Dienstplan in der Pflege erstellen: Regeln und Werkzeuge

Der Dienstplan in der Pflege muss vier Grenzen des Arbeitszeitgesetzes einhalten: acht Stunden Regelarbeitszeit, Ruhepausen ab sechs Stunden, elf Stunden Ruhezeit und 15 freie Sonntage im Jahr. Pflegeeinrichtungen dürfen die Ruhezeit um eine Stunde kürzen, wenn sie den Ausgleich dokumentieren.

Welche Regeln gelten für den Dienstplan in der Pflege?

Für Dienstpläne in der Pflege gilt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) vollständig, ergänzt um zwei Pflege-Ausnahmen bei Ruhezeit und Rufbereitschaft. Hinzu kommen Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats und, je nach Einrichtungsart, Vorgaben zur Personalbesetzung aus dem Sozialrecht.

Die folgende Tabelle fasst die Pflichten zusammen, die jeder Dienstplan erfüllen muss. Alle Werte stammen aus dem Gesetzestext in der bei Veröffentlichung geltenden Fassung (abgerufen am 13.10.2026 über gesetze-im-internet.de).

Pflicht	Vorgabe	Rechtsquelle
Werktägliche Arbeitszeit	8 Stunden, Verlängerung auf 10 Stunden nur bei Durchschnitt von 8 Stunden über 6 Kalendermonate oder 24 Wochen	§ 3 ArbZG
Ruhepausen	30 Minuten bei mehr als 6 bis 9 Stunden, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden; Aufteilung in Abschnitte ab 15 Minuten erlaubt; nie länger als 6 Stunden ohne Pause	§ 4 ArbZG
Ruhezeit	11 Stunden ununterbrochen nach Dienstende	§ 5 Abs. 1 ArbZG
Pflege-Ausnahme Ruhezeit	Kürzung um bis zu 1 Stunde, wenn eine andere Ruhezeit innerhalb eines Kalendermonats oder von 4 Wochen auf mindestens 12 Stunden verlängert wird	§ 5 Abs. 2 ArbZG
Rufbereitschaft	Kürzungen durch Inanspruchnahme von höchstens der Hälfte der Ruhezeit dürfen zu anderen Zeiten ausgeglichen werden	§ 5 Abs. 3 ArbZG
Nachtarbeit	8 Stunden werktäglich, Verlängerung auf 10 Stunden nur bei Durchschnitt von 8 Stunden innerhalb eines Kalendermonats oder von 4 Wochen	§ 6 Abs. 2 ArbZG
Ausgleich für Nachtarbeit	Bezahlte freie Tage oder Zuschlag auf das Bruttoentgelt, soweit kein Tarifvertrag etwas anderes regelt	§ 6 Abs. 5 ArbZG
Arbeitsmedizinische Untersuchung	Anspruch mindestens alle 3 Jahre, ab dem vollendeten 50. Lebensjahr jährlich, auf Kosten des Arbeitgebers	§ 6 Abs. 3 ArbZG
Sonntage	Mindestens 15 Sonntage im Jahr beschäftigungsfrei; Ersatzruhetag binnen 2 Wochen nach Sonntagsarbeit, binnen 8 Wochen nach Feiertagsarbeit	§ 11 Abs. 1 und 3 ArbZG
Aufzeichnung	Arbeitszeit über 8 Stunden hinaus aufzeichnen, Nachweise mindestens 2 Jahre aufbewahren	§ 16 Abs. 2 ArbZG
Bußgeld	Bis zu 30.000 Euro bei Verstößen gegen Arbeitszeit, Pausen, Ruhezeit oder Sonntagsruhe	§ 22 Abs. 2 ArbZG
Tarifliche Abweichung	Tarifvertrag oder darauf gestützte Betriebsvereinbarung darf §§ 3, 4, 5 Abs. 1 und 6 Abs. 2 an die Eigenart der Pflege anpassen	§ 7 Abs. 2 Nr. 3 ArbZG
Mitbestimmung	Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit samt Pausen, Verteilung auf die Wochentage, vorübergehende Verlängerung	§ 87 Abs. 1 Nr. 2 und 3 BetrVG

Zwei Zeilen dieser Tabelle werden in der Praxis regelmäßig verwechselt. Der Ausgleichszeitraum für normale Tagdienste beträgt sechs Kalendermonate oder 24 Wochen. Für Nachtarbeitnehmer schrumpft er auf einen Kalendermonat oder vier Wochen. Wer beide Gruppen im gleichen Ausgleichskonto führt, produziert Verstöße, die erst bei der Prüfung durch die Aufsichtsbehörde auffallen.

Darf die Ruhezeit in der Pflege auf zehn Stunden verkürzt werden?

Ja. § 5 Abs. 2 ArbZG erlaubt Krankenhäusern und Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen, die Ruhezeit um bis zu eine Stunde zu kürzen. Der Ausgleich muss eine andere Ruhezeit auf mindestens zwölf Stunden verlängern, innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen.

Dieser zweite Halbsatz entscheidet über die Rechtmäßigkeit, und genau er fehlt in den meisten Darstellungen. Es genügt nicht, irgendwann wieder elf Stunden Ruhezeit zu gewähren. Die ausgleichende Ruhezeit muss mindestens zwölf Stunden betragen. Ein Plan mit Spätdienst bis 21:30 Uhr und Frühdienst ab 6:00 Uhr ergibt 8,5 Stunden Ruhezeit und ist damit auch mit der Pflege-Ausnahme nicht zulässig, denn die Untergrenze liegt bei zehn Stunden.

Die zweite Pflege-Ausnahme betrifft Rufbereitschaft. Wird eine Pflegekraft während der Rufbereitschaft in Anspruch genommen und verliert dadurch höchstens die Hälfte ihrer Ruhezeit, darf dieser Ausfall nach § 5 Abs. 3 ArbZG zu anderen Zeiten ausgeglichen werden. Eine Frist nennt das Gesetz hier nicht. Wer darüber hinausgehen will, etwa für Zwölf-Stunden-Dienste in der Intensivpflege, braucht einen Tarifvertrag oder eine darauf gestützte Betriebsvereinbarung nach § 7 Abs. 2 Nr. 3 ArbZG. Ohne Tarifbindung ist diese Tür zu.

Wie früh muss der Dienstplan feststehen?

Das Arbeitszeitgesetz nennt keine Frist für die Bekanntgabe des Dienstplans. Die oft zitierte Vier-Tage-Frist aus § 12 Abs. 3 TzBfG gilt ausschließlich für Arbeit auf Abruf. Verbindlich wird eine Ankündigungsfrist in der Pflege erst durch Tarifvertrag, Betriebs- oder Dienstvereinbarung.

Die Verwechslung ist verbreitet und folgenreich. § 12 TzBfG regelt Arbeitsverhältnisse, in denen die Arbeitsleistung dem Arbeitsanfall folgt und der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit abruft. Ein regulärer Schichtdienst mit festem Stundenvolumen ist keine Arbeit auf Abruf. Wer die Vier-Tage-Regel als gesetzliches Minimum in eine Dienstvereinbarung schreibt, stützt sie auf eine Norm, die nicht greift.

Praktisch zieht die Grenze an drei anderen Stellen: Das Weisungsrecht des Arbeitgebers nach § 106 GewO ist nach billigem Ermessen auszuüben, was kurzfristige Planänderungen ohne betrieblichen Grund angreifbar macht. Besteht ein Betriebsrat, ist der Dienstplan nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG mitbestimmungspflichtig, inklusive der Verteilung der Arbeitszeit auf die Wochentage. Und jede vorübergehende Verlängerung der betriebsüblichen Arbeitszeit, also der klassische Einsprung, fällt unter § 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG. Wie weit die Mitbestimmung bei digitalen Planungs- und Zeiterfassungssystemen reicht, behandelt Mitbestimmung bei Zeiterfassung und Telematik.

Wie viele Pflegekräfte muss eine Schicht abdecken?

Die Mindestbesetzung richtet sich nach der Einrichtungsart. Krankenhäuser halten in pflegesensitiven Bereichen schichtbezogene Verhältniszahlen nach § 6 PpUGV ein. Vollstationäre Pflegeeinrichtungen rechnen mit Personalanhaltswerten je Pflegegrad nach § 113c SGB XI. Für ambulante Dienste gibt es keine bundesweite Verhältniszahl.

Für Krankenhäuser legt die Pflegepersonaluntergrenzen-Verordnung (PpUGV) fest, wie viele Patienten höchstens auf eine Pflegekraft kommen dürfen. Diese Werte sind stets einzuhalten, nicht im Monatsmittel. Ein Auszug:

Pflegesensitiver Bereich	Tagschicht	Nachtschicht
Intensivmedizin und pädiatrische Intensivmedizin	2 zu 1	3 zu 1
Neurologische Schlaganfalleinheit	3 zu 1	5 zu 1
Neonatologische Pädiatrie	3,5 zu 1	5 zu 1
Herzchirurgie	7 zu 1	15 zu 1
Gynäkologie und Geburtshilfe	7,5 zu 1	15 zu 1
Neurochirurgie	9 zu 1	18 zu 1
Geriatrie	10 zu 1	20 zu 1
Innere Medizin und Kardiologie	10 zu 1	22 zu 1
Allgemeine Chirurgie, Unfallchirurgie und Orthopädie	10 zu 1	20 zu 1
Rheumatologie	13 zu 1	30 zu 1

Quelle: § 6 Abs. 1 PpUGV. Die Verordnung begrenzt in Absatz 2 zusätzlich den Anteil von Pflegehilfskräften an der Gesamtzahl der Pflegekräfte je Bereich und Schicht. Für die Personalbedarfsbemessung in der stationären Krankenpflege gilt daneben die Pflegepersonalbemessungsverordnung (PPBV).

In der vollstationären Langzeitpflege funktioniert die Rechnung anders. § 113c Abs. 1 SGB XI nennt seit dem 1. Juli 2023 Personalanhaltswerte als Vollzeitäquivalente (VZÄ) je Pflegebedürftigen und Pflegegrad. Diese Werte sind Obergrenzen für das, was in der Pflegesatzvereinbarung nach § 84 Abs. 5 SGB XI vereinbart werden darf, keine Schichtbesetzungsvorgabe:

Pflegegrad	Fachkraft	Hilfskraft mit mindestens einjähriger Ausbildung	Hilfskraft ohne Ausbildung
1	0,0770	0,0564	0,0872
2	0,1037	0,0675	0,1202
3	0,1551	0,1074	0,1449
4	0,2463	0,1413	0,1627
5	0,3842	0,1102	0,1758

Ein Rechenbeispiel: Ein Haus mit 80 Bewohnern, davon 16 im Pflegegrad 2, 28 im Pflegegrad 3, 24 im Pflegegrad 4 und 12 im Pflegegrad 5, erreicht beim Fachkraftpersonal einen Anhaltswert von 16,5 VZÄ. Die Hilfskraftkategorien kommen je nach Qualifikationsmix hinzu. Die Pflegegradverteilung ist damit der größte Hebel im Personalbudget: Zwölf Bewohner im Pflegegrad 5 binden rechnerisch 4,6 Fachkraft-VZÄ, 16 Bewohner im Pflegegrad 2 nur 1,7.

Ambulante Dienste haben keine solche Verordnung. Ihre Besetzung ergibt sich aus den Leistungskomplexen der Versorgungsverträge und der Tourenplanung. Die Pflicht zur Fachkraftquote regeln die Rahmenverträge nach § 75 SGB XI auf Landesebene, die Werte unterscheiden sich daher je Bundesland.

So viele Vollkräfte braucht ein durchgehend besetzter Schichtplatz

Ein Schichtplatz, der an 365 Tagen in drei Schichten besetzt sein muss, bindet rund 5,4 Vollzeitkräfte. Diese Zahl liegt deutlich über der Faustregel von drei bis vier Kräften, weil Urlaub, Feiertage, Krankheit und Fortbildung die Netto-Jahresarbeitszeit um etwa ein Viertel senken.

Die Rechnung dahinter nennen wir hier die Schichtplatz-Rechnung. Sie läuft in vier Schritten und braucht nur Werte, die jede Lohnbuchhaltung liefert.

1. Jahresstunden des Schichtplatzes: 3 Schichten × 365 Tage = 1.095 Schichten. Bei 7,5 Netto-Stunden je Schicht sind das 8.212,5 Stunden.
2. Brutto-Jahresarbeitszeit einer Vollkraft: bei 38,5 Wochenstunden rund 2.002 Stunden, Tagessoll 7,7 Stunden.
3. Ausfallzeiten abziehen: 30 Urlaubstage (231 Stunden), 10 gesetzliche Feiertage (77 Stunden), 3 Fortbildungstage (23 Stunden) und der eigene Krankenstand. Im Beispiel 7 Prozent, also 140 Stunden. Netto bleiben 1.531 Stunden.
4. Teilen: 8.212,5 ÷ 1.531 = 5,36 VZÄ je rund um die Uhr besetztem Schichtplatz.

Der Krankenstand ist dabei der empfindlichste Wert. Bei 4 Prozent sinkt der Bedarf auf 5,16 VZÄ, bei 10 Prozent steigt er auf 5,58 VZÄ. Zwischen beiden Varianten liegen über ein Jahr fast 650 Arbeitsstunden, die irgendwo herkommen müssen: aus Überstunden, aus Leasing oder aus unbesetzten Schichten. Wer den eigenen Wert nicht kennt, plant mit dem Mittel der letzten zwölf Monate statt mit einer Branchenannahme.

Praktisch heißt das: Ein Wohnbereich mit zwei durchgehend besetzten Plätzen plus einer zusätzlichen Spätdienstkraft an Werktagen braucht rechnerisch etwa 12 VZÄ. Fällt die Stellenbesetzung auf 10 VZÄ, entsteht kein Planungsproblem, sondern ein strukturelles Defizit von zwei Vollkräften, das kein Dienstplan auflöst. Diese Unterscheidung lohnt sich vor jeder Diskussion über Planungssoftware.

Welche Fehler tauchen bei Dienstplan-Prüfungen immer wieder auf?

Die häufigsten Mängel entstehen nicht im geplanten Dienstplan, sondern in der Abweichung zwischen Plan und Ist. Einsprünge, Tauschdienste und Überstunden verschieben Ruhezeiten und Ausgleichskonten, ohne dass der ursprüngliche Plan geändert wird.

• Ausgleichszeitraum nicht geführt: Zehn-Stunden-Dienste sind nach § 3 ArbZG nur zulässig, wenn der Durchschnitt über sechs Kalendermonate oder 24 Wochen acht Stunden nicht übersteigt. Ohne laufendes Konto ist der Nachweis nicht zu führen.
• Nachtdienste im falschen Zeitraum ausgeglichen: Für Nachtarbeitnehmer gilt nach § 6 Abs. 2 ArbZG ein Kalendermonat oder vier Wochen, nicht das halbe Jahr.
• Ruhezeitverkürzung ohne Zwölf-Stunden-Ausgleich: § 5 Abs. 2 ArbZG verlangt die Verlängerung einer anderen Ruhezeit auf mindestens zwölf Stunden, nicht die Rückkehr zu elf.
• Pausen geplant, aber nicht genommen: § 4 ArbZG verlangt im Voraus feststehende Pausen und verbietet mehr als sechs Stunden Arbeit ohne Unterbrechung. Eine im Plan hinterlegte, faktisch durchgearbeitete Pause ist ein Verstoß und zugleich Arbeitszeit.
• Freie Sonntage nicht gezählt: Die 15 beschäftigungsfreien Sonntage nach § 11 Abs. 1 ArbZG werden pro Kalenderjahr und Person geprüft. In Dauerplänen mit Zwei-Wochen-Rhythmus reißt diese Grenze unauffällig.
• Springerstellen ohne Planplatz: Wer Ausfälle über spontane Anrufe löst, verlagert die Planung in den Tag hinein und erzeugt genau die kurzfristigen Änderungen, die nach § 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG mitbestimmungspflichtig sind.
• Aufzeichnungen zu früh gelöscht: Nach § 16 Abs. 2 ArbZG sind die Nachweise über die acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Wann sich Dienstplansoftware rechnet und wann nicht

Dienstplansoftware lohnt sich, sobald eine Einrichtung mehr als etwa 20 Beschäftigte in Wechselschicht plant oder eine Ruhezeitverkürzung nach § 5 Abs. 2 ArbZG nutzt. Der Nutzen liegt in der automatischen Regelprüfung und im Nachweis, nicht im Erstellen des Plans selbst.

Als Entscheidungshilfe nach Betriebsgröße:

• Bis etwa 15 Beschäftigte, ein Dienstplanmodell, keine Rufbereitschaft: Eine saubere Tabellenkalkulation mit Formelprüfung für Ruhezeit und Sonntage reicht. Die Einführung einer Software bindet hier mehr Zeit, als sie spart.
• 15 bis 50 Beschäftigte, mehrere Schichtmodelle, Teilzeitquote über 50 Prozent: Software mit Regelprüfung und Zeiterfassung zahlt sich aus. Entscheidend ist die Abbildung individueller Arbeitszeitmodelle, nicht die Zahl der Funktionen.
• Über 50 Beschäftigte, mehrere Standorte oder Tourenplanung: Jetzt zählen Schnittstellen. Ohne Übergabe an Lohnabrechnung und Pflegedokumentation entstehen Doppelerfassungen, die den Zeitgewinn aufzehren.
• Tarifbindung an TVöD oder AVR: Die tariflichen Zuschlags- und Zeitzuschlagsregeln müssen abgebildet sein. Dieser Punkt ist vor der Auswahl mit echten Monatsdaten zu testen, nicht im Demo-Mandanten.

Fünf Kriterien trennen in der Praxis brauchbare von unbrauchbaren Systemen: automatische Prüfung gegen ArbZG-Grenzen samt Ausgleichskonto, revisionsfeste Dokumentation von Planänderungen mit Zeitstempel, Abbildung von Rufbereitschaft und Bereitschaftsdienst getrennt von Vollarbeit, Export für die Lohnabrechnung im Format des eigenen Dienstleisters und eine Mitarbeiter-App für Wunsch- und Tauschanfragen mit Freigabe durch die Leitung.

Nicht lohnt sich die Anschaffung, wenn die Stellenbesetzung dauerhaft unter dem rechnerischen Bedarf liegt. Software macht die Lücke sichtbar, schließt sie aber nicht. Wer mit 10 statt 12 VZÄ plant, erhält nach der Einführung dieselben Konflikte, nur mit Protokoll. Ebenso wenig lohnt eine eigene Dienstplanlösung, wenn die vorhandene Pflegesoftware ein Modul mitbringt, das die vier Punkte oben erfüllt. Ein Blick in die Dokumentation des bestehenden Systems kostet eine Stunde und spart im besten Fall ein Projekt. Welche Anforderungen die Dokumentationsseite stellt, zeigt Pflegedokumentation digital: Anforderungen und Umstieg; für das Strukturmodell gilt das ebenso, siehe SIS in der Pflege: das Strukturmodell digital dokumentieren.

Wer in die Auswahl einsteigt, findet Kategorien und Anbieter im Software-Finder. Das methodische Vorgehen von der Anforderungsliste bis zum Testbetrieb beschreibt Branchensoftware auswählen: ein Leitfaden in sieben Schritten. Zu den Grundbegriffen der Arbeitszeitdokumentation siehe Zeiterfassung.

💬 Meine Einschätzung

Die gängige Annahme lautet, Dienstplanprobleme in der Pflege seien Planungsprobleme. Die Schichtplatz-Rechnung zeigt etwas anderes: Zwischen 4 und 10 Prozent Krankenstand liegen bei einem einzigen durchgehend besetzten Platz rund 650 Jahresstunden Unterschied. Wer diesen Puffer nicht als Stelle einplant, verschiebt ihn in Einsprünge und Überstunden, und damit genau in die Bereiche, in denen Ruhezeit- und Ausgleichsverstöße entstehen. Meine Empfehlung lautet deshalb, zuerst den eigenen Ausfallwert aus zwölf Monaten Lohndaten zu bestimmen und den Stellenplan daran auszurichten. Die Softwarefrage kommt danach. In der umgekehrten Reihenfolge dokumentiert ein neues System vor allem die Lücke, die vorher schon bestand.

Häufige Fragen zum Dienstplan in der Pflege

Wie viele Tage im Voraus muss der Dienstplan in der Pflege bekannt sein?

Das Arbeitszeitgesetz nennt keine Frist. Eine verbindliche Ankündigungsfrist entsteht durch Tarifvertrag, Betriebs- oder Dienstvereinbarung. Fehlt beides, ist das Weisungsrecht nach § 106 GewO nach billigem Ermessen auszuüben, und der Betriebsrat bestimmt nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG über die Verteilung der Arbeitszeit mit.

Sind Zwölf-Stunden-Dienste in der Pflege erlaubt?

Nur auf tariflicher Grundlage. § 7 Abs. 2 Nr. 3 ArbZG erlaubt einem Tarifvertrag oder einer darauf gestützten Betriebsvereinbarung, die Regeln zu Arbeitszeit, Pausen und Ruhezeit an die Eigenart der Pflege anzupassen. Ohne Tarifbindung bleibt die Grenze bei zehn Stunden werktäglich mit Ausgleich auf acht Stunden im Durchschnitt.

Wie viele Sonntage müssen Pflegekräfte frei haben?

Mindestens 15 Sonntage im Kalenderjahr müssen nach § 11 Abs. 1 ArbZG beschäftigungsfrei bleiben. Für jeden gearbeiteten Sonntag ist zusätzlich ein Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen zu gewähren, für Feiertagsarbeit innerhalb von acht Wochen.

Wer darf den Dienstplan ändern?

Die Änderung liegt beim Arbeitgeber oder der von ihm beauftragten Leitung. Eine vorübergehende Verlängerung der betriebsüblichen Arbeitszeit, etwa ein Einsprung, ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Viele Häuser regeln Eilfälle über eine Dienstvereinbarung mit pauschaler Zustimmung und Nachmeldung.

Welche Nachweise verlangt die Aufsichtsbehörde?

Nach § 16 Abs. 2 ArbZG sind die über acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Geprüft werden in der Praxis auch die Ausgleichskonten zu § 3 und § 6 Abs. 2 ArbZG sowie die Dokumentation der Ruhezeitverkürzungen nach § 5 Abs. 2 ArbZG.

Quellen und weiterführende Literatur

Arbeitszeitgesetz (ArbZG), §§ 3, 4, 5, 6, 7, 11, 16 und 22, gesetze-im-internet.de. maßgebliche Grenzen für Arbeitszeit, Pausen, Ruhezeit, Nachtarbeit, Sonntagsruhe, Aufzeichnung und Bußgelder, abgerufen am 13.10.2026.

Pflegepersonaluntergrenzen-Verordnung (PpUGV), § 6, gesetze-im-internet.de. schichtbezogene Verhältniszahlen und Höchstanteile von Pflegehilfskräften für pflegesensitive Krankenhausbereiche.

Sozialgesetzbuch XI, § 113c, gesetze-im-internet.de. Personalanhaltswerte je Pflegegrad für vollstationäre Pflegeeinrichtungen ab dem 1. Juli 2023.

Verordnung über die Grundsätze der Personalbedarfsbemessung in der stationären Krankenpflege (PPBV), gesetze-im-internet.de. Rahmen der Personalbedarfsbemessung in Krankenhäusern.

Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG), § 12, gesetze-im-internet.de. Arbeit auf Abruf und die Vier-Tage-Vorankündigungsfrist.

Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), § 87, gesetze-im-internet.de. Mitbestimmungstatbestände zu Arbeitszeit, Pausen und vorübergehender Verlängerung.

Gewerbeordnung (GewO), § 106, gesetze-im-internet.de. Weisungsrecht des Arbeitgebers nach billigem Ermessen.

Sozialgesetzbuch XI, § 75, gesetze-im-internet.de. Rahmenverträge der Länder, in denen Fachkraftquoten für ambulante Dienste geregelt sind.