Heilmittel-Richtlinie: was Therapiepraxen wissen müssen

Die Heilmittel-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses regelt, welche Heilmittel Vertragsärzte verordnen dürfen, in welcher Menge und in welchen Fristen die Behandlung laufen muss. Verstößt eine Verordnung gegen diese Regeln, verliert sie ihre Gültigkeit, und die Therapiepraxis bleibt auf der Vergütung sitzen.

Was regelt die Heilmittel-Richtlinie, und was regelt sie nicht?

Die Heilmittel-Richtlinie legt fest, bei welchen Indikationen welche Heilmittel verordnungsfähig sind, wie viele Behandlungseinheiten eine Verordnung umfassen darf und unter welchen Bedingungen eine Verordnung ihre Gültigkeit verliert. Vergütungssätze, Abrechnungswege und Formalien der Rechnungsstellung stehen nicht darin. Die regeln die Verträge nach § 125 SGB V.

Beschlossen hat die Richtlinie der Gemeinsame Bundesausschuss auf Grundlage von § 92 Absatz 6 SGB V. Adressat ist die Vertragsärztin oder der Vertragsarzt. Für Therapiepraxen steht der Name deshalb irreführend im Regal: Sie dürfen nach der Richtlinie nichts verordnen, tragen aber nach § 16 Absatz 1 HeilM-RL die Verantwortung dafür, dass überhaupt nur behandelt wird, wenn die Verordnung die Vorgaben erfüllt.

Zur Richtlinie gehören zwei Anlagen, die im Praxisalltag häufiger gebraucht werden als der Paragrafenteil. Der Heilmittelkatalog ordnet jeder Diagnosegruppe die verordnungsfähigen Heilmittel, die Höchstmenge je Verordnung und die orientierende Behandlungsmenge zu. Anlage 2 listet die Diagnosen, bei denen ein langfristiger Heilmittelbedarf ohne Antrag gilt. Anlage 3 fasst zusammen, welche Korrekturen auf dem Verordnungsvordruck die Praxis selbst vornehmen darf und welche eine neue Arztunterschrift brauchen.

Wer die Formalien des Vordrucks selbst sucht, findet sie im Detail im Beitrag Heilmittelverordnung: richtig prüfen und abrechnen in der Therapiepraxis. Dieser Text bleibt bei den Regeln dahinter: Mengen, Fristen, Diagnosegruppen.

Warum trägt die Therapiepraxis das Risiko für Fehler des Verordners?

Weil die Richtlinie an drei Stellen die Gültigkeit der Verordnung an Ereignisse knüpft, die in der Therapiepraxis passieren: den Behandlungsbeginn, die Behandlungsunterbrechung und die Einhaltung der Frequenz. Verliert die Verordnung ihre Gültigkeit, ist die erbrachte Leistung nicht abrechenbar. Die Kasse setzt sie ab.

§ 15 Absatz 1 HeilM-RL verlangt den Behandlungsbeginn innerhalb von 28 Kalendertagen nach Verordnungsdatum. Ist auf der Verordnung ein dringlicher Behandlungsbedarf angekreuzt, sind es 14 Kalendertage. Absatz 2 ist in einem Satz erledigt: Wird in diesen Zeiträumen nicht begonnen, verliert die Verordnung ihre Gültigkeit. Keine Nachfrist, keine Heilung durch Rücksprache.

§ 16 Absatz 4 greift danach. Ruht die Behandlung länger als 14 Kalendertage ohne angemessene Begründung, ist die Verordnung erledigt. Begründete Unterbrechungen muss die Therapeutin oder der Therapeut auf der Verordnung dokumentieren. Bei Podologischer Therapie und Ernährungstherapie führen Unterbrechungen ausdrücklich nicht zur Ungültigkeit.

Was das kostet, lässt sich mit der Vergütungsvereinbarung zum Vertrag nach § 125 Absatz 1 SGB V ausrechnen. Die Lesefassung gültig ab 1. Januar 2026 weist für Physiotherapie aus: Allgemeine Krankengymnastik als Einzelbehandlung (X0501) 29,63 Euro, Manuelle Therapie als Einzelbehandlung (X1201) 35,59 Euro, Hausbesuch inklusive Wegegeld als Einsatzpauschale (X9950) 22,78 Euro.

Eine Verordnung über sechs Einheiten Manuelle Therapie bringt damit 213,54 Euro. Beginnt die Serie am 29. Tag nach Verordnungsdatum, sind es null Euro. Bei einer Hausbesuchsserie über sechs Einheiten Krankengymnastik summieren sich 177,78 Euro Behandlung plus 136,68 Euro Einsatzpauschalen auf 314,46 Euro, die an einem Kalendereintrag hängen. Eine ZNS-Verordnung über zehn Einheiten Krankengymnastik liegt bei 296,30 Euro; hier genügen 15 Tage undokumentierte Pause.

Welche Mengen und Fristen gibt die Richtlinie vor?

Die Höchstmenge je Verordnung und die orientierende Behandlungsmenge stehen nach § 7 Absatz 2 und Absatz 5 HeilM-RL nicht im Paragrafenteil, sondern je Diagnosegruppe im Heilmittelkatalog. Beide Werte unterscheiden sich stark: von sechs Einheiten je Verordnung bei Wirbelsäulenerkrankungen bis zu 20 Einheiten in der Logopädie.

Diese Auswahl aus dem Heilmittelkatalog deckt die Diagnosegruppen ab, die in Physio-, Ergo- und Sprachtherapiepraxen den größten Teil der Verordnungen ausmachen:

Diagnosegruppe	Höchstmenge je Verordnung	Orientierende Behandlungsmenge
WS (Wirbelsäulenerkrankungen)	bis zu 6 Einheiten	bis zu 18 Einheiten
EX (Extremitäten und Becken)	bis zu 6 Einheiten	bis zu 18 Einheiten
CS (chronifiziertes Schmerzsyndrom)	bis zu 6 Einheiten	bis zu 18 Einheiten
LY (Lymphabflussstörungen)	bis zu 6 Einheiten	bis zu 30 Einheiten
ZN (ZNS-Erkrankungen)	bis zu 10 Einheiten	bis zu 30 Einheiten
EN1 (Entwicklungsstörungen, Ergotherapie)	bis zu 10 Einheiten	bis zu 40 Einheiten
SP1 (Sprachentwicklungsstörung)	bis zu 10 Einheiten	bis zu 60 Einheiten

Die orientierende Behandlungsmenge ist keine Verordnungsgrenze. § 7 Absatz 4 HeilM-RL erlaubt ausdrücklich weitere Verordnungen über diese Menge hinaus, wenn das Therapieziel nicht erreicht wurde. Der Verordner muss die medizinischen Gründe dann in seine eigene Patientendokumentation übernehmen. Für die Praxis bedeutet das: Eine überschrittene orientierende Menge ist kein Grund, eine Verordnung zurückzugeben.

Beim Verordnungsfall rechnet die Richtlinie präzise. Nach § 7 Absatz 1 umfasst ein Verordnungsfall alle Behandlungen aufgrund derselben Diagnose, wobei die ersten drei Stellen des ICD-10-GM-Codes identisch sein müssen, und derselben Diagnosegruppe. Ein neuer Verordnungsfall beginnt erst, wenn seit dem Datum der letzten Verordnung sechs Monate ohne weitere Verordnung vergangen sind.

Die Fristen zusammengefasst, jeweils mit der Stelle, auf die Sie sich im Streitfall berufen:

Frist	Dauer	Rechtsquelle
Behandlungsbeginn, Regelfall	28 Kalendertage ab Verordnung	§ 15 Abs. 1 Satz 1 HeilM-RL
Behandlungsbeginn bei dringlichem Bedarf	14 Kalendertage	§ 15 Abs. 1 Satz 2 HeilM-RL
Behandlungsbeginn nach Krankenhausentlassung	7 Kalendertage	§ 16a HeilM-RL
Zulässige Unterbrechung ohne Begründung	14 Kalendertage	§ 16 Abs. 4 Satz 1 HeilM-RL
Gültigkeit einer Blankoverordnung	16 Wochen, Podologie 40 Wochen	§ 13a Abs. 2 HeilM-RL
Behandlungsdauer je Verordnung bei langfristigem Bedarf	bis zu 12 Wochen	§ 7 Abs. 6 HeilM-RL
Neuer Verordnungsfall nach Behandlungspause	6 Monate	§ 7 Abs. 1 Satz 5 HeilM-RL

Wie prüft die Praxis eine Verordnung gegen die Richtlinie?

Mit sechs Prüfpunkten, die sich am Empfang in zwei Minuten abarbeiten lassen. Diese 6-Punkte-Eingangsprüfung deckt die Verstöße ab, die später zu Absetzungen führen. Sie ersetzt keine Vollständigkeitsprüfung des Vordrucks, sondern kommt danach.

1. Diagnosegruppe und Heilmittel passen zusammen. Der Heilmittelkatalog ordnet jeder Diagnosegruppe vorrangige und ergänzende Heilmittel zu. Steht auf der Verordnung ein Heilmittel, das die angegebene Diagnosegruppe nicht vorsieht, klären Sie das vor der ersten Einheit.
2. Menge je Verordnung liegt in der Höchstmenge der Diagnosegruppe. Liegt sie darüber, muss ein langfristiger Heilmittelbedarf oder ein besonderer Verordnungsbedarf vermerkt sein. § 7 Absatz 6 und 7 HeilM-RL lösen die Höchstmenge in diesen Fällen auf.
3. Behandlungsbeginn ist terminiert, nicht nur geplant. 28 Kalendertage ab Verordnungsdatum, bei angekreuztem dringlichem Behandlungsbedarf 14. Der Termin gehört beim Annehmen der Verordnung in den Kalender, nicht auf die Warteliste.
4. Therapiefrequenz ist eingetragen und im Terminraster abbildbar. Nach § 16 Absatz 3 HeilM-RL ist die Frequenzangabe für die Praxis bindend. Abweichen dürfen Sie nur nach vorheriger Absprache mit dem Verordner, und die Änderung muss auf dem Vordruck dokumentiert werden.
5. Hausbesuch steht als Verordnung auf dem Vordruck. § 11 Absatz 1 HeilM-RL erlaubt den Hausbesuch nur, wenn der Patient die Praxis aus medizinischen Gründen nicht aufsuchen kann. Der Aufenthalt in einer Einrichtung allein begründet keinen Hausbesuch.
6. Blankoverordnung erkannt. Fehlen Heilmittel, Menge und Frequenz, ist das bei Indikationen nach § 125a SGB V kein unvollständiger Vordruck, sondern eine Blankoverordnung. Dann entscheidet die Praxis selbst.

Was ändert die Blankoverordnung an der Verantwortung der Praxis?

Bei der Blankoverordnung nach § 13a HeilM-RL verzichtet der Arzt auf vier Angaben: Anzahl der Behandlungseinheiten, Heilmittel nach Katalog, ergänzende Angaben zum Heilmittel und Therapiefrequenz. Diese Entscheidungen trifft die Therapiepraxis. Mit ihnen übernimmt sie die Verantwortung für die Wirtschaftlichkeit der Versorgung.

In der Physiotherapie läuft das seit dem 1. November 2024. Grundlage ist ein Vertrag nach § 125a SGB V; eingeschlossen sind laut AOK-Darstellung über 100 Schulterdiagnosen aus der Diagnosegruppe EX. Der Umfang ist damit vorerst eng, die Systematik aber dieselbe wie bei späteren Erweiterungen auf andere Indikationen und Berufsgruppen.

Zwei Regeln machen die Blankoverordnung für die Praxisorganisation anspruchsvoller als eine normale Verordnung. Erstens läuft die Gültigkeit nach § 13a Absatz 2 HeilM-RL bei Physio-, Ergo-, Stimm-, Sprech-, Sprach- und Schlucktherapie sowie Ernährungstherapie auf 16 Wochen ab Verordnungsdatum, bei Podologischer Therapie auf 40 Wochen. Zweitens gilt § 15 unverändert weiter: Wer nicht fristgerecht beginnt, hat auch bei der Blankoverordnung nichts.

Der Umkehrfall steht in § 13a Absatz 3. Sprechen wichtige medizinische Gründe gegen eine Auswahl durch die Therapeutin oder den Therapeuten, muss der Arzt auch bei einer Indikation nach § 125a SGB V alle Angaben machen. Eine vollständig ausgefüllte Verordnung bei einer Blanko-Indikation ist also kein Versehen.

Wann liegt ein langfristiger Heilmittelbedarf vor?

Bei den in Anlage 2 der Richtlinie gelisteten Diagnosen in Verbindung mit der dort genannten Diagnosegruppe gilt ein langfristiger Heilmittelbedarf nach § 32 Absatz 1a SGB V als gegeben. § 8 Absatz 2 Satz 2 HeilM-RL stellt klar: Ein Antrags- und Genehmigungsverfahren findet nicht statt.

Praktisch verändert der langfristige Bedarf die Mengenlogik komplett. Nach § 7 Absatz 6 HeilM-RL darf je Verordnung eine Behandlungsdauer von bis zu 12 Wochen verordnet werden. Höchstmenge je Verordnung und orientierende Behandlungsmenge aus dem Katalog sind dabei nicht bindend. Die Zahl der Einheiten ergibt sich aus der Therapiefrequenz; bei einer Frequenzspanne zählt der höchste Wert.

Die vier Fälle, die am Empfang auseinandergehalten werden müssen:

• Diagnose steht in Anlage 2, Diagnosegruppe passt: langfristiger Bedarf gilt ohne Antrag, bis zu 12 Wochen je Verordnung.
• Vergleichbar schwere Dauerschädigung, nicht in Anlage 2: der Versicherte stellt den Antrag bei seiner Krankenkasse, nicht die Praxis und nicht der Arzt (§ 8 Abs. 3 HeilM-RL).
• Kein langfristiger Bedarf, orientierende Menge erschöpft: weitere Verordnungen bleiben möglich, der Verordner begründet medizinisch in seiner Dokumentation (§ 7 Abs. 4).
• Prognostisch kurzzeitiger Behandlungsbedarf: langfristiger Bedarf ist nach § 8 Abs. 6 ausgeschlossen, auch bei vergleichbarer Diagnose.

Eine Genehmigung nach § 8 Absatz 3 kann unbefristet erfolgen. Eine Befristung darf ein Jahr nicht unterschreiten. Im Bescheid müssen mindestens die therapierelevante Diagnose und die Diagnosegruppe stehen, und genau diese Angaben braucht die Praxis für die Abrechnung über den ganzen Genehmigungszeitraum.

Welche Richtlinien-Fehler kosten Therapiepraxen am häufigsten Geld?

Nicht die falsche Heilmittelauswahl, sondern Termin- und Dokumentationsfehler. Die sechs folgenden Fälle betreffen Behandlungsbeginn, Unterbrechung, Frequenz, Hausbesuch, Behandlungsform und die Zählung des Verordnungsfalls. Alle sechs lassen sich ohne fachliche Diskussion mit dem Verordner vermeiden, weil sie allein in der Praxisorganisation entstehen.

1. Behandlungsbeginn verschleppt. Die Verordnung landet in der Warteliste, der Termin kommt am 30. Tag. Gegenmaßnahme: Ablaufdatum beim Annahmegespräch berechnen und als Pflichtfeld erfassen.
2. Unterbrechung über 14 Tage nicht dokumentiert. Urlaub, Krankheit oder Krankenhausaufenthalt sind angemessene Begründungen, aber nur dokumentiert auf der Verordnung. Gegenmaßnahme: ein fester Satz mit Datum und Grund direkt beim Absagen des Termins.
3. Frequenz eigenmächtig gestreckt. Aus zweimal wöchentlich wird bei Personalengpässen einmal wöchentlich. Nach § 16 Absatz 3 HeilM-RL ist das nur nach vorheriger Absprache zulässig, und die Absprache muss auf dem Vordruck stehen.
4. Hausbesuch ohne Verordnung erbracht. Die Ausnahme in § 11 Absatz 2 HeilM-RL gilt nur für Kinder und Jugendliche bis zum vollendeten 18. Lebensjahr in ganztägigen Fördereinrichtungen, und auch dann nur bei besonderer Schwere der Schädigung.
5. Einzel- statt Gruppentherapie ohne Einvernehmen. § 16 Absatz 6 HeilM-RL verlangt bei einem Wechsel die Information des Verordners, die Zustimmung des Versicherten und die Dokumentation auf dem Vordruck.
6. Verordnungsfall falsch gezählt. Die Sechs-Monats-Regel aus § 7 Absatz 1 Satz 5 bezieht sich auf das Datum der letzten Verordnung, nicht auf die letzte Behandlung. Wer nach Behandlungsdatum rechnet, zählt zu früh einen neuen Fall.

Verwandt damit ist die Pflicht aus § 16 Absatz 5: Zeichnet sich ab, dass das Therapieziel mit dem verordneten Heilmittel nicht erreichbar ist, muss die Praxis den Verordner unverzüglich informieren und die Behandlung unterbrechen. Diese Unterbrechung ist begründet, braucht aber ebenfalls den Eintrag auf der Verordnung. Für den Weg dorthin nutzen Praxen zunehmend KIM (Kommunikation im Medizinwesen) über die Telematikinfrastruktur statt Fax.

Welche Softwarefunktionen fangen Richtlinien-Fehler ab?

Vier Funktionen decken die Fristen- und Mengenlogik der Richtlinie ab: Fristenberechnung ab Verordnungsdatum, Lückenerkennung im Behandlungsverlauf, Mengenprüfung gegen die Diagnosegruppe und ein Pflichtfeld für Unterbrechungsgründe. Entscheidend ist dabei, wie schnell der Anbieter Richtlinienänderungen in die Stammdaten einpflegt. Alles andere ist Komfort.

Die Fristenberechnung ist die wichtigste und technisch die einfachste. Das System kennt das Verordnungsdatum und das Kennzeichen für dringlichen Behandlungsbedarf, rechnet 28 oder 14 Kalendertage dazu und blockiert die Verordnung erst, wenn ein Ersttermin im Kalender steht. Die Lückenerkennung arbeitet rückwärts: Liegen zwischen zwei erbrachten Einheiten mehr als 14 Kalendertage und fehlt ein Unterbrechungsgrund, erscheint die Verordnung in einer Prüfliste, bevor der Abrechnungslauf startet.

Die Mengenprüfung gegen den Heilmittelkatalog verlangt gepflegte Stammdaten. Diagnosegruppen, Höchstmengen und die Anlage-2-Diagnosen ändern sich mit jeder Richtlinienänderung; die letzte trat am 5. August 2025 in Kraft, die ICD-Zuordnung passt der Gemeinsame Bundesausschuss nach § 1a HeilM-RL jährlich an. Fragen Sie beim Anbieter nach, wie schnell nach einem Beschluss das Update kommt und ob es im Wartungsvertrag enthalten ist. Das ist die eine Frage, die bei Therapiesoftware mehr über die Produktqualität sagt als jede Funktionsliste.

Für wen sich das nicht lohnt: Eine Praxis mit einer oder zwei Behandelnden und unter 20 laufenden Verordnungen kommt mit einer Liste der Ablaufdaten und einer festen Wochenroutine aus. Das Geld gehört dann in die Terminplanung, nicht in ein Prüfmodul. Ab etwa vier Behandelnden und mehreren Kassenverträgen kippt die Rechnung, weil niemand mehr alle Verordnungen im Kopf hat. Wie man Anforderungen für diesen Schritt sauber aufschreibt, zeigt Wie schreibt man ein Lastenheft für die Softwareauswahl?; der Weg von der Anforderung zur Entscheidung steht in Branchensoftware auswählen: ein Leitfaden in sieben Schritten.

Wer von einem Altsystem kommt, sollte vor dem Wechsel prüfen, welche Verordnungsdaten überhaupt migrierbar sind. Dazu passen Praxissoftware wechseln: was vor der Entscheidung geklärt sein muss und die Kategorieseite Terminverwaltung im Verzeichnis. Wer die Dokumentationsseite im Pflegebereich betrachtet, findet die Parallelen in Pflegedokumentation digital: Anforderungen und Umstieg.

💬 Meine Einschätzung

Die gängige Lesart lautet: Die Heilmittel-Richtlinie ist Arztsache, die Praxis behandelt nur. Die Richtlinie selbst sagt etwas anderes. Von den drei Tatbeständen, die eine Verordnung ungültig machen, liegen zwei vollständig im Terminkalender der Therapiepraxis, und der dritte, die bindende Frequenz, ebenfalls. Wer in der Praxis Geld durch Absetzungen verliert, hat deshalb meist kein Abrechnungsproblem, sondern ein Kalenderproblem. Deshalb die unbequeme Empfehlung: Bevor Sie ein Prüf- oder Abrechnungsmodul kaufen, führen Sie das Ablaufdatum der Verordnung als Pflichtfeld ein und lassen Sie es im Terminkalender erscheinen. Das kostet eine Teambesprechung und fängt die beiden teuersten Fehler ab. Prüfmodule werden erst danach interessant, und dann zählt nur, wie schnell der Anbieter Richtlinienänderungen nachzieht.

Häufige Fragen zur Heilmittel-Richtlinie

Gilt die Heilmittel-Richtlinie auch für Privatpatienten?

Nein. Die HeilM-RL regelt die Verordnung von Heilmitteln in der vertragsärztlichen Versorgung. Privatverordnungen richten sich nach dem Behandlungsvertrag und der jeweiligen Versicherungsbedingung, nicht nach Diagnosegruppen und Höchstmengen des Heilmittelkatalogs.

Wo finde ich die aktuell gültige Fassung der Richtlinie?

Beim Gemeinsamen Bundesausschuss unter g-ba.de im Richtlinienverzeichnis. Dort stehen der Paragrafenteil, der Heilmittelkatalog, Anlage 2 zum langfristigen Heilmittelbedarf und Anlage 3 zu den zulässigen Korrekturen. Prüfen Sie immer das Datum des Inkrafttretens auf dem Deckblatt.

Darf die Praxis die Therapiefrequenz an den Terminkalender anpassen?

Nur nach vorheriger Absprache mit dem Verordner. Die Frequenzangabe ist nach § 16 Absatz 3 HeilM-RL bindend, die einvernehmliche Änderung muss die Therapeutin oder der Therapeut auf dem Verordnungsvordruck dokumentieren. Für Ernährungstherapie gilt diese Bindung nicht.

Verliert eine Blankoverordnung schneller ihre Gültigkeit als eine normale Verordnung?

Die Blankoverordnung hat eine eigene Außenfrist von 16 Wochen ab Verordnungsdatum, bei Podologischer Therapie 40 Wochen. Die Beginnfrist nach § 15 HeilM-RL gilt zusätzlich und unverändert. Die kürzere der beiden Fristen entscheidet im Einzelfall.

Zählt eine neue Verordnung nach drei Monaten Pause als neuer Verordnungsfall?

Nein. Ein neuer Verordnungsfall entsteht nach § 7 Absatz 1 Satz 5 HeilM-RL erst, wenn seit dem Datum der letzten Verordnung sechs Monate ohne weitere Verordnung für diesen Fall vergangen sind. Maßgeblich ist das Verordnungsdatum, nicht der letzte Behandlungstermin.

Quellen und weiterführende Literatur

• g-ba.de: Heilmittel-Richtlinie (HeilM-RL) in der Fassung vom 15. Mai 2025, in Kraft getreten am 5. August 2025. Paragrafenteil mit §§ 7, 8, 11, 13a, 15, 16 und 16a.
• g-ba.de: Heilmittelkatalog als Zweiter Teil der HeilM-RL, Fassung vom 16. Mai 2024. Diagnosegruppen, Höchstmengen je Verordnung und orientierende Behandlungsmengen.
• gkv-spitzenverband.de: Anlage 2 Vergütungsvereinbarung zum Vertrag nach § 125 Absatz 1 SGB V für Physiotherapie, Lesefassung gültig ab 1. Januar 2026.
• gkv-spitzenverband.de: Heilmittel-Richtlinie, Übersichtsseite zur Verordnungsfähigkeit von Heilmitteln durch Vertragsärzte.
• aok.de: Blankoverordnung Physiotherapie, Darstellung des Vertrags nach § 125a SGB V mit Start zum 1. November 2024.
• kbv.de: Heilmittel, Informationsseite der Kassenärztlichen Bundesvereinigung zu Voraussetzungen und Grundsätzen der Heilmittelverordnung.
• gesetze-im-internet.de: §§ 32, 92 und 125a SGB V als gesetzliche Grundlage der Richtlinie und der Blankoverordnung.