E-Rechnung und ZUGFeRD
Die Kurzfassung
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in strukturiertem Datenformat, das sich maschinell auslesen lässt. ZUGFeRD kombiniert dafür eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten, XRechnung ist ein reines XML-Format.
Ein PDF allein ist keine E-Rechnung, auch wenn es elektronisch verschickt wird. Entscheidend ist, dass die Rechnungsdaten strukturiert vorliegen, sodass sie ohne Abtippen in die Buchhaltung übernommen werden können.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Menschen sehen ein gewohntes PDF, Systeme lesen die eingebettete XML-Struktur. XRechnung wird vor allem im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern verlangt und ist rein strukturiert.
Für die Softwareauswahl ist zweierlei relevant: ob ausgehende Rechnungen im geforderten Format erzeugt werden können und ob eingehende E-Rechnungen automatisch verarbeitet werden. Der Eingang wird häufig übersehen.
Software in diesem Bereich
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Warum der Begriff für die Softwareauswahl zählt
E-Rechnung und ZUGFeRD taucht in fast jedem Anbieterprospekt auf. Nützlich wird der Begriff erst, wenn man ihn auf den eigenen Betrieb übersetzt: Wer macht das heute, wie oft, und wo geht dabei Zeit verloren?
Nicht jeder Betrieb braucht für E-Rechnung und ZUGFeRD ein spezialisiertes Produkt. Häufig ist die entscheidende Frage nicht, welches System das beste ist, sondern ob der Bedarf ein eigenes System überhaupt rechtfertigt.
Wie es im Alltag aussieht
Diese Seite listet, welche Software im Bereich E-Rechnung und ZUGFeRD für Betriebe im deutschsprachigen Raum infrage kommt, woher die Angaben stammen und welche Fragen vor einer Entscheidung geklärt sein sollten.
Rund um E-Rechnung und ZUGFeRD entstehen die meisten Missverständnisse zwischen Betrieb und Anbieter dort, wo Zuständigkeiten unklar sind. Software kann einen Ablauf abbilden, aber nicht entscheiden, wer ihn verantwortet. Diese Frage sollte vor der Einführung geklärt sein.
Angaben, die sich widersprechen, lösen wir zugunsten der Herstellerseite auf und vermerken das Prüfdatum. Kommt eine Korrektur von außen, prüfen wir sie ebenfalls gegen die Primärquelle, bevor wir etwas ändern.
Die Aufnahme in dieses Verzeichnis richtet sich nach der Relevanz im Gewerk, nicht nach Partnerprogrammen. Produkte ohne jede Vergütungsmöglichkeit stehen gleichberechtigt neben allen anderen.
Was bei der Auswahl daran hängt
- Datenexport: Die Frage nach dem Export der eigenen Daten gehört vor den Einstieg, nicht an das Ende der Vertragslaufzeit.
- Auftragsverarbeitung: Wo personenbezogene Daten beim Anbieter liegen, ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung Pflicht, nicht Verhandlungssache.
- Support: Erreichbarkeit und Reaktionszeit entscheiden im Störungsfall mehr als jede Funktionsliste.
- Schnittstellen: Ein System ohne Anbindung an die vorhandene Landschaft erzeugt Doppelerfassung, statt sie abzubauen.
Worauf zu achten ist
Holen Sie Angebote über eine feste Laufzeit ein, üblich sind drei bis fünf Jahre. Monatspreise verdecken Einrichtungs-, Schulungs- und Wartungskosten.
Was oft gefragt wird
Brauche ich eine Branchenlösung oder reicht ein allgemeines System?
Wo gesetzliche Vorgaben oder Abrechnungsregeln im Spiel sind, ist eine Branchenlösung meist der kürzere Weg. Bei rein kaufmännischen Aufgaben kann ein allgemeines System genügen und ist oft günstiger.
Gibt es kostenlose Lösungen?
Vereinzelt gibt es kostenfreie Einstiegsvarianten, meist mit Begrenzung auf einen Arbeitsplatz oder einen Funktionsumfang. Für den produktiven Betrieb in mehreren Händen sind sie selten ausreichend.
Was passiert bei einem Ausfall?
Zu klären ist, welche Verfügbarkeit zugesagt wird, wie der Support im Störungsfall erreichbar ist und ob es einen dokumentierten Ersatzweg gibt. Gerade bei cloudbasierten Systemen ist das der entscheidende Punkt.
Wie viele Arbeitsplätze rechnen sich?
Bei Mietmodellen wächst der Preis linear mit den Nutzern, bei Lizenzmodellen sinkt der Preis je Platz oft mit der Menge. Der Vergleich lohnt über eine Laufzeit von drei bis fünf Jahren, nicht über einen Monat.
Verwandte Begriffe
Die Liste oben ist ein Ausgangspunkt, kein Ergebnis. Welche Lösung für einen konkreten Betrieb trägt, entscheidet sich an den Anschlüssen und an der täglichen Bedienung.
Alle Angaben ohne Gewähr, Stand 10.09.2026. Wir sind mit keinem der genannten Anbieter verbunden und veröffentlichen keine Nutzerbewertungen.