Elektronische Patientenakte: was Praxen konkret tun müssen

Praxen müssen die elektronische Patientenakte seit dem 1. Oktober 2025 aktiv nutzen: Befundberichte, Arztbriefe, Laborbefunde und Medikationsdaten aus dem laufenden Behandlungskontext gehören in die ePA, sofern die Patientin oder der Patient nicht widersprochen hat. Der Zugriff läuft über das Praxisverwaltungssystem.

Welche ePA-Pflichten gelten für Praxen seit Oktober 2025?

Die ePA-Nutzung ist für Arzt- und Zahnarztpraxen seit dem 1. Oktober 2025 bundesweit verpflichtend. Praxen stellen behandlungsrelevante Dokumente in die Akte ein und rufen vorhandene Daten vor der Behandlung ab. Die Pflicht umfasst Befüllung, Abruf und Aufklärung, nicht die Nachpflege alter Bestände.

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist eine versichertengeführte Akte, die Krankenkassen für alle gesetzlich Versicherten anlegen, sofern kein Widerspruch vorliegt. Sie speichert Befunde, Arztbriefe, Medikationsdaten und Bildbefunde einrichtungsübergreifend. Details zum Begriff stehen im Glossareintrag Elektronische Patientenakte (ePA).

Laut Kassenärztlicher Bundesvereinigung (Meldung vom 23. April 2026) sind Praxen seit dem 1. Oktober 2025 verpflichtet, die ePA mit relevanten Dokumenten zu befüllen. Die Übergangsphase seit dem Start der Anwendung „ePA für alle“ im Januar 2025 endete damit.

Drei Pflichtenkreise unterscheidet die Regelung: erstens die Befüllung mit Dokumenten aus dem aktuellen Behandlungskontext, zweitens der Abruf vorhandener Daten zur Behandlungsvorbereitung, drittens die Aufklärung der Patientinnen und Patienten über Widerspruchsrechte und über das Einstellen sensibler Inhalte.

Nicht verpflichtend ist die Digitalisierung von Altakten. Die gematik stellt klar, dass sich die Befüllung auf den aktuellen Behandlungskontext bezieht. Papierarchive und historische Befunde bleiben außerhalb der Pflicht.

Welche Dokumente müssen Praxen in die ePA einstellen?

Fünf Dokumentarten gehören verpflichtend in die ePA: Medikationsdaten, elektronische Arztbriefe, Befundberichte, Laborbefunde und eBildbefunde. Die Pflicht greift für Dokumente aus der laufenden Behandlung. Bei Widerspruch der Patientin oder des Patienten entfällt das Einstellen für die betroffenen Inhalte oder die gesamte Akte.

Ein Befundbericht ist die strukturierte schriftliche Auswertung einer diagnostischen Untersuchung durch die behandelnde Praxis. Ein eArztbrief ist die digital signierte Mitteilung an eine mit- oder weiterbehandelnde Einrichtung, die über die Telematikinfrastruktur versendet wird. Die elektronische Medikationsliste (eML) aggregiert verordnete und eingelöste Arzneimittel aus den E-Rezept-Daten der letzten Monate.

Die Verteilung in der Praxis zeigt ein klares Übergewicht der Befunde. Nach Zahlen der KBV vom 23. April 2026 entfielen von den über 100 Millionen eingestellten Dokumenten rund 59 Millionen auf Befundberichte und rund 25 Millionen auf elektronische Arztbriefe. Befundberichte stellen damit rund 59 Prozent des Gesamtbestands — eine eigene Aufschlüsselung der KBV-Zahlen.

Heruntergeladen wurden bis zum selben Stichtag rund 37 Millionen Dokumente, davon rund 20 Millionen Befundberichte und rund 5,5 Millionen Arztbriefe. Das Verhältnis von Upload zu Download liegt damit bei etwa 1 zu 0,37: Praxen stellen deutlich mehr ein, als abgerufen wird.

Wie kommt die Praxis an die ePA und wie lange gilt der Zugriff?

Das Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte im Kartenterminal schaltet der Praxis den Zugriff auf die ePA frei. Die Berechtigung gilt laut gematik standardmäßig 90 Tage und läuft über die Quartalsgrenze hinaus weiter. Patientinnen und Patienten verlängern oder verkürzen diesen Zeitraum über die ePA-App ihrer Krankenkasse.

Der technische Weg führt über die Telematikinfrastruktur (TI), das geschlossene Netz des deutschen Gesundheitswesens für den Austausch medizinischer Daten. Die Praxis authentifiziert sich dabei mit der SMC-B, dem institutionsbezogenen Praxisausweis. Einzelne Funktionen wie das Signieren von eArztbriefen erfordern zusätzlich den elektronischen Heilberufsausweis (eHBA).

Die 90-Tage-Frist verändert die Praxisorganisation spürbar. Ein im Januar eingelesener Patient bleibt bis Anfang April zugreifbar, auch ohne erneuten Praxisbesuch. Befunde aus einer Laborrückmeldung landen dadurch in der Akte, ohne dass die Karte ein zweites Mal gesteckt wird.

Ohne Karteneinlesen besteht kein Zugriff. Telefonische Anfragen, Videosprechstunden ohne vorherige Kartenpräsenz und reine Rezeptanforderungen öffnen die Akte nicht. Für die Videosprechstunde und andere Kanäle gelten eigene Voraussetzungen, die auf der Verzeichnisseite TI-Anbindung und KIM für Arztpraxis zusammengefasst sind.

Was muss im Praxisverwaltungssystem eingerichtet sein?

Vier Komponenten bilden die technische Grundlage: das ePA-Modul im Praxisverwaltungssystem, die TI-Anbindung über einen zugelassenen Konnektor, der Praxisausweis SMC-B und das Kartenterminal. Ohne installiertes und aktiviertes ePA-Modul führt die Praxis weder Abruf noch Befüllung durch.

Ein Praxisverwaltungssystem (PVS) ist die zentrale Software einer Arztpraxis für Patientenverwaltung, Dokumentation, Abrechnung und TI-Anwendungen. Die ePA-Funktionen erreichen die Praxis über ein Update des Herstellers, nicht über eine separate Anwendung.

Die Kassenärztliche Vereinigung Sachsen weist ausdrücklich darauf hin, dass das ePA-Modul im PVS installiert sein muss. Herstellerseitige Updates werden dabei nicht automatisch aktiv geschaltet — die Freischaltung erfolgt in der Regel durch den Systembetreuer der Praxis.

Die praktische Prüfreihenfolge folgt der ePA-Vier-Stufen-Routine: Stufe 1 Technik (Modul aktiv, Konnektor erreichbar, SMC-B gesteckt), Stufe 2 Aufklärung (Hinweisblatt und Gesprächsroutine am Empfang), Stufe 3 Befüllung (Dokumenttypen im PVS als ePA-relevant markiert), Stufe 4 Berechtigung (Karteneinlesen dokumentiert, Sperrwünsche vermerkt). Wer eine Stufe überspringt, produziert Lücken, die erst bei der nächsten Abrechnungsprüfung auffallen.

Praxen, die ihr System ohnehin wechseln, prüfen die ePA-Reife des Zielsystems vor der Vertragsunterschrift. Die Kriterien dafür stehen im Ratgeber Praxissoftware wechseln: was vor der Entscheidung geklärt sein muss.

Wie funktionieren Widerspruch und Berechtigungen der Patienten?

Die ePA arbeitet als Widerspruchslösung (Opt-out). Die Krankenkasse legt die Akte automatisch an, Versicherte widersprechen entweder vollständig oder sperren einzelne Einrichtungen und einzelne Dokumente. Die Praxis prüft den Widerspruchsstatus beim Zugriff über das Praxisverwaltungssystem.

Drei Abstufungen des Widerspruchs existieren: der Gesamtwiderspruch gegen die Akte, der Widerspruch gegen den Zugriff einer bestimmten Einrichtung und der Widerspruch gegen das Einstellen einzelner Dokumente. Jede Abstufung wird bei der Krankenkasse oder in der ePA-App erklärt, nicht in der Praxis.

Seit Januar 2026 gilt eine Einschränkung bei den Abrechnungsdaten: diese sind nur noch für die Versicherten selbst einsehbar, nicht für andere Leistungserbringer. Die Befüllungspflicht entfällt zudem, wenn erhebliche therapeutische Gründe dagegen sprechen.

Ein Widerspruch erzeugt keine Dokumentationspflicht gegenüber der Kassenärztlichen Vereinigung. Die Praxis vermerkt ihn im eigenen System, damit der Befüllungsschritt bei der nächsten Behandlung nicht erneut geprüft werden muss.

Worüber müssen Praxen ihre Patienten aufklären?

Praxen klären über das Widerspruchsrecht auf und weisen gesondert auf Risiken beim Einstellen potenziell stigmatisierender Informationen hin. Die gematik nennt dafür ausdrücklich Diagnosen wie HIV-Infektionen und psychische Erkrankungen. Die Aufklärung erfolgt vor dem Einstellen des betreffenden Dokuments.

Der Grund liegt in der Sichtbarkeit: jede berechtigte Einrichtung sieht die eingestellten Dokumente, solange keine Einzelsperrung besteht. Eine Diagnose aus der psychiatrischen Behandlung erscheint damit auch im Zugriff der Zahnarztpraxis, sofern die Patientin nichts anderes verfügt.

Praktikabel ist eine schriftliche Kurzinformation am Empfang plus ein mündlicher Hinweis bei sensiblen Befunden. Die Kassenärztlichen Vereinigungen stellen dafür Musterunterlagen bereit.

Was passiert, wenn eine Praxis die ePA nicht nutzt?

Zwei Sanktionsebenen greifen. Bei fehlender ePA-Unterstützung kürzt sich das Honorar um 1 Prozent nach § 341 Abs. 6 SGB V. Parallel reduziert sich die TI-Pauschale um 50 Prozent, sobald eine für die Fachgruppe verpflichtende TI-Fachanwendung fehlt; ab zwei fehlenden Anwendungen entfällt sie vollständig.

Die TI-Pauschale ist die monatliche Erstattung der Kosten für Anbindung und Betrieb der Telematikinfrastruktur. Sie wird über die Kassenärztliche Vereinigung ausgezahlt und an den Nachweis der aktiven Fachanwendungen gekoppelt.

Die Kürzungen addieren sich. Laut Kassenärztlicher Vereinigung Baden-Württemberg summieren sich fehlende TI-Anbindung (2,5 Prozent nach § 291b Abs. 5 SGB V) und fehlender E-Rezept-Nachweis (1 Prozent nach § 360 Abs. 17 SGB V) auf 3,5 Prozent; ein zusätzlicher ePA-Mangel erhöht den Abzug um einen weiteren Prozentpunkt. Zum E-Rezept und seiner Kopplung an die ePA-Medikationsliste besteht damit ein direkter wirtschaftlicher Zusammenhang.

Für die Quartale 1 bis 3 des Jahres 2025 galt wegen der Einführung von „ePA für alle“ eine Ausnahme von der ePA-Kürzung. Diese Schonfrist ist ausgelaufen.

Was kostet die ePA-Befüllung die Praxis ab 2027?

Die Befüllung wird bis zum 31. Dezember 2026 vergütet. Der Erweiterte Bewertungsausschuss beschloss am 27. August 2026, die Abrechenbarkeit bis Jahresende zu verlängern. Zum 1. Januar 2027 fallen die entsprechenden Gebührenordnungspositionen weg — die Befüllungspflicht bleibt bestehen.

Zwei Positionen betrifft das: GOP 01648 für die Erstbefüllung der ePA und GOP 01647 als Zusatzpauschale für die ePA-Unterstützungsleistung. Die Erstbefüllung wurde nach Angaben der Kassenärztlichen Vereinigung Bremen ab Januar 2026 mit 11,34 Euro vergütet.

Die Rechtsgrundlage für beide Positionen lief zum 30. Juli 2026 aus. Die Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein informierte am 12. August 2026 über die vorläufige Weiterabrechnung, bevor der Beschluss vom 27. August 2026 die Frist bis Jahresende festschrieb.

Für die Praxisplanung 2027 heißt das: der Aufwand für die ePA-Befüllung wandert vollständig in die Grundvergütung. Praxen, die den Befüllungsschritt bis dahin nicht in den PVS-Workflow automatisiert haben, tragen ihn ab Januar 2027 als unvergüteten Zusatzaufwand.

💬 Meine Einschätzung

Die gängige Annahme lautet: die ePA-Pflicht ist ein technisches Thema, das mit dem PVS-Update erledigt ist. Die Zahlenlage widerspricht dem. Bei rund 73 Millionen angelegten Akten und über 100 Millionen Dokumenten steht die Akte je Versichertem im Schnitt bei etwa 1,4 Einträgen — der Engpass liegt nicht in der Technik, sondern in der Routine am Empfang und im Sprechzimmer. Dazu kommt eine ökonomische Verschiebung mit festem Datum: die Erstbefüllungspauschale nach GOP 01648 endet zum 31. Dezember 2026, die Pflicht bleibt. Wer die Befüllung bis dahin nicht als automatisierten Schritt im Dokumentations-Workflow verankert, bezahlt sie ab 2027 aus der eigenen Zeit.

Häufige Fragen zur elektronischen Patientenakte

Fünf Fragen tauchen in Praxen regelmäßig auf. Sie ergänzen die Hauptkapitel um Detailaspekte zu Vertretung, Privatversicherten, Löschung und Notfalldaten.

Dürfen Medizinische Fachangestellte die ePA befüllen?

Medizinische Fachangestellte befüllen die ePA im Auftrag und unter Verantwortung der Praxisleitung. Der Zugriff erfolgt über die SMC-B der Einrichtung. Das Signieren elektronischer Arztbriefe erfordert dagegen den elektronischen Heilberufsausweis der Ärztin oder des Arztes.

Gilt die ePA auch für Privatversicherte?

Die gesetzliche ePA-Pflicht betrifft gesetzlich Versicherte. Private Krankenversicherungen bieten ihren Versicherten die ePA auf freiwilliger Basis an. Für Praxen bedeutet das: der Befüllungsschritt entfällt bei Privatpatienten ohne angelegte Akte.

Kann eine Praxis eingestellte Dokumente wieder löschen?

Das Löschrecht liegt bei den Versicherten. Sie entfernen einzelne Dokumente über die ePA-App ihrer Krankenkasse. Praxen korrigieren fehlerhafte Einträge durch das Einstellen einer berichtigten Fassung und informieren die Patientin oder den Patienten darüber.

Welche Rolle spielt KIM neben der ePA?

KIM überträgt Nachrichten und Dokumente gerichtet von Einrichtung zu Einrichtung, die ePA speichert Dokumente versichertenzentriert. Ein eArztbrief geht per KIM an die Zielpraxis und parallel in die ePA. Details erklärt der Glossareintrag KIM (Kommunikation im Medizinwesen).

Ersetzt die ePA die eigene Praxisdokumentation?

Die ePA ersetzt die Behandlungsdokumentation nach § 630f BGB nicht. Die Primärdokumentation verbleibt im Praxisverwaltungssystem der Praxis. Die ePA ist eine zusätzliche, versichertengeführte Sammlung für den einrichtungsübergreifenden Austausch.

Quellen und weiterführende Literatur

Die Angaben in diesem Beitrag stammen aus offiziellen Veröffentlichungen der Selbstverwaltung und der gematik. Der Recherchestand ist September 2026.

• gematik — ePA-FAQ für Leistungserbringende · gematik.de · Definiert Befüllungsumfang, 90-Tage-Zugriffsdauer, Widerspruchsstufen und Aufklärungspflicht bei stigmatisierenden Inhalten.
• gematik — Ein Jahr „ePA für alle“, Meldung vom 15. April 2026 · gematik.de · Nennt über 100 Millionen Dokumente (Stand 13. April 2026), rund 73 Millionen angelegte Akten und bis zu 93.000 wöchentlich zugreifende Praxen.
• Kassenärztliche Bundesvereinigung — PraxisNachrichten vom 23. April 2026 · kbv.de · Schlüsselt die eingestellten Dokumente nach Befundberichten, eArztbriefen und Downloads auf.
• Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg — Pauschalen, Auszahlung, Sanktionen · kvbawue.de · Führt die Kürzungstatbestände nach § 341 Abs. 6, § 360 Abs. 17 und § 291b Abs. 5 SGB V mit Prozentsätzen auf.
• Deutsches Ärzteblatt — Meldung vom 27. August 2026 · aerzteblatt.de · Berichtet über den Beschluss des Erweiterten Bewertungsausschusses zur Verlängerung der Befüllungsvergütung bis 31. Dezember 2026.
• Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein — Praxisinformation vom 12. August 2026 · kvno.de · Dokumentiert das Auslaufen der Rechtsgrundlage für GOP 01647 und GOP 01648 zum 30. Juli 2026.
• Kassenärztliche Vereinigung Sachsen — Praxis-News zum ePA-Modul · kvsachsen.de · Stellt die Installationspflicht des ePA-Moduls im Praxisverwaltungssystem klar.

Softwarelösungen mit ePA-Anbindung für die Arztpraxis listet die Verzeichnisseite Elektronische Patientenakte für Arztpraxis. Wer die Systemauswahl grundsätzlich angeht, findet das Vorgehen im Ratgeber Branchensoftware auswählen: ein Leitfaden in sieben Schritten; eine gefilterte Vorauswahl liefert der Software-Finder.