Belegausgabepflicht: was Betriebe ausgeben müssen

Die Belegausgabepflicht verpflichtet jeden Betrieb mit elektronischem Kassensystem, bei jedem Barumsatz einen Beleg zu erstellen und dem Kunden anzubieten. Die Belegausgabepflicht gilt seit dem 1. Januar 2020 und ist technologieneutral: Papierbon und elektronischer Beleg sind gleichwertig.

Was verlangt die Belegausgabepflicht?

Die Belegausgabepflicht verlangt drei Handlungen: Der Betrieb erstellt bei jedem Geschäftsvorfall einen Beleg, stellt ihn in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang aus, und bietet ihn dem Kunden an. Eine Pflicht des Kunden zur Annahme oder Mitnahme besteht nicht.

Dieser Belegausgabe-Dreiklang — erstellen, bereitstellen, anbieten — ist der Kern der Regelung. Die Rechtsgrundlage steht in § 146a Abs. 2 der Abgabenordnung, eingeführt durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016. In Kraft ist die Pflicht laut Bundesministerium der Finanzen [Stand September 2026] seit dem 1. Januar 2020.

Der Beleg dokumentiert den einzelnen Geschäftsvorfall gegenüber dem Kunden und gegenüber der Finanzverwaltung. Bei einer Kassen-Nachschau nach § 146b AO prüft die Finanzverwaltung unter anderem, ob Belege tatsächlich erstellt und angeboten werden. Der zulässige Belegaufbau ergibt sich aus dem Anwendungserlass zur Abgabenordnung zu § 146a und aus der Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K).

Die Kurzdefinition steht im Glossareintrag Belegausgabepflicht.

Wer ist von der Belegausgabepflicht betroffen?

Betroffen ist jeder Unternehmer, der ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion einsetzt und bare Zahlungsvorgänge vor Ort abwickelt. Die Belegausgabepflicht knüpft an das eingesetzte System an, nicht an Branche, Betriebsgröße oder Umsatz.

Daraus folgt eine Abgrenzung, die in der Praxis regelmäßig falsch gezogen wird: Wer eine offene Ladenkasse führt, unterliegt der Belegausgabepflicht nicht. Eine offene Ladenkasse ist eine Barkasse ohne elektronische Aufzeichnung, etwa eine Geldkassette mit handschriftlichem Kassenbuch. Sobald ein elektronisches Kassensystem, ein Kassen-Tablet oder eine App mit Kassenfunktion im Einsatz ist, greift die Pflicht — unabhängig davon, ob der Umsatz 20.000 oder 2.000.000 Euro beträgt.

Zur Belegausgabepflicht tritt die Pflicht zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung. Welche Anforderungen diese an das Kassensystem stellt, steht in TSE-Pflicht in der Gastronomie: was das Kassensystem können muss; die Begriffsbestimmung liefert der Glossareintrag TSE (technische Sicherheitseinrichtung).

Welche digitalen Belegformen sind zulässig?

Zulässig sind alle Belegformen, die den Inhalt eines Papierbelegs vollständig wiedergeben. Das Bundesministerium der Finanzen bezeichnet die Regelung ausdrücklich als technologieneutral. Elektronische Belege als PDF, per E-Mail, als Anzeige auf dem Kundendisplay oder per QR-Code erfüllen die Pflicht.

Drei Punkte entscheiden über die Zulässigkeit der digitalen Form:

• Vollständigkeit: Der elektronische Beleg enthält dieselben Angaben wie der Papierbeleg, darunter Name und Anschrift des Betriebs, Datum und Zeitpunkt, Art und Menge der Leistung, Entgelt, Steuerbetrag sowie die Seriennummer des Aufzeichnungssystems oder der Sicherheitseinrichtung.
• Verfügbarkeit im Moment des Vorgangs: Der Beleg muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall bereitstehen. Ein Sammelbeleg am Monatsende erfüllt die Pflicht nicht.
• Kein Zwang zur Annahme: Der Betrieb bietet an, der Kunde entscheidet. Ein Display, das den Beleg sichtbar anzeigt, genügt als Angebot.

Eine Zustimmung des Kunden ist für den elektronischen Beleg erforderlich, wenn er ihn tatsächlich erhalten soll — etwa per Mail oder App. Das Anbieten selbst setzt keine Zustimmung voraus.

Was unterscheidet die Belegausgabepflicht von der Aufzeichnungspflicht?

Die Belegausgabepflicht richtet sich nach außen, die Aufzeichnungspflicht nach innen. Die Belegausgabepflicht regelt, was der Kunde bekommt. Die Aufzeichnungspflicht nach § 146a Abs. 1 AO regelt, wie der Betrieb jeden Vorgang unveränderbar festhält und zehn Jahre aufbewahrt.

Die Aufzeichnungspflicht verlangt, dass jeder Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst wird und dass eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung ihn gegen nachträgliche Änderung schützt. Die Details regelt die Kassensicherungsverordnung, erklärt in Was ist die Kassensicherungsverordnung?.

Hinzu kommt die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO: Anschaffung und Außerbetriebnahme elektronischer Aufzeichnungssysteme sind der Finanzverwaltung zu melden. Diese drei Pflichten — Aufzeichnung, Beleg, Meldung — greifen ineinander, werden aber getrennt geprüft. Ein Betrieb kann die Aufzeichnungspflicht erfüllen und die Belegausgabepflicht verletzen.

Welche Systeme diese Anforderungen im Gastronomie-Alltag abbilden, zeigt das Verzeichnis unter Kassensystem für Gastronomie. Die Kostenseite behandelt Was kostet ein Kassensystem in der Gastronomie?.

Wann befreit das Finanzamt von der Belegausgabepflicht?

Eine Befreiung von der Belegausgabepflicht kommt nach § 148 AO nur in Betracht, wenn im Einzelfall eine sachliche Härte nachgewiesen wird. Das Bundesministerium der Finanzen stellt klar, dass reine Kostenargumente keine sachliche Härte begründen.

Die Befreiung ist antragsgebunden und wird vom zuständigen Finanzamt für den einzelnen Steuerpflichtigen erteilt, nicht für eine Branche. Sie steht unter Widerrufsvorbehalt. In der Diskussion stand die Regelung vor allem für den Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen, etwa bei Bäckereien mit hoher Kundenfrequenz — der Gesetzgeber hat diesen Fall in § 146a Abs. 2 Satz 2 AO ausdrücklich als möglichen Befreiungsgrund benannt, die Entscheidung liegt beim Finanzamt.

Was ändert der Gesetzentwurf zur Kassenpflicht?

Der Referentenentwurf für ein Kassenpflichtgesetz sieht vor, die papierhafte Belegausgabepflicht durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht in standardisiertem Datenformat zu ersetzen. Vorgesehener Starttermin ist der 1. Januar 2028. Der Entwurf ist noch nicht beschlossen.

Laut KPMG-Analyse des BMF-Referentenentwurfs [Stand August 2026] wurde der Entwurf am 7. August 2026 veröffentlicht, die Verbändeanhörung lief bis zum 13. August 2026. Die wesentlichen Punkte:

• Allgemeine Kassenpflicht für Steuerpflichtige mit Gesamtumsätzen über 100.000 Euro, verbunden mit der Pflicht zu TSE-gesicherten Aufzeichnungssystemen, ab 1. Januar 2028.
• Ersatz der Papier-Belegausgabe durch elektronische Belegbereitstellung in standardisiertem Datenformat, ebenfalls ab 1. Januar 2028.
• Erweiterte Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO: künftig ist auch der Wechsel der technischen Sicherheitseinrichtung innerhalb eines Monats zu melden.
• Erweiterte Kassen-Nachschau ab dem ersten Tag des auf die Verkündung folgenden Quartals.

Für Betriebe bedeutet der Entwurf keine sofortige Handlungspflicht. Er verschiebt aber die Richtung: Wer 2026 ein Kassensystem auswählt, prüft sinnvollerweise, ob der Hersteller standardisierte elektronische Belegausgabe bereits unterstützt.

💬 Meine Einschätzung

Die öffentliche Debatte über die Bonpflicht drehte sich sechs Jahre lang um Papier — um Thermorollen, Müll und den Bon für das Brötchen. Der Referentenentwurf vom 7. August 2026 beendet diese Debatte nicht, indem er die Pflicht streicht, sondern indem er sie ins Datenformat verlegt. Das ist die eigentliche Nachricht: Der Beleg verschwindet nicht, er wird maschinenlesbar. Für Betriebe kehrt sich damit die Auswahlfrage um. Bisher hieß sie „welche Kasse druckt zuverlässig“, künftig heißt sie „welche Kasse liefert einen standardisierten Datensatz an den Kunden“. Kassensysteme, die elektronische Belege heute nur als PDF-Anhang oder Bild ausgeben, erfüllen die alte Anforderung und nicht die kommende. Wer ohnehin vor einer Neuanschaffung steht, sollte diesen Punkt jetzt in die Anforderungsliste aufnehmen — nicht 2027.

Häufige Fragen zur Belegausgabepflicht

Muss der Kunde den Bon mitnehmen?

Nein. Die Belegausgabepflicht trifft ausschließlich den Betrieb. Der Kunde entscheidet frei, ob er den Beleg annimmt. Ein nicht mitgenommener Beleg ist kein Verstoß.

Gilt die Belegausgabepflicht auch bei Kartenzahlung?

Ja. Die Pflicht knüpft an den Geschäftsvorfall im elektronischen Aufzeichnungssystem an, nicht an die Zahlungsart. Der Zahlungsbeleg des Terminals ersetzt den Kassenbeleg nicht.

Reicht ein QR-Code als Beleg aus?

Ein QR-Code erfüllt die Pflicht, wenn er zu einem vollständigen Beleg mit allen Pflichtangaben führt und im Moment des Geschäftsvorfalls für den Kunden erreichbar ist.

Was passiert bei einem Verstoß gegen die Belegausgabepflicht?

Ein Verstoß ist keine eigenständige Ordnungswidrigkeit nach § 379 AO. Er gilt jedoch als formeller Mangel der Kassenführung und kann im Rahmen einer Außenprüfung zu Hinzuschätzungen führen.

Fällt die Bonpflicht 2028 weg?

Der Referentenentwurf vom 7. August 2026 sieht die Abschaffung der papierhaften Belegausgabepflicht zum 1. Januar 2028 vor und ersetzt sie durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht. Der Entwurf befindet sich im Gesetzgebungsverfahren.

Quellen und weiterführende Literatur

• Bundesministerium der Finanzen — FAQ Kassengesetz und Belegausgabepflicht, bundesfinanzministerium.de (Stand September 2026)
• Abgabenordnung § 146a, § 146b, § 148, § 379 — gesetze-im-internet.de
• Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 — bgbl.de
• KPMG — Analyse des BMF-Referentenentwurfs für ein Kassenpflichtgesetz, veröffentlicht 7. August 2026, kpmg.com
• Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) — gesetze-im-internet.de
• Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) — bzst.de