Wie plant man Schulung und Einarbeitung realistisch?

Schulung und Einarbeitung werden realistisch geplant, indem der Betrieb pro Rolle den Lernbedarf bestimmt, die Einarbeitung in Arbeitszeit einplant und eine Phase geringerer Produktivität nach dem Umstieg einkalkuliert. Entscheidend sind Key-User, Lernen am echten Vorgang und ein Zeitpunkt ausserhalb der Saisonspitze.

Wie viel Zeit braucht die Einarbeitung in eine neue Branchensoftware?

Der Zeitbedarf hängt von der Rolle ab, nicht von der Software. Wer täglich nur zwei Masken bedient, ist nach wenigen Stunden arbeitsfähig. Wer Abrechnung, Auswertungen oder Stammdatenpflege verantwortet, braucht Wochen, weil sich der Lernbedarf erst im laufenden Betrieb zeigt.

Als Orientierung taugt der betriebliche Normalfall. Die IW-Weiterbildungserhebung 2023 ermittelte für das Jahr 2022 rund 20 Weiterbildungsstunden je Mitarbeiter und Jahr — zwei Stunden mehr als 2019. Ein Softwarewechsel verbraucht dieses Jahresbudget in wenigen Wochen, wenn er nicht zusätzlich geplant wird.

Bemerkenswert ist die Verteilung: Von den 20 Stunden entfielen mehr als 13 Stunden auf informelles Lernen am Arbeitsplatz, nicht auf Kurse. Wer den Schulungsplan auf Präsenztermine reduziert, plant also den kleineren Teil des tatsächlichen Lernens und lässt den grösseren dem Zufall.

Praktisch heisst das: Neben dem Schulungstag braucht jede Rolle Zeit am eigenen Arbeitsplatz, mit echten Vorgängen und einer erreichbaren Ansprechperson. Diese Zeit gehört in die Dienstplanung, sonst findet sie zwischen zwei Kundenterminen statt und damit gar nicht.

Mit welchem Produktivitätsverlust ist in den ersten Wochen zu rechnen?

Nach der Umstellung sinkt die Bearbeitungsgeschwindigkeit spürbar, weil Routinen neu entstehen müssen. Der Betrieb sollte das nicht als Störung behandeln, sondern als eingeplante Phase mit reduziertem Durchsatz — und Termine, Auftragsannahme und Personaleinsatz daran anpassen.

Belastbare Branchenzahlen zur Höhe dieses Einbruchs gibt es nicht, weil er von Vorwissen, Datenqualität und Prozessnähe abhängt. Verlässlich planbar ist stattdessen die Dauer: Sie reicht üblicherweise vom Start bis zum ersten kompletten Abrechnungs- oder Monatsabschluss, weil erst dann alle Vorgänge einmal durchlaufen sind.

Zwei Hebel senken den Einbruch messbar. Erstens die Datenqualität: Wer mit unsauberen Stammdaten startet, lässt das Team doppelt lernen — das neue System und die Reparatur alter Datensätze. Was überhaupt mitgenommen werden sollte, beschreibt Datenübernahme beim Systemwechsel: was wirklich mitmuss.

Zweitens der Zeitpunkt. Eine Umstellung kurz vor dem Jahresabschluss, vor der Hauptsaison oder in der Urlaubszeit addiert Belastungen, die nichts miteinander zu tun haben. Der beste Termin ist eine ruhige Woche mit vollständig besetztem Team.

Welche Schulungsformen passen zu welcher Rolle?

Sinnvoll ist eine Mischung: eine tiefe Anbieterschulung für Key-User, kurze rollenbezogene Einheiten für die täglichen Anwender, schriftliche Kurzanleitungen für wiederkehrende Sonderfälle und begleitete Übung am echten Vorgang in der ersten Woche nach dem Start.

Key-User sind Mitarbeitende aus dem Fachbereich, nicht aus der IT. Sie werden vom Anbieter tief geschult, bauen die betriebseigenen Abläufe im System ab und beantworten danach die Fragen der Kollegen. Ein Betrieb braucht mindestens zwei, damit Urlaub und Krankheit die Ansprechbarkeit nicht kippen.

Rollenbezogene Einheiten dauern 60 bis 120 Minuten und behandeln nur, was die Rolle täglich tut. Eine Empfangskraft lernt Terminvergabe und Stammdaten, nicht die Auswertungslogik. Kurze Einheiten mit klarem Zuschnitt bleiben besser hängen als ein Schulungstag quer durch alle Module.

Schriftliche Kurzanleitungen entstehen am besten während der Einarbeitung, geschrieben von denen, die den Vorgang lernen. Zwei Seiten mit Screenshots für den Monatsabschluss sind mehr wert als ein 200-seitiges Herstellerhandbuch, weil sie den eigenen Ablauf abbilden.

Was eine Rolle überhaupt können muss, steht im Idealfall schon im Lastenheft — die Anforderungen pro Arbeitsplatz sind die Vorlage für den Schulungsplan. Wie man das aufschreibt, zeigt Wie schreibt man ein Lastenheft für die Softwareauswahl?.

Wer übernimmt die Schulung: Anbieter, Key-User oder externe Trainer?

Übliche Aufteilung: Der Anbieter schult die Key-User und konfiguriert das System, die Key-User schulen das Team an den betriebseigenen Abläufen, externe Trainer kommen nur bei sehr grossen Rollouts oder fehlenden internen Kapazitäten hinzu. Diese Reihenfolge hält Wissen im Betrieb.

Der Vorteil der Key-User-Variante liegt in der Übersetzung. Ein Anbietertrainer erklärt die Software, ein Key-User erklärt den eigenen Betrieb im System. Die zweite Erklärung ist die, die im Alltag gebraucht wird — und sie bleibt auch nach Projektende verfügbar.

Zu klären ist der Umfang vertraglich. Wie viele Schulungstage sind im Angebot enthalten, was kostet ein zusätzlicher Tag, gilt der Preis vor Ort oder remote, und wie lange läuft der Support in der Startphase? Diese Positionen gehören vor die Unterschrift, nicht in die erste Rechnung nach dem Start. Welche Kostenblöcke ein Projekt insgesamt hat, ordnet Was kostet die Einführung eines ERP-Systems? ein.

Der Sonderfall sind Betriebe ohne geeignete Key-User — etwa Zwei-Personen-Büros. Dort übernimmt die Inhaberin diese Rolle faktisch selbst, und der Schulungsplan muss entsprechend kleiner und länger gestreckt sein. Welche Systeme überhaupt zur Betriebsgrösse passen, lässt sich über den Software-Finder eingrenzen.

Wie sichert ein Betrieb das Wissen nach dem Projekt?

Wissen bleibt, wenn es dokumentiert, verteilt und wiederholt wird: eine kurze Ablaufsammlung im System oder im Intranet, mindestens zwei eingearbeitete Key-User pro Bereich, ein fester Einarbeitungspfad für neue Mitarbeitende und ein jährlicher Auffrischungstermin nach grösseren Updates.

Der häufigste Verlustweg ist Personalwechsel. Verlässt die einzige Person mit tiefem Systemwissen den Betrieb, fällt er auf den Stand vor der Einführung zurück. Deshalb sind zwei Key-User pro Bereich kein Luxus, sondern die Mindestbesetzung.

Der zweitwichtigste ist das Update. Funktionsänderungen nach Releases verändern Masken und Abläufe. Wer keinen Termin für die Nacharbeit vorsieht, sammelt Workarounds, die jahrelang mitlaufen und später als Softwareproblem erscheinen, obwohl sie ein Schulungsproblem sind.

Der Einarbeitungspfad für neue Mitarbeitende ist der günstigste Baustein von allen. Eine Checkliste mit fünf Punkten, wer wann was zeigt, verhindert, dass jede Neueinstellung improvisiert eingearbeitet wird. Warum Projekte ohne diese Grundlagen kippen, beschreibt Softwareeinführung im Betrieb: warum Projekte scheitern; die Einordnung in den Gesamtablauf einer Auswahl liefert Branchensoftware auswählen: ein Leitfaden in sieben Schritten.

💬 Meine Einschätzung

Die gängige Annahme lautet, Schulung sei ein Kostenblock, den man im Angebot drücken kann. Die Zahlen legen das Gegenteil nahe. Wenn ein Betrieb ohnehin rund 20 Stunden Weiterbildung je Mitarbeiter und Jahr aufwendet und davon mehr als 13 Stunden am Arbeitsplatz entstehen (IW-Weiterbildungserhebung 2023, veröffentlicht am 4. Juni 2024), dann ist nicht der Schulungstag die grosse Position, sondern die unsichtbare Lernzeit danach. Diese Zeit fällt in jedem Fall an. Die einzige Entscheidung ist, ob sie geplant und begleitet stattfindet oder ungeplant und allein — im zweiten Fall entstehen Workarounds, die dem System zugerechnet werden und später als Grund für den nächsten Wechsel auftauchen.

Häufige Fragen zu Schulung und Einarbeitung

Wie viele Key-User braucht ein Betrieb mit 20 Mitarbeitenden?

Üblich sind zwei bis vier, aufgeteilt nach Funktionsbereichen wie Auftragsannahme, Abrechnung und Auswertung. Entscheidend ist nicht die Kopfzahl, sondern dass jeder Bereich zwei ansprechbare Personen hat.

Sollten Schulungen vor oder nach dem Umstieg stattfinden?

Beides. Die tiefe Key-User-Schulung liegt vor dem Start, die rollenbezogenen Einheiten möglichst dicht davor, und die begleitete Übung gehört in die erste Woche danach. Zu früh geschultes Wissen ohne Anwendung verfällt.

Lohnen E-Learning-Angebote der Anbieter?

Als Ergänzung ja, als Ersatz selten. Videos erklären Standardfunktionen zuverlässig, aber nicht die betriebseigene Konfiguration. Sie eignen sich gut für spätere Neueinstellungen und zur Auffrischung nach Updates.

Wie geht man mit Mitarbeitenden um, die den Wechsel ablehnen?

Früh einbeziehen und den Anlass sachlich benennen. Ablehnung entsteht häufig aus der Sorge, im neuen System langsamer zu sein. Eine begleitete Übungsphase an echten Vorgängen nimmt dieser Sorge die Grundlage schneller als Argumente.

Muss Einarbeitungszeit gesondert erfasst werden?

Sie ist Arbeitszeit und wird wie diese erfasst. Eine gesonderte Kennzeichnung ist nicht vorgeschrieben, hilft aber bei der Nachkalkulation des Projekts und bei der Planung der nächsten Umstellung.

Quellen und weiterführende Literatur

• Institut der deutschen Wirtschaft, IW-Weiterbildungserhebung 2023 (Erhebungsjahr 2022) — Weiterbildungsstunden, Kosten je Mitarbeiter und Anteil informellen Lernens
• iwd, Beitrag „Immer mehr Weiterbildungen in Unternehmen“ vom 4. Juni 2024 — Aufbereitung der Erhebungsergebnisse inklusive Branchenvergleich
• IW-Trends 2024, Aufsatz zur IW-Weiterbildungserhebung — Methodik und Investitionsvolumen der betrieblichen Weiterbildung
• Branchen-Software — Verzeichnis und Software-Finder, Stand der Prüfung 23. September 2026