil durch Stundensatz teilen. Ergebnis ist eine Soll-Stundenzahl je Phase, gegen die Sie buchen können.

Die Prozentsätze sind für Gebäude gesetzlich festgelegt und damit ein belastbarer Verteilungsschlüssel, unabhängig davon, wie Sie das Honorar selbst vereinbart haben:

Leistungsphase	Gebäude	Innenräume	Honoraranteil bei 90.000 €	Soll-Stunden bei 82 €/h
1 Grundlagenermittlung	2 %	2 %	1.837 €	22 h
2 Vorplanung	7 %	7 %	6.429 €	78 h
3 Entwurfsplanung	15 %	15 %	13.776 €	168 h
4 Genehmigungsplanung	3 %	2 %	2.755 €	34 h
5 Ausführungsplanung	25 %	30 %	22.959 €	280 h
6 Vorbereitung der Vergabe	10 %	7 %	9.184 €	112 h
7 Mitwirkung bei der Vergabe	4 %	3 %	3.673 €	45 h
8 Objektüberwachung	32 %	32 %	29.388 €	358 h
9 Objektbetreuung	2 %	2 %	nicht beauftragt	—

Das Beispiel rechnet mit einem Honorar von 90.000 Euro netto für die Leistungsphasen 1 bis 8, also für 98 der 100 Prozentpunkte. Jeder Phasenanteil ist deshalb der Prozentwert geteilt durch 98 und mit 90.000 Euro multipliziert. Die Entwurfsplanung mit ihren 15 Prozent entspricht 15 geteilt durch 98, also 15,31 Prozent von 90.000 Euro und damit 13.776 Euro.

Woher der Bürostundensatz von 82 Euro kommt

Der Satz ist keine Marktangabe, sondern eine Kalkulation für ein Drei-Personen-Büro. Die Kostenstruktur folgt den Anteilen aus der BAK-Strukturbefragung 2024 für das Berichtsjahr 2023: 74 Prozent Personalkosten einschließlich kalkuliertem Inhabergehalt, 21 Prozent Sachkosten, 5 Prozent für freie Mitarbeiter und Dritte.

Angesetzt sind 185.000 Euro Personalkosten, bestehend aus einem kalkulierten Inhabergehalt von 75.000 Euro und zwei Angestellten mit je 55.000 Euro Arbeitgeberaufwand. Bei einem Anteil von 74 Prozent ergibt das Gesamtkosten von 250.000 Euro, davon 52.500 Euro Sachkosten und 12.500 Euro für Dritte. Drei Personen mit je 1.600 Jahresstunden liefern 4.800 Anwesenheitsstunden; bei einem projektbezogenen Anteil von 70 Prozent bleiben 3.360 verrechenbare Stunden. 250.000 Euro geteilt durch 3.360 Stunden sind 74,40 Euro reine Kostendeckung. Mit einem Zuschlag von zehn Prozent für Wagnis und Gewinn liegt der Kalkulationssatz bei 82 Euro.

Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein. Entscheidend ist die Quote der verrechenbaren Stunden, nicht die Gehaltshöhe: Wer statt 70 nur 60 Prozent der Anwesenheit auf Projekte bucht, braucht bei gleichen Kosten einen Satz von 87 Euro statt 74 Euro Kostendeckung. Akquise, Wettbewerbe und Bürogemeinkosten gehören in diese nicht verrechenbaren 30 bis 40 Prozent und nicht auf ein Projekt. Immerhin 17 Prozent der Büros haben 2023 an Planungswettbewerben teilgenommen; wer diese Stunden auf das zuletzt laufende Projekt bucht, verfälscht dessen Ergebnis erheblich.

Was die Zeiterfassung dafür liefern muss

Eine Zeitbuchung taugt für Honorarcontrolling, wenn sie vier Angaben erzwingt: Projektnummer, Leistungsphase, Person und Dauer. Fehlt die Leistungsphase, landen die Stunden auf dem Projekt, lassen sich aber gegen kein Phasenbudget vergleichen. Das ist der häufigste Konstruktionsfehler.

Drei weitere Felder machen den Unterschied zwischen Buchhaltungsnachweis und Steuerungsinstrument. Ein Kennzeichen Grundleistung oder Besondere Leistung trennt das beauftragte Honorar von allem, was Sie später nachverhandeln wollen. Ein Feld für den Leistungsgegenstand hält fest, was getan wurde, und erspart bei Nachtragsgesprächen die Rekonstruktion aus dem Gedächtnis. Ein Flag für nicht verrechenbare Zeit hält Akquise und Wettbewerbe aus den Projektzahlen heraus.

Der arbeitsrechtliche Rahmen gibt eine Untergrenze vor, aber keine ausreichende. Nach § 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz muss der Arbeitgeber die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit aufzeichnen und diese Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren. Eine solche Aufzeichnung erfüllt die gesetzliche Pflicht und ist für Projektcontrolling trotzdem wertlos, weil sie keine Projektzuordnung kennt. Beides in einem System zu führen spart Doppelerfassung, verlangt aber eine Trennung der Auswertungen: Arbeitszeitnachweis und Projektstunden sind nicht dieselbe Zahl, sobald Pausen, Fahrzeiten und Überstundenausgleich ins Spiel kommen. Was unter den Begriff fällt, steht kompakt im Glossareintrag Zeiterfassung einfach erklärt.

Welche Lösung zu welcher Bürogröße passt

Die sinnvolle Lösung richtet sich nach der Zahl der Personen und der parallel laufenden Projekte, nicht nach dem Funktionsumfang der Software. Bis vier Personen genügt eine Zeiterfassung mit Exportfunktion, ab fünf Personen rechnet sich eine integrierte Bürosoftware mit Honorar- und Rechnungsmodul.

Die Größenverteilung aus der BAK-Strukturbefragung 2024 zeigt, dass die Mehrheit der Büros sehr klein ist: 35 Prozent der selbstständig Tätigen arbeiten ohne Mitarbeiter, 38 Prozent in Büros mit zwei bis vier tätigen Personen, 16 Prozent mit fünf bis neun, 11 Prozent mit zehn und mehr.

Bürogröße	Angemessene Lösung	Auslöser für den nächsten Schritt
Inhaber ohne Mitarbeiter	Tabelle mit einem Blatt je Projekt, Soll-Stunden je Leistungsphase, wöchentliche Eintragung	Mehr als fünf parallele Projekte oder erster Angestellter
2 bis 4 Personen	Zeiterfassung mit Projekt- und Phasenstruktur, Auswertung in der Tabelle oder im Tool	Rechnungsstellung dauert länger als ein halber Tag im Monat
5 bis 9 Personen	Integrierte Bürosoftware: Honorarermittlung, Zeiterfassung, Rechnung und Soll-Ist in einem Datenstamm	Zwei Personen pflegen dieselben Projektdaten doppelt
10 Personen und mehr	Zusätzlich Kostenstellen, Deckungsbeitrag je Projektleitung, Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung	Mehrere Standorte oder Projektleitungen mit Budgetverantwortung

Für wen sich eine eigene Controlling-Software nicht lohnt: Ein Ein-Personen-Büro mit zwei oder drei laufenden Projekten verbringt mehr Zeit mit der Pflege der Stammdaten als es an Erkenntnis gewinnt. Dort reicht ein Blatt mit vier Spalten je Projekt, Leistungsphase, Soll-Stunden und Ist-Stunden. Ebenso wenig lohnt sich ein Phasen-Soll-Ist für Büros, die überwiegend nach Stunden abrechnen und keine Pauschale vereinbart haben. Dort ist die Rechnung das Controlling; die eigentliche Aufgabe ist eine Budgetwarnung gegenüber dem Bauherrn, bevor die vereinbarte Obergrenze erreicht ist. Nach der BAK-Strukturbefragung macht die Stundenabrechnung 22 Prozent des Umsatzes aus, HOAI-Abrechnung 49 Prozent, Pauschalhonorare 16 Prozent. Die meisten Büros brauchen also beide Sichtweisen.

Bei der Auswahl selbst gelten dieselben Kriterien wie bei jeder Fachanwendung, von der Datenübernahme bis zur Ausstiegsmöglichkeit. Den Ablauf dafür beschreibt Branchensoftware auswählen: ein Leitfaden in sieben Schritten; eine Übersicht der Anbieterkategorie finden Sie unter Zeiterfassung: Anbieter und Einordnung.

Der Monatsablauf, der Projektcontrolling tragfähig macht

Projektcontrolling wird erst wirksam, wenn es einen festen Rhythmus hat: Stunden werden spätestens am Folgetag gebucht, der Soll-Ist-Vergleich läuft bis zum fünften Werktag des Folgemonats, und jede Abweichung über zehn Prozent führt zu einer Entscheidung, nicht zu einem Vermerk.

Die Monatsauswertung braucht drei Kennzahlen, mehr nicht. Erstens die Soll-Ist-Abweichung je Leistungsphase in Prozent. Zweitens den Stundensatz-Erlös, also das für ein Projekt abgerechnete Honorar geteilt durch die darauf gebuchten Stunden; liegt er unter dem kalkulierten Bürostundensatz, arbeitet das Projekt unter Kostendeckung. Drittens den Fertigstellungsgrad in Prozentpunkten der Leistungsphasen, damit Honorarfortschritt und Stundenverbrauch vergleichbar werden.

Am Beispiel: Nach Abschluss der Entwurfsplanung sind 268 Soll-Stunden vorgesehen, gebucht sind 310. Die Abweichung beträgt 42 Stunden oder 16 Prozent, bewertet mit 82 Euro also 3.444 Euro. Dieses Geld fehlt in den späteren Phasen, weil das Honorar unverändert bleibt. Drei Reaktionen sind möglich und alle drei sind legitim: den Mehraufwand als Besondere Leistung oder Planungsänderung nachverhandeln, den Aufwand in Leistungsphase 5 durch strafferen Detaillierungsgrad begrenzen, oder die Abweichung bewusst als Akquisitionsinvestition verbuchen. Was nicht funktioniert, ist das Hoffen auf Ausgleich in Leistungsphase 8, denn dort ist der Druck am größten.

Die wiederkehrenden Fehler bei der Einführung sind in jedem Büro dieselben:

• Soll-Stunden aus dem Bauchgefühl. Wer die Phasenbudgets schätzt statt sie aus Honorar und Stundensatz zu rechnen, vergleicht Ist-Werte gegen eine Wunschzahl.
• Buchung am Monatsende. Nachträglich rekonstruierte Stunden verteilen sich auf die Projekte, die noch im Kopf sind. Die Summe stimmt, die Zuordnung nicht.
• Besondere Leistungen im Grundleistungstopf. Ohne getrennte Kennzeichnung ist ein Nachtrag später nicht belegbar, und der Mehraufwand erscheint als eigene Unwirtschaftlichkeit.
• Keine Trennung verrechenbarer und nicht verrechenbarer Zeit. Akquise, Wettbewerbe und Bürointerna auf Projekten verzerren jede Auswertung.
• Auswertung ohne Konsequenz. Ein Soll-Ist-Bericht, der nur zur Kenntnis genommen wird, kostet Erfassungsaufwand und ändert nichts.

Wenn Projektdaten ohnehin modellbasiert entstehen, lassen sich Mengen und Leistungsstände leichter mit dem Stundenverbrauch verknüpfen; der Einstieg dazu steht in BIM im Architekturbüro: Einstieg für kleine Büros. Für die Fristen und Nachweise rund um Genehmigungsverfahren, die als Aufwand in Leistungsphase 4 auftauchen, hilft Digitaler Bauantrag: Ablauf und Voraussetzungen für Planungsbüros. Aufbewahrungs- und Nachvollziehbarkeitsanforderungen an die digitalen Aufzeichnungen behandelt GoBD: was die Grundsätze für digitale Buchführung verlangen.

💬 Meine Einschätzung

Die verbreitete Annahme lautet, Projektcontrolling sei eine Frage des richtigen Programms. Die Zahlen sprechen dagegen. Nach der BAK-Strukturbefragung 2024 erfassen 61 Prozent der Büros ihre Projektstunden systematisch; die übrigen 39 Prozent scheitern nicht an fehlender Software, sondern daran, dass die vorhandene Erfassung keine Leistungsphase kennt und deshalb keine Frage beantwortet, die jemanden interessiert. Wer mit einer Tabelle anfängt, in der je Projekt die Soll-Stunden je Phase aus dem Honorar errechnet stehen, hat nach zwei Monaten mehr Steuerungsinformation als ein Büro mit einer teuren Lösung, deren Phasenfeld niemand füllt. Die Software ist die zweite Entscheidung. Die erste ist der Verteilungsschlüssel aus § 34 Absatz 3 HOAI und ein ehrlich gerechneter Bürostundensatz.

Häufige Fragen zum Projektcontrolling im Architekturbüro

Fünf Fragen tauchen bei der Einführung regelmäßig auf. Sie ergänzen die Hauptkapitel um Punkte, die in der Praxis für Verzögerung sorgen.

Gelten die Prozentsätze der Leistungsphasen auch bei einem Pauschalhonorar?

Als Verteilungsschlüssel ja. Die Prozentsätze des § 34 Absatz 3 HOAI beschreiben die Gewichtung der Grundleistungen und taugen deshalb auch dann zur Budgetierung, wenn Sie eine Pauschale vereinbart haben. Rechtlich maßgeblich für die Höhe bleibt die Vereinbarung in Textform nach § 7 Absatz 1 HOAI.

Wie gehe ich mit Leistungsphasen um, die nur teilweise beauftragt sind?

Teilbeauftragungen werden anteilig bewertet, und zwar nach den Grundleistungen, die tatsächlich im Vertrag stehen. Für das Controlling bedeutet das: Das Soll-Stundenbudget entsteht aus dem vereinbarten Honorar, nicht aus dem vollen Phasenprozentsatz. Alles andere erzeugt ein Budget, das Sie nie bezahlt bekommen.

Muss die Zeiterfassung im Büro digital sein?

Gesetzlich ist die Form der Aufzeichnung nach § 16 Absatz 2 ArbZG nicht auf ein digitales System festgelegt. Für Projektcontrolling ist eine digitale Erfassung praktisch unverzichtbar, weil Soll-Ist-Vergleiche je Leistungsphase sonst manuell summiert werden müssen und damit monatlich Stunden kosten.

Wie viele Stunden darf Leistungsphase 8 im Monat verbrauchen?

Teilen Sie das Phasenbudget durch die geplante Bauzeit in Monaten. Im Rechenbeispiel sind 358 Stunden auf zehn Monate Bauzeit verteilt rund 36 Stunden monatlich. Verlängert sich die Bauzeit, steigt der Aufwand, das Honorar bleibt gleich; das ist der Normalfall für eine Nachtragsforderung.

Wie lange dauert es, bis Projektcontrolling erste belastbare Zahlen liefert?

Soll-Werte stehen am Tag der Vertragsunterschrift. Belastbare Ist-Vergleiche brauchen zwei bis drei Monate durchgehender Buchung, weil die ersten Wochen Erfassungslücken und Zuordnungsfehler enthalten. Rückwirkend zu rekonstruieren lohnt sich nicht; sinnvoller ist ein Start mit allen laufenden Projekten zum Monatsersten.

Quellen und weiterführende Literatur

Alle Zahlen stammen aus Primärquellen. Das Rechenbeispiel ist eine eigene Kalkulation und keine Marktangabe.

• § 34 Absatz 3 Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) · gesetze-im-internet.de · Prozentsätze der Leistungsphasen 1 bis 9 für Gebäude und Innenräume, Stand der abgerufenen Fassung Oktober 2026
• § 7 Absatz 1 HOAI · gesetze-im-internet.de · Honorarvereinbarung in Textform und Basishonorarsatz als Auffangregel seit der Novelle 2021
• § 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) · gesetze-im-internet.de · Aufzeichnungspflicht für über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre
• Ausgewählte Ergebnisse der bundesweiten Strukturbefragung, Architektenbefragung 2024 · Bundesarchitektenkammer und Architektenkammern der Länder · Befragung vom 6. Mai bis 14. Juni 2024, Berichtsjahr 2023, 17.093 ausgewertete Kammermitglieder, davon 5.150 selbstständig Tätige: Bürogrößen, Kostenstruktur, Abrechnungsarten und Anteil der Büros mit systematischer Projektstundenerfassung
• Anlage 10 HOAI · gesetze-im-internet.de · Grundleistungen je Leistungsphase und Zuordnung der Objekte zu den Honorarzonen I bis V

Recherchestand: 17. Oktober 2026. Das Rechenbeispiel ist eine Modellrechnung mit offengelegten Annahmen; setzen Sie für Ihr Büro die eigenen Kosten und Verrechnungsquoten ein. Keine Rechts- oder Steuerberatung.