Die elektronische Akte in der Kanzlei bündelt alle Dokumente, Nachrichten und Fristen eines Mandats in einem digitalen Aktenordner. Die elektronische Akte folgt der Aktenstruktur des Falls, nicht der Ordnerstruktur eines Laufwerks, und verbindet jedes Dokument mit Aktenzeichen, Beteiligten und Vorgang.
Die elektronische Akte ist der digitale Zwilling der Papierakte: ein Container pro Mandat mit Dokumenten, Korrespondenz, Fristen und Aktennotizen. Ein Dokumentenmanagementsystem verwaltet Dateien, die elektronische Akte verwaltet Vorgänge. Ab 1. Januar 2026 führen die Gerichte ihre Akten nach § 298a Abs. 1a ZPO elektronisch, zunächst für Neuklagen. Für Kanzleien entscheidet die Anbindung an beA und Fristenkalender über den praktischen Nutzen.
Was ist die elektronische Akte in der Kanzlei?
Die elektronische Akte, kurz E-Akte, ist ein digitaler Aktencontainer, der alle Bestandteile eines Mandats an einem Ort führt: Schriftsätze, Verträge, Korrespondenz, Aktennotizen, Fristen und Kostendaten. Jedes Objekt in der elektronischen Akte trägt Aktenzeichen, Beteiligtenbezug und Vorgangsstatus.
Der Unterschied zum abgelegten PDF liegt in den Metadaten. Ein Schriftsatz im Dateisystem ist eine Datei mit Namen und Datum. Derselbe Schriftsatz in der elektronischen Akte ist ein Vorgang mit Absender, Empfänger, Eingangsdatum, ausgelöster Frist, Zuordnung zum Sachbearbeiter und Status. Aus diesen Metadaten entstehen die Funktionen, die eine Kanzlei täglich nutzt: Fristenkalender, Wiedervorlage, Kostenerfassung und Aktenhistorie.
Die elektronische Akte ist damit kein Speicherort, sondern ein Ordnungssystem. Die Begriffsbestimmung steht im Glossareintrag Elektronische Akte (E-Akte).
Wie ist eine elektronische Akte aufgebaut?
Eine elektronische Akte besteht aus vier Ebenen: dem Aktenkopf mit Stammdaten, dem Dokumentenbestand, der Vorgangsebene mit Fristen und Wiedervorlagen, und der Protokollebene, die jede Änderung mit Nutzer und Zeitstempel festhält.
Der Aktenkopf trägt Aktenzeichen, Rechtsgebiet, Mandant, Gegner, zuständiges Gericht und Sachbearbeiter. Er ist der Schlüssel, über den alle weiteren Objekte verknüpft werden.
Der Dokumentenbestand enthält eingehende und ausgehende Dokumente in der Reihenfolge ihres Eingangs, vergleichbar mit der Blattzählung der Papierakte. Eingänge aus dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach landen hier direkt, wenn die Kanzleisoftware angebunden ist — beschrieben in beA: Pflichten, Ablauf und Anbindung an die Kanzleisoftware.
Die Vorgangsebene verknüpft Dokumente mit Terminen. Ein zugestellter Schriftsatz löst eine Notfrist aus, die Software trägt Vorfrist und Hauptfrist ein. Das Zusammenspiel dieser Ebene mit dem Fristenkalender ist der Grund, warum Kanzleien eine E-Akte und kein Laufwerk nutzen; die Grundlagen stehen im Glossareintrag Fristenmanagement.
Die Protokollebene hält fest, wer wann welches Dokument geöffnet, geändert oder gelöscht hat. Sie ist die Basis für Nachweise gegenüber Mandant, Haftpflichtversicherer und Aufsicht.
Worin unterscheidet sich die elektronische Akte vom Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagementsystem verwaltet Dateien, die elektronische Akte verwaltet Vorgänge. Das Dokumentenmanagementsystem beantwortet die Frage „wo liegt dieses Dokument und in welcher Version“. Die elektronische Akte beantwortet die Frage „was ist in diesem Mandat passiert und was steht als Nächstes an“.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software zur Erfassung, Versionierung, Suche und revisionssicheren Aufbewahrung von Dateien. Es kennt Dokumenttypen, Volltextindex, Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte. Es kennt keine Notfristen, keine Beteiligtenrollen und keine Kostenrechnung nach RVG.
In der Praxis liegen beide Systeme übereinander: Die elektronische Akte nutzt das Dokumentenmanagementsystem als Speicherschicht und legt die Vorgangslogik darüber. Kanzleisoftware-Hersteller liefern diese Kombination als ein Produkt aus. Die Marktübersicht für die eigenständige Speicherschicht steht unter Dokumentenmanagement (DMS) für Anwaltskanzlei.
Der teuerste Fehler beim Umstieg ist die Übernahme der alten Laufwerksstruktur in die elektronische Akte. Wer Ordnerbäume nach Sachbearbeitern oder Jahren nachbaut, bekommt eine E-Akte, die wie ein Laufwerk funktioniert — inklusive Suchproblem. Die Aktenstruktur richtet sich nach dem Vorgang: ein Mandat, eine Akte, darin Dokumenttypen statt Unterordner. Kanzleien, die vor der Migration die Dokumenttypen-Liste festlegen und auf unter 20 Typen begrenzen, brauchen nach dem Umstieg deutlich weniger Nachpflege.
Was ändert sich durch die elektronische Gerichtsakte ab 2026?
Seit dem 1. Januar 2026 führen die Gerichte ihre Verfahrensakten elektronisch. Die Pflicht steht in § 298a Abs. 1a ZPO sowie in den Parallelvorschriften § 46e Abs. 1a ArbGG und § 55b Abs. 1 VwGO. Sie greift als Stichtagsregelung zunächst für ab diesem Datum eingehende Neuverfahren.
Laut ervjustiz.de [Stand September 2026] können einzelne Bundesländer, darunter Sachsen-Anhalt und Bremen, per Landesrechtsverordnung Ausnahmen bis zum 1. Januar 2027 vorsehen. Digitalisiert wird die Gerichtsakte selbst; Beweismittel fallen nicht zwingend darunter.
Parallel erweitert sich der Kreis der aktiv nutzungspflichtigen Einreicher. Im sozialgerichtlichen Verfahren verweist § 65d SGG seit dem 1. Januar 2026 zusätzlich auf § 65a Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 SGG. Damit trifft die Pflicht zur elektronischen Einreichung auch Rentenberater, Gewerkschaften und Sozialverbände. Für Rechtsanwälte gilt die aktive Nutzungspflicht bereits seit dem 1. Januar 2022 über § 130d ZPO. Zusätzlich wurde De-Mail als Übermittlungsweg aus § 130a Abs. 4 Nr. 1 ZPO gestrichen, nachdem das Gateway abgeschaltet worden war.
Für die Kanzlei folgt daraus ein praktischer Punkt: Der Rückkanal vom Gericht kommt elektronisch. Eine elektronische Akte, die eingehende beA-Nachrichten nicht automatisch in den Aktenbestand einsortiert, verlagert diese Arbeit auf das Sekretariat.
Die Stichtagsregelung bedeutet: Altverfahren laufen in Papier oder hybrid weiter. Kanzleien führen damit für eine Übergangszeit zwei Aktenwelten parallel. Wer die Papierakte zu früh auflöst, verliert den Zugriff auf laufende Altverfahren. Der Umstellungszeitpunkt gehört pro Verfahren dokumentiert. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.
Wie läuft die Umstellung auf die elektronische Akte ab?
Die Umstellung auf die elektronische Akte läuft in vier Ebenen ab: Struktur festlegen, Eingangskanäle anbinden, Bestand migrieren, Papierprozess schließen. Die Reihenfolge ist entscheidend — eine Migration vor der Strukturentscheidung erzeugt Nacharbeit.
Der Vier-Ebenen-Umstieg im Einzelnen:
- Ebene 1 — Struktur: Dokumenttypen, Aktenzeichenlogik und Namenskonventionen festlegen, bevor ein Dokument migriert wird.
- Ebene 2 — Eingang: beA, E-Mail, Scan-Arbeitsplatz und Mandantenportal so anbinden, dass jeder Eingang automatisch einer Akte zugeordnet wird.
- Ebene 3 — Bestand: Laufende Akten zuerst, abgeschlossene Akten nur nach Aufbewahrungspflicht. Vollständige Rückwärtsmigration ist selten wirtschaftlich.
- Ebene 4 — Abschluss: Den Papierweg für neue Vorgänge schließen. Solange beide Wege offen sind, entstehen zwei Ablagen.
Die Betriebsart — eigener Server oder Cloud — ist eine eigene Entscheidung und wird in Kanzleisoftware in der Cloud oder auf dem eigenen Server? behandelt. Das allgemeine Vorgehen bei der Systemauswahl steht in Branchensoftware auswählen: ein Leitfaden in sieben Schritten.
💬 Meine Einschätzung
Die gängige Annahme lautet, die elektronische Akte sei ein Speicherthema. Der Gesetzgeber behandelt sie als Verfahrensthema: § 298a ZPO steht in der Zivilprozessordnung, nicht in einer IT-Norm, und die Stichtagsregelung zum 1. Januar 2026 knüpft an den Verfahrenseingang an, nicht an die Ausstattung des Gerichts. Genau daran scheitern Kanzlei-Projekte, die beim Scanner beginnen. Der Engpass liegt nicht beim Digitalisieren von Papier, sondern bei der Zuordnung elektronischer Eingänge zur richtigen Akte und zur richtigen Frist. Wer den Umstieg plant, misst deshalb sinnvollerweise eine einzige Kennzahl: den Anteil der Eingänge, die ohne manuelle Zuordnung in der Akte landen. Steigt dieser Anteil, sinkt die Arbeitslast. Alles andere ist Ablage.
- Elektronische Akte = Vorgangsführung pro Mandat; Dokumentenmanagementsystem = Dateiverwaltung darunter
- Vier Ebenen je Akte: Aktenkopf, Dokumentenbestand, Vorgangsebene mit Fristen, Protokollebene
- Seit 1.1.2026 elektronische Gerichtsaktenführung nach § 298a Abs. 1a ZPO, § 46e Abs. 1a ArbGG, § 55b Abs. 1 VwGO — Stichtag gilt für Neuverfahren
- Ausnahmen per Landesrechtsverordnung bis 1.1.2027 möglich, unter anderem in Sachsen-Anhalt und Bremen (Stand September 2026)
- Vier-Ebenen-Umstieg: Struktur, Eingangskanäle, Bestand, Abschluss des Papierwegs — in dieser Reihenfolge
Häufige Fragen zur elektronischen Akte
Ist die elektronische Akte für Kanzleien verpflichtend?
Nein. Die Pflicht zur elektronischen Aktenführung trifft die Gerichte, nicht die Kanzleien. Für Rechtsanwälte besteht die aktive Nutzungspflicht des elektronischen Rechtsverkehrs nach § 130d ZPO, die eine elektronische Einreichung verlangt, aber keine bestimmte Aktenform in der Kanzlei.
Ersetzt die elektronische Akte die Papierakte vollständig?
Nicht in der Übergangszeit. Altverfahren, die vor dem Stichtag eingegangen sind, laufen in der bisherigen Form weiter. Beweismittel fallen nicht zwingend unter die elektronische Aktenführung.
Was ist der Unterschied zwischen elektronischer Akte und beA?
Das besondere elektronische Anwaltspostfach ist ein Übermittlungsweg für Nachrichten an Gerichte und andere Anwälte. Die elektronische Akte ist der Aktencontainer, in dem diese Nachrichten nach Eingang abgelegt und mit Fristen verknüpft werden.
Wie lange müssen elektronische Akten aufbewahrt werden?
Die berufsrechtliche Aufbewahrungsfrist für Handakten beträgt nach § 50 BRAO sechs Jahre nach Ende des Auftrags. Steuerliche und handelsrechtliche Fristen können länger laufen und gelten unabhängig vom Format.
Muss die elektronische Akte revisionssicher sein?
Für Unterlagen mit steuerlicher Relevanz gelten die GoBD und damit Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Protokollierung. Die Protokollebene der elektronischen Akte erfüllt den Nachvollziehbarkeitsteil.
Quellen und weiterführende Literatur
- Zivilprozessordnung § 298a, § 130a, § 130d — gesetze-im-internet.de
- ervjustiz.de — Neuerungen 2026: eAkten, ausgeweitete aktive Nutzungspflicht, De-Mail (Stand September 2026)
- Arbeitsgerichtsgesetz § 46e und Verwaltungsgerichtsordnung § 55b — gesetze-im-internet.de
- Sozialgerichtsgesetz § 65a und § 65d — gesetze-im-internet.de
- Bundesrechtsanwaltsordnung § 50 — Handakten und Aufbewahrungsfrist, gesetze-im-internet.de
- Bundesministerium der Finanzen — GoBD, bundesfinanzministerium.de
Redaktion
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